Beheer

Dit is een bijdrage van Matrix42
Carriere
HR vanuit huis – Observaties uit de afgelopen maanden voor HR-professionals

HR vanuit huis – Observaties uit de afgelopen maanden voor HR-professionals

De invloed van thuiswerken op HR en het belang van digitalisering

29 juni 2020
Door: Matrix42, partner

De invloed van thuiswerken op HR en het belang van digitalisering

Door: Kirsten Huber, HR Director bij Matrix42

De veranderingen die door de corona-crisis zijn ontstaan geven ons een idee van hoe de toekomst van werk eruit zou kunnen zien en hoe belangrijk digitalisering is. Dit geldt ook voor de HR-afdeling. Veel HR-afdelingen hebben in de afgelopen tijd ervaren hoe het is om hun werk volledig op afstand uit te voeren. Hierdoor zien we waar de kansen, maar ook de grenzen liggen als het gaat om digitalisering van de HR-afdeling.

Het kan moeilijk zijn om digitale transformatie te bereiken op HR-gebied en het is zeker niet genoeg om alleen nieuwe tools te gebruiken. Zonder een passende mentaliteit en richtlijnen over onderwerpen zoals werken op afstand, flexibele werktijden of nieuwe vormen van communicatie zoals chats en videoconferenties, kan de HR-afdeling zich niet verder ontwikkelen.

Er zijn struikelblokken die de operationele kant beïnvloeden. Een probleem is dat human resource management gebruik maakt van zeer gevoelige gegevens, zoals personeels- of salarisgegevens. Daardoor zijn HR-systemen vaak silo-applicaties. Enterprise Service Management-oplossingen kunnen helpen bij de integratie. Tegelijkertijd zorgt automatisering voor een vermindering van de werklast voor het HR-team, waardoor fouten worden voorkomen.

Een ander probleem dat digitalisering moeilijk maakt, is het feit dat veel processen een wettelijk aspect hebben en moeten worden ondertekend. Documenten moeten vaak heen en weer worden gestuurd, hetgeen tijdrovend is.

Ten slotte gaat HR altijd over mensen, dus persoonlijk contact is een belangrijk onderdeel van het werk. Hoe worden al deze gebieden beïnvloed als de hele organisatie vanuit huis werkt?

Onboarding op afstand
Een andere uitdaging is de onboarding van nieuwe medewerkers. De HR-afdeling heeft een sleutelfunctie bij het werven van nieuwe medewerkers. Hoe integreert de HR-afdeling iemand zonder dat deze persoon de sfeer van de organisatie ervaart en zonder de mogelijkheid om collega’s ‘live’ te ontmoeten?

Het is cruciaal om een goed uitgewerkt concept te hebben, waarbij HR het kader voor alle afdelingen specificeert. Op deze manier hangt de kwaliteit van onboarding niet alleen van de supervisor af én diegene wordt ondersteunt in zijn/haar nieuwe rol als virtuele supervisor. De volgende punten zouden deel uit moeten maken van het concept:

  • Hoe krijgt de nieuwe medewerker de benodigde apparatuur? De IT-afdeling stuurt alle technische apparatuur naar het huisadres van de nieuwe medewerker, inclusief een toegangscode en instructies om de afzonderlijke onderdelen − laptop, mobiele telefoon – te kunnen gebruiken. De werknemer kan zelfstandig inloggen en de IT-dienst is beschikbaar voor verdere vragen.
  • Hoe krijgt de nieuwe medewerker gevoel voor de waarden en doelen van de organisatie? Het is belangrijk dat nieuwe medewerkers snel een idee krijgen van de doelen en waarden van een organisatie. Tegelijkertijd is het ook belangrijk dat de organisatie de nieuwe medewerker begrijpt en leert kennen. Het is een goed idee om een virtuele ‘meet the board’-meeting op te zetten waarin de nieuwkomer wordt voorgestelt aan de organisatie en het management. Virtuele teamvergaderingen moeten ook worden toegevoegd aan het onboarding-concept.
  • Hoe kan de nieuwe medewerker specifieke vakkennis opdoen? Op kantoor kun je snel kennis opdoen. De nieuwe medewerker leert snel wat belangrijk is door gesprekken met collega’s te voeren en kan gemakkelijk naar iemand toelopen om vragen te stellen. Nu we thuis werken is de situatie anders, omdat je alleen bent. Centraal geplande trainingen kunnen helpen, waarbij medewerkers de benodige tools krijgen om hun werk te kunnen doen en tegelijkertijd hun nieuwe collega’s leren kennen.

Het regelmatig aanbieden van training is niet alleen een belangrijk onderdeel voor nieuwe medewerkers; ook voor medewerkers die al lang bij de organisatie werken is dit nuttig. Doordat technologie zich zo snel ontwikkelt, is het cruciaal om te blijven leren om succesvol te zijn (en blijven) in je werk. Dit geldt voor alle hiërarchische niveaus.

Nu we vaker thuiswerken kunnen we geen face-to-face trainingen volgen. Digitale trainingen zijn dan een alternatief, maar niet voor alle onderwerpen. Een virtueel trainingsprogramma voor operationele vakkennis kan goed werken, maar niet als het om soft skills gaat (sales training, leiderschapsvaardigheden, conflictbeheersing). Een trainer kan iemand alleen goed beoordelen als hij/zij de gehele persoonlijkheid van de deelnemer rechtstreeks kan waarnemen − inclusief lichaamstaal en stem. Ook het opbouwen van het nodige vertrouwen aan de kant van de deelnemer is digitaal aanzienlijk moeilijker.

Wettelijke grenzen van digitaal HR-werk
Elektronische handtekeningen zijn een pragmatische oplossing voor snelle documentverwerking. Ze kunnen eenvoudig in Word worden gemaakt of in een grafisch programma zoals Photoshop. Maar deze vorm van een handtekening kan (op dit moment) niet dienen als bewijs bij een rechter. Hier moet dus rekening mee worden gehouden bij het documenteren vanuit huis. HR-managers moeten precies aangeven waar de analoge handtekening kan worden vervangen door een digitale handtekening.

Het is handig als een organisatie al elektronische personeelsdossiers heeft. In dat geval worden namelijk alle persoonlijke gegevens en documenten opgeslagen op een centrale, speciaal beveiligde locatie die alleen toegankelijk is voor expliciet geautoriseerde personen (bijvoorbeeld medewerkers van de HR-afdeling) en waar alleen zij wijzigingen in kunnen aanbrengen. Dit betekent dat HR-managers ook op afstand toegang hebben tot de belangrijke documenten van medewerkers – of het nu gaat om contracten, ziektedagen of uren.

Doordat veel mensen thuis werken is het aantal videoconferenties aanzienlijk toegenomen. Dit is een ander onderdeel dat digitaal kan plaatsvinden, maar hou er rekening mee dat er wettelijke grenzen zitten aan virtuele vergaderingen. Vergaderingen van de ondernemingsraad vinden bijvoorbeeld wellicht niet virtueel plaats als ze juridisch bindend moeten zijn. Er is een inhaalslag te maken om de wetgeving te updaten zodat dit beter aansluit bij de realiteit van de 21e eeuw.

Conclusie
Kijkend naar de afgelopen maanden zien we dat we midden in een nieuwe situatie zitten die de HR-afdeling de mogelijkheid biedt om op afstand goed te presteren. Een andere bevinding is dat, door het ondersteunen van digitale tools zoals service management of self-service (bijvoorbeeld door medewerkers in staat te stellen om gegevens zoals hun adres zelf te wijzigen), het aandeel van administratief werk kan worden verminderd, waardoor er meer ruimte is voor strategische taken. En uiteindelijk hebben zowel organisaties als medewerkers hier profijt van.

Reactie toevoegen