Beheer

Dit is een bijdrage van Matrix42
IT beheer
Digitale Werkplek Matrix42

Automatiseren van de digitale werkplek leidt tot meer productiviteit: altijd en overal

Door de jaren heen hebben we de werkplek meer en meer zien veranderen

28 oktober 2019
Door: Matrix42, partner

Door de jaren heen hebben we de werkplek meer en meer zien veranderen

Door de jaren heen hebben we de werkplek meer en meer zien veranderen van een fysieke vaste werkplek in een digitale mobiele werkplek. De fysieke werkplek hebben we haast niet meer nodig om ons werk te kunnen doen. Werken kan immers 24/7, altijd en overal. Maar om ook altijd en overal productief te kunnen zijn, moet je wel op ieder moment toegang hebben tot je applicaties en je data. Het liefst snel en op een veilige manier.

Die combinatie is complex. Enerzijds door de grote diversiteit aan devices - denk aan pc’s, laptops, tablets of mobiele telefoons, waarmee gebruikers zichzelf toegang verlenen tot hun data. Anderzijds doordat steeds meer organisaties een zero-trust model hanteren, waarmee gebruik van data voortdurend worden geverifieerd.

Rekening houden met verschillende generaties op de werkvloer

Gebruikers verschillen ook in hun wensen en verwachtingen ten aanzien van de digitale werkplek. Dat heeft voor een groot deel te maken met generatieverschillen. Zo is de wat oudere medewerker nog gewend aan die vaste werkplek en verkiest om die reden nog vaak een desktop met web-client. De generatie millennials heeft de opkomst van het internet en de mobiele telefoon van dichtbij meegemaakt en is daarom al wat meer digitaal onderlegd. De generatie medewerkers die nu de arbeidsmarkt betreedt, is opgegroeid met social media en weet niet beter dan dat ze altijd en overal toegang heeft tot het internet. Dan hebben we het nog niet eens over de generatie die eraan komt en die bij wijze van spreken eerder heeft leren swipen dan praten.

Al die verschillende generaties medewerkers moet je als organisatie een digitale werkplek kunnen geven die ze op hun wenken bedient. Waar de senior medewerker misschien nog belt met een servicedesk wanneer zich een probleem voordoet, stuurt de medior medewerker een mailtje en maakt de jongste medewerker liever gebruik van een chatbot die hem of haar verder helpt. Om dat te realiseren moet een IT-servicedesk al deze verzoeken zo veel als mogelijk zonder manuele handelingen verwerken en een verzoek of issue aan de hand van geautomatiseerde workflows kunnen oplossen. Waar de IT’er vroeger een brandweerman was die alle brandjes hoogstpersoonlijk moest blussen, neemt hij nu de positie in van een commandant die de situatie overziet en de regie heeft. Dat is ook nodig, omdat er met het oog op productiviteit vaak realtime moet worden gehandeld. Waar iemand zich ook bevindt.

Altijd en overal productief kunnen zijn

Neem bijvoorbeeld een salesmanager die zich voor een belangrijke meeting met een potentiële klant in het buitenland bevindt. Na een lange vlucht checkt hij de avond van te voren nog even zijn email. Hij ziet dat een collega hem een afbeelding heeft toegestuurd die hij graag in zijn presentatie opneemt. Alleen wil hij hem wel nog even bewerken om hem passend te maken bij de rest van zijn slides. Maar dan komt hij erachter dat hij niet de beschikking heeft over Photoshop. Meteen dient hij een verzoek in bij de servicedesk om dit probleem te verhelpen. Vaak is het dan wachten tot een servicedeskmedewerker het verzoek in behandeling neemt. Maar idealiter stelt een systeem zelf vast dat Photoshop inderdaad niet is geïnstalleerd, bijvoorbeeld omdat het programma geen onderdeel uitmaakt van het functieprofiel Sales. En daar moet het dan niet bij blijven: er zou ook een mogelijkheid moeten worden geboden om het programma te downloaden. Dus in plaats van dat het verzoek blijft liggen, en de salesmanager moet wachten op goedkeuring, kan hij meteen verder. Daar gaat het om: productiviteit. Altijd en overal.

Een efficiënter proces voor on- en offboarding

Productiviteit is niet het eerste woord waar je aan denkt op de eerste werkdag van een nieuwe baan. Hoe vaak komt het wel niet voor dat er op de eerste werkdag geen laptop voor een nieuwe medewerker klaarstaat? Laat staan dat een complete digitale werkplek is ingericht? Het onboardingsproces is cruciaal voor de employee experience en dat is waar HR en IT elkaar kunnen helpen. Een HR-medewerker verzorgt de administratie rondom de onboarding van een nieuwe medewerker. Als er een integratie zou zijn tussen HR-software en de IT-servicedesk, zou dat ervoor kunnen zorgen dat niet alleen een laptop klaarstaat op dag één, maar ook alle applicaties die passen bij de functie alvast voor hem zijn geïnstalleerd. Automatisch, zonder dat er een IT’er aan te pas komt. Die wordt ontlast en kan zich richten op andere processen. En bovendien voorkom je shadow-IT, omdat een nieuwe medewerker zich niet genoodzaakt voelt om allerlei eigen applicaties te installeren om maar snel van start te kunnen gaan.

Die efficiëntieslag kun je ook slaan binnen het offboarding-proces. Op de dag dat een medewerker zijn laatste werkdag achter de rug heeft, is het wenselijk dat een HR-medewerker er met één druk op de knop voor kan zorgen dat de toegang wordt ontzegd tot alle applicaties die bij zijn functieprofiel horen. Over GDPR-compliancy hoef je je dan geen zorgen meer te maken. En bovendien leidt deze betere samenwerking tussen IT en HR ertoe dat niet alleen de eindgebruiker productiever wordt, maar ook de IT- of HR-medewerker efficiënter te werk gaat.

Door de digitale werkplek zoveel als mogelijk te automatiseren, kun je ervoor zorgen dat niet alleen de eindgebruiker, maar ook de IT’er zich kan focussen op processen die de business vooruit helpen.

Door: Dick Gehéniau, Managing Director Benelux bij Matrix42

Reactie toevoegen