Innovatie & Strategie

Dit is een bijdrage van Macaw
Zakelijke software
Collaboration

Maak digitaal samenwerken makkelijk, leuk en efficiënt

In tijden van structureel digitaal samenwerken willen medewerkers een eenduidige manier van werken. 

8 maart 2021
Door: Macaw , partner

In tijden van structureel digitaal samenwerken willen medewerkers een eenduidige manier van werken. 

Microsoft Teams als samenwerkingsplatform is inmiddels niet meer weg te denken binnen veel organisaties. En niet alleen het gebruik van het platform groeide het afgelopen jaar fors, ook de rol van Microsoft Teams is sterk uitgebreid. Voor steeds meer organisaties vormt het platform dan ook hét centrale punt van waaruit alle medewerkers werken, en is het niet langer meer enkel een applicatie om mee te videobellen, te chatten of een document in te delen.

Digitale wanorde, onvindbare documenten

Om een probleemloos gebruik te garanderen en digitaal samenwerken leuk te maken, is een aantal punten belangrijk:

  1. Medewerkers moeten altijd toegang hebben tot de juiste samenwerkingsomgevingen.
  2. Het aanvragen van samenwerkingsmogelijkheden moet simpel en laagdrempelig zijn en niet gepaard gaan met ingewikkelde aanvraagprocedures.
  3. Er moet voldoende uitleg worden gegeven over het gebruik van alle toepassingen, de voordelen voor de gebruiker en de meerwaarde voor het team en organisatie.
  4. Help medewerkers om gestructureerd samen te werken binnen Microsoft Teams door eenvoudige richtlijnen te geven die makkelijk te volgen zijn en ervoor te zorgen dat er geen digitale wanorde ontstaat.
  5. Begeleid en ondersteun medewerkers in de keuze van de juiste toepassing voor het juiste doel. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van Yammer voor het uitwisselen van informele nieuwtjes, zoals die bij de koffiemachine wordt gedeeld. Dus op Yammer staan updates over projecten en verjaardagen terwijl op Sharepoint meer formeel nieuws staat zoals bijvoorbeeld de introductie van een nieuw productie of een organisatiewijziging.

Controle en beheersbaarheid

Daarnaast is het goed om de Microsoft 365-omgeving voor de IT-afdeling beheersbaar te houden en duidelijke afspraken te maken en te communiceren. Bijvoorbeeld over hoe omgegaan wordt met updates, hoe nieuwe diensten worden geïntroduceerd en hoe gegevens worden beveiligd en gearchiveerd. Door grip te houden op de Microsoft 365-omgeving kan digitaal samenwerken ook echt een succes worden.

Collaboration Request App

Voor deze uitdagingen kan een provisioning app, zoals de Collaboration Request App, een oplossing bieden. Met behulp van deze app structureer je het aanvraagproces van Microsoft Teams, SharePoint-sites en Yammer-communities. Daarnaast worden medewerkers geholpen bij het maken van de juiste keuze voor een communicatiekanaal als ze een bepaalde taak willen uitvoeren door antwoord te geven op specifieke vragen. De ‘engine’ geeft op basis daarvan een aanbeveling voor bijvoorbeeld SharePoint, Teams of Yammer.

Dankzij een paar slimme technologieën wordt digitaal werken nog beter, leuker en efficiënter. En dat is maar goed ook aangezien de snelheid waarin digitalisering plaatsvindt net zo rap gaat als de snelste trein ter wereld, de Shanghai Maglev.

 

Reactie toevoegen