Beheer

Dit is een bijdrage van Linden IT
Cloud
Office 365 migratie

Migreren naar de cloud: Office 365 migratie

In deze blog vind je het stappenplan voor het uitvoeren van een succesvolle migratie

12 februari 2019
Door: Linden IT , partner

In deze blog vind je het stappenplan voor het uitvoeren van een succesvolle migratie

Het is tijd om te migreren naar Office 365. De cloud-oplossing van Microsoft geeft een flexibele schaalbare omgeving met tal van mogelijkheden die altijd up-to-date is. Tel daarbij op dat Microsoft dit kan leveren voor een prijs die vaak nog lager is dan de investering in eigen hardware, om over het beheer nog maar te zwijgen. Daarnaast heb je meteen een van de meest succesvolle diensten die Microsoft over de jaren heeft geleverd. Hoe zorg je er nu voor dat je met het hele bedrijf op een veilig en gezonde manier een migratie kan uitvoeren zodat je ook gebruik kunt gaan maken van deze voordelen?

Een Office 365-migratie is een kans om alles meteen goed te doen. Inzicht krijgen in wat je hebt is de beste manier om dat te doen. Een systeem dat beter is georganiseerd en alleen relevante informatie bevat, zal gebruikers veel beter van pas komen dan het systeem dat ze op het punt staan achter te laten.

Voorbereiding 

checklist-office365.jpg

Ter voorbereiding van een migratie on-premise e-maildienst naar de cloud is het belangrijk om de scope te bepalen. In de scope wordt de omvang van de migratie in het migratieplan bepaald door te kijken naar welke diensten er in office 365 gebruikt gaan worden.  Als je naast Exchange ook Sharepoint en Teams in gebruik gaat nemen, kan dit het migratieplan een stuk ingewikkelder maken.

Nu je weet welke onderdelen je gaat gebruiken, moet je bij de inventarisatie uitzoeken welke momenteel gebruikt worden. Hierbij moet je onder andere denken aan het aantal gebruikersaccounts, client versies en configuraties en de huidige bestandsopslaglocaties.

Bijna even belangrijk als een goede inventarisatie is de opschoning van de huidige omgeving. Niet alles hoeft gemigreerd te worden. Gebruikersaccounts van ontslagen werknemers hoeven niet meegenomen te worden. Maar ook oude domein heeft niemand iets aan. 

Daarnaast is het belangrijk om de huidige naamconventie nog eens tegen het licht te houden. Is deze wel voorbereid op de toekomst en hoe houd je deze na migratie beheersbaar? Ook kunnen oude legacy-omgevingen nu echt van de hand te doen. Met alle producten en diensten in de catalogus van Office 365 kun je er toch echt geen faxen mee versturen.

Aan de hand hiervan en de eisen en wensen van de organisatie, moet een afweging worden gemaakt voor de migratiestrategie en de duur van de integratie met on-premise systemen.

De migratie
Nu je goed voorbereid bent door de scope te hebben bepaald, inventarisatie te hebben uitgevoerd en de IT-omgeving te hebben opgeschoond, ben je klaar om de migratie te starten.

Als je de portal van Office 365 voor het eerst opent, een gebruiker aanmaakt en deze een licentie toewijst, wordt er op de achtergrond een mailbox voor hem aangemaakt. In de basis is deze klaar voor gebruik, immers de gebruiker heeft een mailbox en kan een e-mail versturen en ontvangen. Op deze manier zul je al snel veel vragen en problemen in hand werken zoals: “Waar is mijn oude e-mail?” en “Als ik iemand e-mail dan komt dat van een e-mailadres dat eindigt op onmicrosoft.com en niet van ons eigen domein!” Om deze (terechte) vragen te voorkomen zul je een e-mailmigratie moeten uitvoeren.

Als het goed is weet je wat je ongeveer wat je te doen staat. Je hebt een duidelijk overzicht van je huidige omgeving. Oude data en accounts zijn zoveel mogelijk opgeruimd. Je weet welke onderdelen van Office 365 je gaat gebruiken, je moet ze alleen nog inrichten. Voor je de migratie doet moet je ervoor zorgen dat de omgeving waar je straks met het hele bedrijf op gaat werken er klaar voor is.

Een van de eerste stappen is het beschikbaar maken van je eigen domein(en) in de Office 365 tenant (de beheerdersportal). Je wilt natuurlijk geen e-mails versturen met onmicrosoft.com als afzender als je een eigen domein hebt. Denk er hierbij aan dat je MX-records voorlopig nog laat verwijzen naar de ‘oude’ omgeving tot je de migratie gaat aanvangen of afrond.

Als het domein is toegevoegd en je, indien nodig, nog een aantal instellingen hebt aangepast aan de wensen van de organisatie, is het moment aangebroken om de migratie te gaan uitvoeren. Afhankelijk van je huidige inrichting zijn er verschillende manieren om te mailboxen te migreren met ieder zijn voor- en nadelen.

Verschillende vormen van migraties die gebruikt worden zijn de Hybride migratie, Cutover migratie, Staged migratie, ook wel gefaseerde migratie en de IMAP-migratie. Zo gebruik je bij een migratie van 150 mailboxen bijvoorbeeld de staged migratie, waarbij in fases de mailboxen naar de cloud worden gemigreerd. In de onderstaande alinea’s worden de voordelen van verschillende migraties toegelicht.

Hybride migratie
Dit is de meest gebruikte manier om te migreren naar Office 365. Met behulp van de hybrid configuratiewizard worden de benodigde mailconnectors gemaakt (om te zorgen dat de mail tussen on-premise en Office 365 heen en weer kan stromen). De wizard zet ook een federation tussen een on-premise Exchange-omgeving en de Office 365-tenant op.

De volgende stap is zorgen dat de gebruikers in de tenant terecht gaan komen. Bij de inventarisatie heb je gelukkig al een overzicht gemaakt en weet je het aantal mailboxen en andere resources die je nodig gaat hebben. Als dit er niet heel veel zijn, kun je dit misschien nog met de hand doen, maar makkelijker is misschien nog wel om met AD Sync een koppeling te maken met je lokale Active Directory en Office 365. De voordelen liggen voor de hand, omdat de twee met elkaar gesynchroniseerd worden zijn wijzigingen vanuit je lokale AD binnen korte periode doorgevoerd in de Azure AD. Daarbovenop kun je ervoor kiezen de wachtwoorden van gebruikers te synchroniseren om de inlogprocedure nog soepeler te maken. Op deze wijze is het ook mogelijk om wachtwoordsynchronisatie of SSO (single sign-on) in te stellen, zodat gebruikers zich met hun lokale inloggegevens bij beide omgevingen kunnen aanmelden.

Met hybride implementaties kunnen mailboxen native in en uit Exchange Online worden gemigreerd. Het is ook mogelijk om sommige mailboxen lokaal te houden en sommige in Office 365.

Wanneer kies je voor een hybride migratie:

·       On-premise Exhangeomgeving is versie 2010 (SP3) of hoger

·       Meer dan 150 mailboxen of resource mailboxen

·       Migratie over langere periode of ‘Full Hybrid’ om zowel on-premise Exchange als Office 365 tegelijk te blijven gebruiken

Cutover migratie
Met een cutover migratie migreer je in een keer alle mailboxen, contacten en andere resources van je on-premise mailserver naar Office 365. Hierbij heb je geen synchronisatie tussen de lokale Active Directory en Office 365.

Wanneer doe je een cutover migratie:

·       Je moet binnen enkele dagen de gehele migratie uitgevoerd hebben.

·       De on-premise Exchange server is Exchange 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 of 2019.

·       De on-premise e-mailserver heeft niet meer dan 2000 mailboxen.

Microsoft raadt echter wel het volgende aan:
“Hoewel cutover migratie het verplaatsen van 2000 mailboxen mogelijk maakt, is het vanwege de tijd die het kost om 2000 gebruikers aan te maken en te migreren redelijker om 150 gebruikers of minder te migreren.”

Staged migratie, ook wel gefaseerde migratie
Een staged migratie lijkt op een cutover migratie maar geeft de mogelijkheid om over een langere periode in kleinere batches te migreren. Vandaar ook gefaseerde migratie. Bij migratie via staged migration moeten lokale gebruikers gesynchroniseerd worden naar Office 365. Dit kan via de Microsoft Azure Active Directory Synchronization Tool of Microsoft Azure Active Directory Sync Services (AAD Sync). Nadat mailboxen zijn gemigreerd naar Office 365, worden de gebruikersaccounts beheerd in de lokale AD-structuur en worden ze gesynchroniseerd met de Office 365 tenant.

Wanneer kies je voor een staged migratie:

·       Het bron-e-mailsysteem is Microsoft Exchange Server 2003 of Microsoft Exchange Server 2007.

·       Je hebt meer dan 150 mailboxen of resources mailboxen.

Gefaseerde migratie is niet mogelijk met Exchange 2013 of Exchange 2010 omgeving. In plaats hiervan heb je alleen de keuze tussen een cutover of hybride e-mailmigratie.

Tijdens de migratie is er een soort high-level samenwerking tussen de on-premise omgeving en Office 365. Gebruikers met postvakken in Office 365 kunnen e-mails verzenden en ontvangen van lokale gebruikers en omgekeerd. Ze kunnen elkaar in de algemene adreslijst (GAL) zien, maar ze kunnen de informatie over de beschikbaarheid van de agenda niet delen of beheer van de agenda delegeren.

IMAP-migratie
Staged, cutover en hybride migraties gebruiken Exchange Web Services (EWS) of Outlook Anywhere om verbinding te maken met Office 365.  Als je geen Microsoft Exchange-servers gebruikt of nog steeds Exchange 2000 hebt, heb je geen Outlook Anywhere of EWS.

Migratie zal dan via IMAP (Internet Message Access Protocol) uitgevoerd moeten worden. Office 365 maakt via IMAP-verbinding met de mailserver en kopieert de mailberichten individueel naar de nieuwe mailbox in Office 365.

IMAP-migraties zijn echter beperkt. Het proces migreert alleen de e-mailitems, agenda’s, contacten, notities of andere itemtypen worden niet gemigreerd. Daarnaast geldt een limiet van 5.000.000 items en 50.000 totale mailboxen.

Migratie gelukt, en nu?
Nu dat je gemigreerd bent naar de clouddienst van Microsoft zijn alle problemen die jij en je gebruikers met je on-premise omgeving hadden als sneeuw voor de zon verdwenen. Storingen zijn verleden tijd, de dienst is altijd beschikbaar en werkt supersnel.

Althans, dat is wat Microsoft je laat geloven. In de realiteit zijn er echter nog genoeg uitdagingen waar jij of je gebruikers tegenaan kunnen gaan lopen. In deze blog pikken we er een paar uit en gaan we er verder op in hoe je deze zoveel mogelijk kunt voorkomen.

Gebruikers zijn hun oude e-mail/data kwijt 

office365migratie.jpg

Dit is een probleem dat zich bijna altijd de kop opsteekt, direct of soms weken na een succesvolle mailmigratie. Een veelgebruikt argument om de overstap naar Exchange Online te wagen zijn de afmetingen van de mailboxen. Een gemiddeld bedrijf kan vaak niet aan deze wens voldoen, al gebruikt volgens de regel 20% van de gebruikers 80% van de beschikbare ruimte. Het beperkt houden van de beschikbare ruimte in een mailbox is dan ook gemeengoed.
Gebruikers springen hier dan ‘handig’ op in door allerlei methodes te verzinnen om toch hun mail te kunnen bewaren. Hierbij valt te denken aan de prullenbak gebruiken als een archief of verschillende lokale archiefbestanden met soms wel tientallen gigabytes aan data die ‘absoluut noodzakelijk zijn voor de werkzaamheden’. Ook adresboeken zijn soms een goede reden tot paniek. Sommige gebruikers hebben hun persoonlijke adresboek in gebruik als een CRM-applicatie. Uiteraard zonder back-up.

Helaas is er niet een eenvoudig antwoord om dit voorafgaand aan een migratie al op te lossen. De enige methode is gebruikers goed op te voeden hoe zijn hun e-mail moeten bewaren maar vooral hoe zijn hun e-mail niet moeten bewaren. Het is handig je hier te richten op de grootverbruikers, vaak secretaresses of medewerkers die lang in dienst zijn.

Een agenda-item kan niet meer worden bewerkt of opent heel traag
Eigenlijk niet iets wat door migratie optreedt maar wat je wel vaak pas hoort na of tijdens een migratie. Meestal doordat er dan een wijziging moet plaatsvinden en dit niet of nauwelijks lukt. De afspraak in kwestie is vaak in een gedeelde agenda met veel bewerkers of genodigden. Altijd is het een herhalende afspraak, soms wekelijk of dagelijks maar in ieder geval een die al jaren loopt en een eindtijd heeft in 2047. Daarboven een verleden met verschillende wijzigingen of uitzonderingen. Of nog erger, een heel rooster met ruim 5 jaar aan data.

Er is niets anders aan te doen dan het agenda-item (soms met harde hand) de nek om te draaien en een geheel nieuwe aan te maken. Adviseer de gebruikers vooral om een einddatum te specificeren met een ietwat mindere toekomstige aard, afhankelijk van het aantal herhalingen.

Er wordt geen mail meer ontvangen/verstuurd door Applicatie X
Alhoewel er vaak meerdere applicaties zijn die mail versturen of ontvangen gaan deze in de regel net zo makkelijk om met een mailbox in de cloud. Toch zijn er nog weleens programma’s die hier meer moeite mee hebben met vaak een logische maar soms minder logische oorzaak.

Met deze applicaties is vaak (on)handig gebruik gemaakt van de flexibele aard van de systeembeheerders en zijn er handmatige uitzonderingen aangebracht in de manier waarop de 2e bijvoorbeeld de spamfilter mail van deze applicatie altijd doorlaat. Een andere optie is dat deze applicatie nog naar de oude onjuiste maildienst staat te verwijzen of niet overweg kan met de nieuwere encryptie-technieken die Microsoft vereist.

Traagheid in Outlook of andere onderdelen van Office 365
Met een in huis Exchange-omgeving heb je alleen het in- en uitgaande mailverkeer wat over de internetlijn naar buiten gaat. Tuurlijk zal er af en toe een medewerker zijn die de web-mail gebruikt, het meeste verkeer naar de e-mailservers gaat nog altijd over het interne netwerk. Nu dat je de mailboxen naar internet verplaatst, verplaatst de datastroom mee. Dit kan gevolgen hebben voor beschikbare bandbreedte of performance van je netwerkinfrastructuur. Bovendien heb je gekozen voor een platform wat meer biedt dan alleen e-mail en besluit de organisatie ook gebruik te gaan maken SharePoint en OneDrive door hier alle file-shares onder te brengen. En als dat nog niet genoeg was wordt de VOIP-centrale de deur gewezen en gebruik je voortaan Teams voor chatsessies, online vergaderingen met video-streams en bel je intern met de collega’s of naar buiten ook met de Microsoftapplicatie.

Voordat je de dure datalijn nog duurder maakt en een hogere up- en downloadsnelheid aanschaft heeft het misschien ook zin nog eens kritisch naar de configuratie van deze programma’s te kijken. Met caching en andere trucjes zijn er mogelijkheden om de datahonger iets in te perken. Ook het verkleinen van de mailboxen kan hieraan bijdragen. Heb je nu echt 10 jaar aan mailgeschiedenis nodig?
Als de infrastructuur het niet aankan is het misschien een optie om de externe dienst niet door de firewall te laten lopen zodat hier wat ademruimte ontstaat. Het komt immers altijd van dezelfde betrouwbare locatie.

Omdat voorkomen beter is dan genezen heeft Microsoft ook enkele calculators voor de verwachtte bandbreedte. Het is dan wel belangrijk een goede baseline te hebben van het huidige gebruik.

Even Samengevat
Een goede inventarisatie draagt dus bij aan een vlekkeloze migratie naar de cloud. De bijpassende scope is bepalend voor de online toepassingen en diensten die gebruikt gaan worden. Een blik op de toekomst kan praktisch zijn voor het definiëren van de scope. Maar ook het opschonen van niet-relevante data is belangrijk. Oude gebruikersaccounts of e-mailaccounts kunnen daarom verwijderd worden. Een goede voorbereiding vooraf voorkomt veel werk achteraf en is kostenbesparend. Met de checklist hieronder wordt het inventariseren een stuk overzichtelijker gemaakt.

Voeg je domein(en) toe aan de Office 365 tenant en configureer eventueel nog andere instellingen. Afhankelijk van je huidige omgeving kies je een migratiemethode. De meest gebruikte is de hybride migratie waarbij je on-premise Exchange en Office 365 gaan samenwerken totdat iedereen op Office 365 werkt. Bij een volledig hybride implementatie kun je beide blijven gebruiken. Gebruikers kun je synchroniseren met je lokale Active Directory. Voordelen zijn dat je ook de wachtwoorden kunt synchroniseren en eventueel gebruik kan maken van SSO.

Eindconclusie
Bij een goede inventarisatie zouden een aantal van deze zaken al boven water moeten komen. Een goede test is het migreren van enkele (veel)gebruikers en eventueel enkele proefapplicaties. Functionaliteit en data zijn nooit 100% compleet of foutloos te migreren. Daarom is het belang van een goed geïnformeerde IT-organisatie van groot belang bij een migratie als deze.

Reactie toevoegen