Innovatie & Strategie

Dit is een bijdrage van Konica Minolta
IT beheer
Factuurverwerking

Van Wijk Verf zet digitale factuurverwerking van Konica Minolta in

Factuurverwerkingsoplossing neemt administratieve afdeling werk uit handen

14 november 2019
Door: Konica Minolta , partner

Factuurverwerkingsoplossing neemt administratieve afdeling werk uit handen

Van Wijk Verf is een Tielse groothandel die professionals uit de regio voorziet van verf, non-paintproducten en bovenal goed advies. Met 10.000 inkomende facturen per jaar heeft de administratieve afdeling zijn handen vol aan de verwerking, controle en voortgangsbewaking. De factuurverwerkingsoplossing van Konica Minolta neemt de afdeling sinds kort het nodige werk uit handen.

Arbeidsintensief en foutgevoelig proces
Nog niet zo lang geleden verwerkte Van Wijk Verf alle inkomende facturen handmatig. Alle facturen werden in een Excel-overzicht gezet, kregen een volgnummer en werden vervolgens handmatig in het ERP-systeem ingevoerd. Vervolgens werden de facturen via postvakjes verspreid voor goedkeuring door de budgethouders. Groepscontroller Marieke Vermeer zegt: “Het was een arbeidsintensief en foutgevoelig proces, waarbij regelmatig facturen kwijtraakten. En dan heb ik het nog niet gehad over al die momenten waarop collega’s, bijvoorbeeld van de inkoop, bij ons op de administratie in de factuurmappen kwamen kijken. Dat was niet alleen voor hen een tijdrovende klus, het zorgde ook voor een bepaalde belasting van de afdeling. Tijd dus om dat aan te pakken.”

Overtuigingskracht
Op basis van de goede ervaringen met de printsystemen van Konica Minolta nam Vermeer het bedrijf als kennispartner opnieuw in de arm voor advies over een digitale factuurverwerkingsoplossing. “Ik was van meet af aan overtuigd van de toegevoegde waarde ervan voor ons bedrijf, maar moest intern mensen overtuigen. De tijds- en arbeidsbesparing voor de administratieve afdeling, die de verwerkingsoplossing tot gevolg zou hebben, werd matig enthousiast ontvangen. Maar toen ik vertelde dat we ook alle contractafspraken – van wagenpark tot huurcontracten – ermee kunnen vastleggen, de factuurstatus kunnen volgen, en makkelijk in alle facturen kunnen zoeken, was iedereen al snel om.”

Inmiddels werkt Van Wijk Verf alweer enige tijd met de factuurverwerkingsoplossing van Konica Minolta. “De meeste facturen komen nu binnen op ons speciale e-mailadres voor facturen. Image capturing en OCR-software zorgt ervoor dat deze automatisch worden ingelezen. Een enkele papieren factuur scannen we via ons Konica Minolta-printsysteem. Aanvankelijk hebben we wel wat tijd moeten investeren om in het systeem de lay-out van alle leveranciersfacturen te verwerken, zodat duidelijk is waar welke gegevens staan.”

Kosten gerelateerde facturen
De verwerkingssoftware biedt Vermeer en haar collega’s van de afdeling administratie de mogelijkheid om alle facturen eerst in te zien, voordat ze in de ERP-omgeving worden gezet. Zo kunnen ze altijd een eerste controle doen. Kosten gerelateerde facturen worden vervolgens in circulatie gebracht. Budgethouders kunnen ze op het scherm afkeuren of goedkeuren en bij goedkeuring wordt de factuur klaargezet voor betaling.

Implementatietraject
Vermeer kijkt tevreden terug op het implementatietraject: “We hebben de factuurverwerkingsoplossing stap voor stap ingevoerd. Eerst binnen onze eigen afdeling, zodat we daarna met vertrouwen de rest van de organisatie konden meenemen. We hebben tot nu toe alleen maar lof geoogst. Mensen roemen de eenvoud en de zoekmogelijkheden. Zelf ben ik heel enthousiast over de foutloze verwerking. We hebben nu een foutkans van slechts één procent.”

Wat tijdsbesparing betreft kijkt Vermeer verder dan alleen een fulltime-medewerker (fte) die ze op de administratie-afdeling kunnen besparen. Zij ziet hoeveel tijd collega’s van andere afdelingen voorheen besteedden aan hun zoektocht naar de juiste factuur. Uiteindelijk levert de investering veel meer op dan alleen snellere verwerking. Van Wijk Verf heeft meer overzicht in en grip op het factuurverwerkingsproces door onder andere meer inzicht in de financiële verplichtingen, minder fouten, minder fysieke opslagruimte, snellere goedkeuringsprocessen en efficiëntere inzet van administratieve medewerkers.

 

Reactie toevoegen