Innovatie & Strategie

Dit is een bijdrage van Konica Minolta
Procesmanagement
Digitale factuurverwerking

Digitale factuurverwerking

Konica Minolta hielp Nebest het factuurverwerkingsproces te automatiseren. Resultaat: meer inzicht, minder fouten, betere informatietoegankelijkheid en meer service aan crediteuren en debiteuren.

22 november 2019
Door: Konica Minolta , partner

Konica Minolta hielp Nebest het factuurverwerkingsproces te automatiseren. Resultaat: meer inzicht, minder fouten, betere informatietoegankelijkheid en meer service aan crediteuren en debiteuren.

Met 220 medewerkers speelt Nebest Adviesgroep mee in de Nederlandse top 30 van onafhankelijke ingenieurs-adviesbureaus. Gespecialiseerd in inspectie en technisch advies in de infrastructuur draagt Nebest bij aan vele civiele, (werktuig)bouwkundige en elektrotechnische projecten. Om zijn vooraanstaande positie in de markt te behouden, innoveert Nebest continu. Niet alleen in de corebusiness van inspectie en onderzoek, maar ook in de bijkomende processen. Konica Minolta hielp Nebest het factuurverwerkingsproces te automatiseren. Resultaat: meer inzicht, minder fouten, betere informatietoegankelijkheid en meer service aan crediteuren en debiteuren.

Situatie
Voorheen werden alle inkomende digitale facturen uitgeprint bij Nebest. Hoofd Bedrijfssupport Jeroen Post weet het nog goed: “We zetten er een traditionele inkoopstempel op – net als op alle binnengekomen papieren facturen – en dan werden ze via postbakjes over de toen nog drie vestigingen verspreid, wachtend op de paraaf van de projectleider of budgetverantwoordelijke.”

Geen structuur
Een groot nadeel van deze manier van werken is dat niemand wist waar de facturen precies in de organisatie waren. Facturen bleven te lang bij medewerkers op het bureau liggen of verdwenen soms in de prullenbak. Gevolg: veel telefoontjes en aanmaningen van leveranciers. Omdat Nebest alleen een stempel plaatste en verder geen registratie bijhield, kon er niets getraceerd worden. Er was totaal geen structuur in de afhandeling van de facturen. Medewerkers vertrouwden erop dat mensen wel tekenden. Daarnaast was deze manier van werken erg foutgevoelig, omdat alle facturen handmatig werden verwerkt.

Uitdaging
Nebest wilde het factuurproces verbeteren, waarbinnen ruim 100 administratief medewerkers, budgethouders en projectmedewerkers jaarlijks zo’n 3.500 facturen verwerken en goedkeuren. Daarnaast wilde de organisatie tijd besparen door verregaande automatisering in te zetten en handmatige handelingen te beperken. In de zoektocht naar een administratief overzichtelijkere en minder foutgevoelige oplossing zochten Jeroen Post en zijn collega’s van ICT en de administratie eerst naar een verwerkingsmogelijkheid binnen de eigen ERP-omgeving: “We wilden collega’s zo min mogelijk met nieuwe softwarepakketten belasten. Helaas bleek de oplossing binnen ons ERP-pakket niet voldoende: met het koppelen en verspreiden van facturen was nog te veel handwerk gemoeid. Dan heb je het niet optimaal geautomatiseerd.”

Onafhankelijk van ERP-systeem
Sinds de start van Nebest in 1988 levert Konica Minolta de print- en kopieersystemen. Tijdens het jaarlijkse gesprek met de accountmanager ontdekte Post hun factuuroplossing. “Eis was een standaardoplossing die naadloos kon worden geïntegreerd in onze ERP-omgeving. Dat bleek geen enkel probleem.” Met een combinatie van intelligente scan- en herkensoftware (freeform OCR-technologie) en een intuïtieve factuurverwerkingsapplicatie voldeed de oplossing van Konica Minolta aan alle wensen. “Eenmaal gescand of herkend komt de factuur direct bij het juiste project en uiteindelijk in het juiste grootboek terecht. Ook prettig: het systeem is zelflerend. De administratief medewerker hoeft een factuur van bijvoorbeeld een onbekende leverancier slechts één keer te koppelen.”

Implementatie
De implementatie verliep vlekkeloos. Post: “Je rekent toch altijd op weerstand binnen de organisatie bij de introductie van een nieuw softwareproduct, maar dat is ons 100 procent meegevallen. Voor veel medewerkers was het een positieve verandering. We hebben geen enkele klacht gehad. Mensen vinden het zelfs leuk om ermee te werken.”

Tijdsbesparing
De administratie weet nu precies waar een factuur zich in het proces bevindt en kan debiteuren en crediteuren beter bedienen. Projectmedewerkers hoeven de administratie niet meer lastig te vallen als ze een factuur willen inzien: ze hebben nu een eigen archief. En vergeet ook niet degene die voorheen de hele factuurverspreiding verzorgde. Deze medewerker is nu 40 procent minder tijd kwijt aan de hele factuurafhandeling. Die tijd kan nu aan belangrijkere administratieve zaken besteed worden.

Reactie toevoegen