Beheer

Dit is een bijdrage van HCS Company
IT beheer
jan buurman hcs company

“Business en IT horen samen. Waar doe je het anders voor?"

Een open interview met Jan Buurman, inspirator en kennis-goeroe op het gebied van business & IT.

5 mei 2021
Door: HCS Company, partner

Een open interview met Jan Buurman, inspirator en kennis-goeroe op het gebied van business & IT.

Jan Buurman begeleidt in zijn rol als managing consultant bij HCS Company tal van organisaties in hun vernieuwingsslag en het doorvoeren van veranderingen. Niet gericht op de techniek, maar juist de business als één samenspel. Door zijn ruime ervaring van 40 jaar in het vak - van programmeur tot consultant, van applicatie ontwikkeling tot beheer - weet hij als geen ander hoe je business & IT met elkaar samenbrengt en wat hierin de wins, maar ook de valkuilen zijn.

Business en IT bij elkaar brengen, dat blijft in de praktijk vaak het moeilijkste wat er is. Waarom kan je het één niet los zien van het ander?

“Waar doe je het anders voor? Je kan nog zo’n mooie IT-oplossing hebben, maar als er geen business is om het te gebruiken dan heb je er niets aan. Dus ook als je gaat innoveren, dan moet dat waarde opleveren. Waarom dit in de praktijk moeilijk is, is voor elke organisatie anders. Voor een startup heb je een hele andere situatie dan voor een organisatie met veel legacy, zij kunnen alles direct inrichten met de nieuwste techniek.”

Waar gaat het dan vaak mis?

In de praktijk ziet Jan nog steeds dat veel IT organisaties het proces belangrijker vinden dan de uitkomst. “Te veel overschatting van het nut van IT-concepten en te veel streven naar perfectie. Ook andersom. De business zegt we kunnen niet zonder IT, maar tegelijk is het niet verankerd in hun governance line. Er is ook nog een stukje terughoudendheid richting IT. Of het is te vaak misgegaan in het verleden bij vernieuwingstrajecten.”

Wat zijn de misvattingen naar elkaar toe?

“Business over IT: ze zijn traag, bureaucratisch, te duur en leveren te weinig waarde op. Deze misvattingen stammen vaak nog uit de tijd dat IT los van de business werd gezien. Terwijl IT als een stuk van zichzelf gezien moet worden. IT heeft op zijn beurt weer moeite met de business, het gevoel ‘ze weten nooit wat ze willen’ overheerst vaak. De twee praten vaak slecht met elkaar. Het zijn ook andere type mensen. IT’ers zijn vaak analytisch, werken volgens structuren en het is niet altijd duidelijk voor hen wat de business precies doet. Wat dat betreft zal het niet verkeerd zijn om IT’ers een stukje business te leren, dit gebeurt in de praktijk nog te weinig. Het empathisch vermogen beide kanten opbouwen. Zich verplaatsen in de gedachten van de business en niet in IT termen. En daarbij: geef IT een waardige stoel in de board van je organisatie.”

De juiste behoeftes op tafel krijgen is dus een van de belangrijkste aspecten. Waar liggen deze?

“Behoeftes liggen altijd erg uiteen. Een van de belangrijkste zaken voor een organisatie is de basishygiëne op orde te krijgen, zoals stabiliteit, veiligheid en bedrijfszekerheid. De buzzwords zoals wendbaarheid, snelheid, korte time to market – wat je vaak als eerste hoort - komt dan later wel. Is de basishygiëne op orde dan is het van belang dat een organisatie ‘adaptable gaat worden to change’. De wereld verandert continu. De belangrijkste behoefte is dat de organisatie de ruimte én de mogelijkheden heeft om te veranderen en nieuwe ontwikkelingen te adopteren. En… dat ze dan geen blok aan hun been hebben hangen dat IT heet. Dat is aardig complex als je 30 jaar legacy met je meesleept.”

"Be adaptable to change or become a dodobird"

“Misschien is niet de vraag waar de behoeftes liggen, maar hoe krijg je ze boven tafel? Wat is de echte pain die de business voelt? Dat is al moeilijk zat. Dat samenspel; de vraag van nieuwe business solutions én de mogelijkheden van nieuwe technologische gamechangers. Denk hierbij ook in diversiteit. In een organisatie is er niet maar 1 business, er zijn verschillende behoeftes, verschillende afdelingen. Voor de ene afdeling moet je IT anders organiseren dan voor de andere afdeling. En we moeten het niet onnodig complex maken. Dit kan je al doen door je te richten op een stukje van de business. Zo werken sommige organisaties met BusDevOps; Business, Development en Operations bij elkaar brengen. Of organisaties creëren mini IT afdelingen per brok business. Misschien ligt daar wel een deel van de sleutel. Laten we kleiner gaan denken – in to the point oplossingen - dan steeds groter en generieker. Daarmee maken we het ons onnodig moeilijk.”
 

Wat is de pijn dan die vaak gevoeld wordt? Waar liggen beslissers wakker van?

“Een van de grootste wakkerliggers creëren we zelf vanuit de IT. Het is eenvoudig om nieuwe ontwikkelingen super mooi voor te spiegelen. Er is alleen één nadeel: veel is bedacht vanuit de greenfield gedachte en een organisatie heeft geen greenfield. Hoe ga je dan van jouw huidige rommelzolder naar die mooie nieuwe wereld? Veel (traditionele) organisaties slepen vele decennia aan IT ballast met zich mee. De beslisser snapt echt wel dat hij/zij naar die mooie nieuwe wereld wil. Hoe kom je daar vanuit je huidige situatie naartoe? En op die vraag blijft het veel al stil. En heb je die mooie wereld ook daadwerkelijk nodig? We moeten vooral helpen hoe managers hun reis moeten gaan maken vanuit hun bestaande positie.”

Waar gaat het dan vaak mis in de praktijk?

“Als ik naar de business kijk dan zie ik nog wel eens de onderschatting van het belang van IT voor hen. We horen steeds vaker “Ieder bedrijf is een IT-bedrijf”. Daar ben ik het wel mee eens. BMW is een IT-bedrijf dat toevallig auto’s maakt, ING is een IT-bedrijf met een banklicentie, enzovoorts. Dat wil niet zeggen dat alles IT is, en dan bedoel ik die-hard techniek. Nee, IT is ook mensen, misschien wel vooral mensen. Toch zijn er te veel organisaties die dit nog niet erkennen of waar je daar in de uitvoering niets van merkt. Die-hard IT’ers hebben vaak moeite om water bij de wijn te doen. Niet altijd gericht op de werking maar op de mooiste oplossing. Te weinig focus om de klant echt te helpen.” Hoe moet het dan wel? Buurman: “Je moet vooral synergetisch zijn: met elkaar willen samenwerken. En dat is vaak een stuk moeilijker dan velen denken. Veel organisaties denken dat ze DevOps zijn maar in de praktijk blijkt dat ze alleen DevOps doen.”

"Hoeveel ruimte biedt je het verandertraject? Heb je de ruimte om te durven? Durf je je processen ter discussie te stellen? En je verantwoordelijkheden? Het gaat om lef."

“Dan heb je nog een tweede belemmering: dat is je veranderpotentie. Hoe groot is die? Welke mensen lopen er rond en wat kunnen zij maximaal aan qua verandering? Je kan een organisatie oprekken maar is het dan ook de nieuwe realiteit? Het gaat zo snel als dat een organisatie kan. Soms kan het een keuze zijn om een nieuwe IT organisatie er naast te zetten. Een andere manier van werken, andere tools. Een nieuwe wind. Maar dat zal niet overal werken.”

Jan geeft aan dat er vaak in de IT vanuit de technische kant te veel gestreefd wordt naar perfectie. “Het doel is dat de business waarde kan creëren met je oplossing, niet dat jij de nobelprijs voor techniek ermee gaat scoren. IT overschat vaak het nut van bepaalde concepten. Hoe vaak gaat er wel niet een project voor het vervangen van legacy fout omdat we weer proberen een generieke oplossing te bouwen voor diverse business vraagstukken? Generieke modules die we met wat parameterinstellingen voor van alles en nog wat kunnen inzetten? Ik weet dat ik nu mensen tegen het zere been trap, maar ik geloof dat er maar zeer weinig organisaties zijn die dit succesvol kunnen invoeren en blijven uitbouwen, terwijl we ondertussen al vele honderden miljoenen hieraan besteed hebben. Veel ideeën stammen nog uit het efficiëntie tijdperk en we weten nu echt wel dat het om effectiviteit draait.”

Ik heb ook gehoord dat een stukje eigenaarschap vaak een probleem kan zijn. Wie is waar verantwoordelijk voor? En wie pakt het op? Ben je het hier mee eens en herken je dit?

“Ja, je hebt gelijk! Eigenaarschap vanuit de business is veelal een issue. Als we generieke oplossingen maken, van wie zijn die dan? Als we de business en IT dicht op elkaar willen brengen dan moeten we de business ook weer eigenaar maken van zijn eigen IT. Dan wordt dit ook herkent en voelt dit ook meer als zijn of haar stukje en dat het ook vóór hem / haar er is. Het helpt dus om kleine, toepasbare IT neer te zetten voor de business.”

Wat zijn de key succesfactoren voor een succesvol innovatietraject? Hoe maak je innovatie werkelijk werkend?

“Daar hebben we toevallig e-books over gemaakt (zie het Kennishub in het menu). Als we in grote lijnen er naar kijken, dan vind ik het belangrijkst dat je een innovatietraject richt. Welk probleem ga je oplossen? Welke voordelen ga je met elkaar boeken? Anders doe je iets als een kip zonder kop en is het niets meer dan een experiment.” Naast het richten noemt Jan ook het veranderritme. “Elke dag pas je je manier van werken aan, het ‘aanpassen’. Dan heb je een stuk ‘vernieuwen’ als je een klein onderdeel vervangt. En uiteindelijk heb je het ‘innoveren’; het inzetten van hele andere technologieën. Bij die laatste vorm is over het algemeen de techniek niet het probleem. Voor sommige veranderingen moet je wezenlijk anders gaan denken en handelen. Een paradigmashift. Dat is best wel lastig kan ik je vertellen. Je moet je openstellen voor verandering. Als je die shift niet maakt dan veranderd er niets.”

"Als je doet wat je deed, dan krijg je wat je kreeg."

Jan benadrukt dat het afscheid nemen van bepaalde onderdelen ook van belang is. “Als er alleen maar zaken bijkomen wordt de complexiteit van je IT landschap steeds groter. Dan is het niet meer behapbaar. Bij alles wat je gaat innoveren moet je bedenken wat je exit is van je huidige manier van werken. Je moet zaken kunnen loslaten. Anders heb je de pijn van je oude platform en óók nog eens de pijn van je nieuwe platform.”

Wat is de belangrijkste voorwaarde voor een nieuwe innovatieslag?

“Innoveren is ook dromen, het onmogelijke waar maken voor je gevoel. Lef, drive, geld, tijd, niet bang zijn voor mislukking en niet blauwdruk denken. Als dat er allemaal is, dan is het belangrijkste om te kunnen innoveren; de realiteitszin. Wat is reëel voor jouw organisatie? Hoe zit het met de veranderbereidheid van het management? Wat durven we allemaal in de steigers te zetten? Wij zeggen niet voor niets: let’s get real. En daar ook altijd eerlijk in te zijn.”

Wat betekent voor jou continuïteit in vernieuwing?

“Ook als je gaat innoveren; begin klein. Zorg dat er waarde wordt gecreëerd met jouw innovatie. Elke waarde is er 1 en in elke opvolgende periode probeer je die waarde steeds te vergroten. Dan kan je continu verbeteren en krijg je een continu traject van vernieuwen. Overigens zie ik het ook als een ontdekkingsreis. Je leert pas op het moment dat er waarde mee gecreëerd wordt. Dat brengt ook een gevaar met zich mee: zodra jij waarde biedt met je innovatie, dan moet je ook continuïteit bieden. De balans vinden in enerzijds het op zoek gaan en doorvoeren van vernieuwingen en anderzijds de basishygiëne niet verliezen en ook de continuïteit daarop weer vernieuwen. Het gaat twee kanten op.” “Vernieuwing kent wat mij betreft 3 ritmes, te weten: aanpassen, veranderen en innoveren.”

Als je één gouden tip mag geven, wat zal dat zijn?

“Maak het toegespitst op dat stukje business wat jij wil gaan helpen. Op iets wat echt iets oplost. Maak het toepasbaar, herkenbaar en maak het daarmee klein. Hanteer daarbij the art of simplicity. En maak IT oplossingen van, voor en met de business, zodat de business zich er ook weer in herkent. Oeps, nu geef ik er 2.”

En nog één uitsmijter: waarom krijg je zoveel energie van dit vak?

“Ik houd van schier onmogelijke puzzels op te lossen. Het oplosbaar maken door het op te splitsen in behapbare brokken. En als ik die puzzel heb kunnen oplossen - in mijn eigen ontdekkingsreis - daarna andere mensen hierin weer meenemen. Het mooiste is; dan blijk ik andere daarmee weer te helpen. Dat is het leukste dat er is.”

Meer inspirerende interviews?

Anno 2020 is het IT landschap steeds complexer geworden. Er is (vaak) geen greenfield meer wat zorgt voor een hoop ingewikkelde vragen. Hoe zorg je dat je huidige IT landschap goed blijft functioneren en bereid je je tegelijkertijd goed voor op gebruikerswensen? Wij interviewden onze klanten en relaties: stuk voor stuk inspirerende leiders, helden en innovatoren. Verhalen vanuit o.a. UWV, Belastingdienst, Achmea, VodafoneZiggo, NS, Gemeente Rotterdam, IBM & Red Hat. Met als doel je te inspireren en van elkaar te leren. Niet voor niets de open source gedachte, waar wij in geloven.
Download hier het magazine: Continuïteit & Vernieuwing.

Reactie toevoegen