Innovatie & Strategie

Dit is een bijdrage van Fruition Partners
Procesmanagement
Management of Change in tijden van Corona

Management of Change in tijden van Corona

De impact van Corona op IT-projecten

21 augustus 2020
Door: Fruition Partners, partner

De impact van Corona op IT-projecten

Gedragsverandering is en blijft een dingetje. Veel Change managers weten het, veel leidinggevenden ontkennen het: mensen willen in essentie niet veranderen. Dat is ook logisch want het veranderen van ingesleten gedrag vraagt extra inspanning en daar houden we niet van. Daar hoeven we ons trouwens niet schuldig over te voelen want gedragsverandering druist in tegen wat de natuur al miljarden jaren in de genenpool van elk levend wezen perst: met minimale inspanning je doel bereiken. Want energie is kostbaar en morgen kan het voedsel op zijn.

Ruud Koot, (PROSCI) Manager of Change bij Fruition Partners, geeft in dit artikel zijn visie over de impact van Corona op IT projecten. 

Verandering kan bovendien ook verkeerd uitpakken. Het management mag dan overtuigd zijn dat een beoogde verandering een geweldige verbetering is, op de werkvloer kan daar heel anders over worden gedacht. Dan heb je de hakken al snel in het zand, vooral als ze niet betrokken zijn geweest bij de besluitvorming.

Veranderbereidheid

Alleen als het eigen voortbestaan bedreigd wordt, is de veranderbereidheid groot. Maar zelfs dan valt het niet mee. Hoeveel diersoorten zijn al uitgestorven in de afgelopen 100 miljoen jaar omdat ze te traag waren met hun aanpassing terwijl hun leefomgeving heel snel veranderde? En terug naar deze eeuw: hoeveel projecten zijn al een zachte dood gestorven, omdat ze te traag verliepen als gevolg van gebrekkige aandacht voor de mensen in het veranderproces? Veel, heel veel zelfs. Nagenoeg elk rapport over faalfactoren bij IT-projecten legt de vinger al jarenlang op dezelfde zere plek: de menskant. En de prijs die ondernemingen betalen voor het onderschatten ervan is hoog. Vooral nu. Want in deze tijden van Corona worden de kaarten opnieuw geschud. Wie past zich succesvol aan en wie ruimt het veld? Corona test niet alleen onze gemeenschapszin, maar ook ons verandervermogen. Organisaties die de test doorstaan zijn de winnaars van morgen. En denk niet dat multinationals buiten gevaar zijn. Hun verandervermogen is veel kleiner dan dat van ZZP’ers. Het waren de dinosauriërs die het eerst omvielen na de grote meteorietinslag in Yucatan miljoenen jaren geleden, niet de muizen…. 

Zeker nu veel mensen noodgedwongen thuis werken zou je je als manager toch achter de oren moeten krabben. Hoe gaan we adoptie van de verandering realiseren en borgen bij onze medewerkers? Akkoord, de adoptie van Skype en TEAMS ging snel want de mensen hadden geen keus. Maar een nieuwe werkwijze invoeren met nieuwe tooling die de kernprocessen ondersteunt, terwijl iedereen geïsoleerd thuis zit. Hoe denken managers dat te realiseren? Een zeepkistsessie in het bedrijfsrestaurant, een peptalk op de werkvloer of een belangstellend rondje langs de stakeholders en bij de mensen die het moeten realiseren, om te vragen hoe het ze vergaat… Het zit er allemaal voorlopig niet in. Niet face-to-face in elk geval. Alles moet nu digitaal. En dat is wel even iets anders. De afstand is groter, communicatie verloopt dus stroever en het ‘wij-gevoel’ is ver weg. En toch ligt de focus nog steeds waar hij altijd al lag: op de tooling en de processen. Dan komt alles goed….. Not.

Veranderen: een gedeelde verantwoordelijkheid

Wat in de boardrooms vaak niet wordt begrepen, begrijpt mijn vriendin heel goed. Ze geeft leiding aan een basisschool en moest afgelopen voorjaar in enkele weken tijd het onderwijs radicaal digitaliseren voor kinderen met vaak een moeilijke of complexe thuissituatie. Het is haar gelukt. Hoe? Simpel, door haar mensen er direct bij te betrekken. Ze was de hele dag aan het bellen met haar bestuur, met haar team en met de individuele teamleden voor wie het toch geen gemakkelijke opgave was. Ze luisterde goed, legde niets op en nam de tijd om zorgen, weerstanden en suggesties aan te horen. Zo maakte ze iedereen mede-eigenaar van de oplossing. En aan zo’n oplossing werk je graag mee als teamlid. Terugkijkend heeft ze het veranderproces alleen maar gefaciliteerd, haar team heeft het gerealiseerd. Met zo’n aanpak is succesvolle verandering verzekerd. En na enkele jaren verandermanagement moet ik toegeven dat vrouwen dat beter begrijpen dan mannen. Onze sociale antennes zijn minder goed afgesteld en onder meer daarom pleit ik voor meer vrouwen in directies. Niet omdat ze het beter kunnen maar omdat ze een verrijking zijn met nieuwe gezichtspunten, inzichten en ideeën. Maar dit terzijde.

Wat kunt u vandaag doen om een reeds ingezette verandering te laten slagen?

Bel om te beginnen eens een aantal stakeholders en vraag hun oordeel over het verloop van het proces tot nu toe. Snappen ze het doel van de verandering? De beoogde voordelen? Staan ze er (nog) achter? Weten ze wat u van hen verwacht om de verandering te ondersteunen? Vraag door en zorg dat u de echte percepties te horen krijgt. Voelt u weerstand of aarzeling, dan moet u daar natuurlijk iets mee, maar maak nou eerst dat belrondje eens. Doe daarna hetzelfde met de mensen die geraakt worden en de verandering moeten realiseren. Luister alleen maar, stel vragen en kom niet in de verleiding het project te ‘verkopen’ als u weerstand hoort. Vat steeds samen wat u te horen krijgt en geef uw mensen ruimte om eerlijk te zijn over hun meningen en zorgen. Vraag ook om advies: hoe zouden zij het project verder aanpakken? Na een paar gesprekken weet u vaak al hoe de vlag ervoor staat op de werkvloer. Tijd voor interventies? Ik denk in 80% van de gevallen wel. Maar u mag het zeggen. Stelt u zichzelf eens deze vraag: Neem ik genoegen met een succesvolle technische implementatie VAN het tool of wil ik adoptie van de nieuwe manier van werken MET het tool? In het laatste geval is er vermoedelijk werk aan de winkel. En neem van mij aan, al dat andere werk kan dan wel even wachten. Anders komt uw project in echt zwaar weer als het daar al niet in zit. Dat kost geld. En dat kan uw organisatie zich in tijden van Corona beslist niet veroorloven.

Daarom hebben wij onze MoC-aanpak afgestemd op thuiswerken, want ook wij ontkomen niet aan voortdurende verandering natuurlijk. Ik wens u veel geslaagde projecten en een succesvolle aanpassing aan de nieuwe realiteit.

PS: Meer weten over onze Management of Change-aanpak in tijden van Corona? Bel ons even voor een vrijblijvend en oriënterend gesprek!

Duik dieper in het proces van een IT-transformatie en lees hoe het IT4IT-model u kan helpen deze uit te voeren. Download onze white paper: “The Digital Transformation with IT4IT”.

Reactie toevoegen