Innovatie & Strategie

Dit is een bijdrage van DXC Technology ServiceNow
IT beheer
Organiseert jouw outsourcing met SIAM

Hoe goed is jouw outsourcing georganiseerd?

Jouw multi-vendor omgeving georganiseerd met SIAM

23 februari 2021
Door: DXC Technology ServiceNow, partner

Jouw multi-vendor omgeving georganiseerd met SIAM

Multi vendor outsourcing is voor IT-afdelingen al jaren de realiteit. Wat nog wel steeds verandert, is de complexiteit die deze omgevingen met zich meebrengt. Digitale transformatie is noodzakelijk. Omdat het zichzelf versterkt als fundamenteel aspect van zakelijk succes, besteden IT-afdelingen steeds meer uit aan gespecialiseerde leveranciers. Waarschijnlijk had ook jouw organisatie de afgelopen jaren behoefte aan meer automatisering, machine learning, en CI/CD ontwikkeling met DevOps... Als dat nog niet zo is, dan gaat dat zeker binnenkort gebeuren.

In deze realiteit is outsourcing volkomen logisch. Vergeleken met alleen in-house ontwikkeling, kun je dankzij outsourcing relevante expertise inzetten, de bedrijfsontwikkeling versnellen en kosten besparen. Uit onderzoek van Gartner blijkt echter dat meer dan 60% van de uitbestede services niet het resultaat opleveren waar het contract voor is afgesloten.

Dus waar gaat het dan fout? In de praktijk leidt vooral gebrekkige regie en samenwerking ertoe dat de potentiële voordelen van outsourcen naar meerdere vendoren niet worden gerealiseerd. Een gedegen regieorganisatie opzetten is hierbij essentieel voor succes. In dit blog behandelen we de belangrijkste onderdelen waarmee je zelf kunt beoordelen hoe goed de regie op jouw multi-vendor-omgeving is.

Drijft slechte organisatie in een multi vendor landschap je kosten op?
Als je naar je huidige opzet van outsourcing bekijkt, hoeveel van je leveranciers werken dan samen en kijken verder dan alleen hun eigen werkprocessen?

Het antwoord is zeer waarschijnlijk, nul. Zolang leveranciers vasthouden aan hun eigen manier van werken, heb je te maken met verschillende digitale tools, bedrijfsmodellen, controlemethodieken en leveringsprocessen. Ieder hanteert zijn eigen proces. De kosten om met al deze verschillen om te gaan, lopen al snel op. En dat is nog voordat je de kosten voor het beheer van (management) data uit al die verschillende bronnen en in verschillende formats, meerekent.

Om dit probleem op te lossen, is het goed organiseren van het multi vendor landschap cruciaal. Door gestandaardiseerde platforms, processen en werkmethodes te introduceren, die gelden voor al je leveranciers, transformeer je je multi vendor landschap van een ingewikkeld web naar een gestroomlijnde, productieve bijenkorf.

Communiceren je leveranciers efficiënt?
Vaak steekt een 'iedereen voor zich'-mentaliteit bij outsourcing met meerdere partijen de kop op. Bij elke leverancier is de focus om in ieder geval het minimale van zijn eigen doelstellingen te behalen. Zolang elke partij in zijn eigen silo blijft functioneren, is er echter weinig hoop op effectieve communicatie of een wederzijds gunstige samenwerking.

Het verbeteren van je regie organisatie kan dit drastisch veranderen. In een goed georganiseerde multi- vendor omgeving is het geheel namelijk meer dan de som van de losse delen.

Door effectieve samenwerking en het afleggen van verantwoording te introduceren,  begrijpen leveranciers dat je verwacht dat ze uit hun silo's stappen en hun rol pakken in jouw goed geoliede, coöperatieve machine. Bovendien beseffen ze dat ze alleen met een proactieve houding onderdeel kunnen blijven uitmaken van je IT-omgeving.

Behalve het organiseren van communicatie tussen je leveranciers, is het ook belangrijk dat ze weten wat je van hen verwacht. Plan hiervoor periodiek prestatiebeoordelingen met elk van je leveranciers in. Tijdens deze beoordelingen stem je met ze af wat nodig is, wat jullie afspraken en wat daadwerkelijk wordt opgeleverd.

Het beste is om deze periodieke prestatiebeoordelingen ook echt contractueel vast te leggen volgens een bepaald schema, in plaats van ze alleen op to-do-lijstjes te zetten. Dat waarborgt dat het ook werkelijk gebeurt. Idealiter leggen organisaties de lat hoog: een volwassen multi-vendor-opzet bevordert een cultuur waarin prestatiebeoordelingen plaatsvinden zoals afgesproken, zonder dat er constant reminders nodig zijn.

Lever jij kwaliteit en innovatie?
Zonder duidelijke en consistent gestandaardiseerde processen waarmee je de basis op poten zet, is het versnellen van innovatie een hele opgave. Bijna onmogelijk, zelfs. In feite houdt een ongeorganiseerde omgeving met meerdere leveranciers in dat je continue brandjes aan het blussen bent. Als je weinig afstemming en automatisering in je leveranciersprocessen hebt, neemt de kans op menselijke fouten, miscommunicatie en informatielacunes toe. Als je steeds maar achter de feiten aanrent, is het hoogst onwaarschijnlijk dat iemand in de teams van je leveranciers nog de ruimte in zijn hoofd heeft om zich te concentreren op innovatie.

Anders dan je misschien verwacht, is uitbesteding aan innovatie-experts geen quick fix die direct alles oplost. Alle slimme ideeën in de wereld maken geen zichtbaar verschil als je de basisopstelling voor je multi-vendor omgeving niet effectief organiseert. Nieuwe, innovatieve software lost de onderliggende problemen van gebrekkige communicatie, gebrekkige processen en onsamenhangend beheer niet simpelweg op.

Ervaren je IT-klanten ook de voordelen?
Binnen de IT-dienstverlening is de perceptie van de IT- klant en de eindgebruiker van de geleverde service vaak niet het eerste punt dat bedrijven willen verbeteren. Vaak zijn ze daarvoor te veel verzand in de technische details waarmee ze de dagelijkse activiteiten van elke leverancier monitoren.

Uiteindelijk draait het echter wel om deze klanten. Of het nu gaat om zakelijke klanten of eindgebruikers, je multi-vendor omgeving optimaliseren, verbetert de klantervaring aanzienlijk.

Multi-vendor-outsourcing: weet waar je staat
Het effectief organiseren van je multi-vendor-omgeving vereist volwaardige processen, die zijn opgezet vanuit de gedachte om pragmatisch en agile te handelen en waarde toe te voegen aan je product of dienst. Gelukkig is daar een oplossing voor: Service Integration and Management (SIAM).

SIAM implementeert gestandaardiseerd governance, beheer, integratie, beveiliging en coördinatie in je multi-vendor-omgeving en optimaliseert deze vanaf de basis.

Door de organisatie graad over je hele leveranciersnetwerk te verhogen, neemt de efficiëntie, betrouwbaarheid en verantwoordelijkheid toe. En, uiteindelijk, de kwaliteit van het product of de dienst die je zowel je IT-klanten als eindgebruikers aanbiedt.

Bij Fruition Partners hanteren we een hands-on benadering om SIAM binnen je organisatie te implementeren. Van de zijlijn adviseren is niet onze stijl. Liever zetten we onze analisten (de denkers) en een operationeel team (de doeners) in, om jouw multi-vendor-omgeving op een pragmatische manier te transformeren.

Omdat elk bedrijf zijn specifieke organisatorische pijnpunten heeft, is de eerste stap in dit traject het beoordelen van jouw ‘as-is’ outsourcing-realiteit. Doe vandaag nog onze SIAM Quickscan en krijg direct globaal inzicht in hoe goed je omgeving op dit moment is georganiseerd.

>> Doe de SIAM Quickscan

Reactie toevoegen