Innovatie & Strategie

Dit is een bijdrage van Fruition Partners
IT beheer
Fruition Partners over werkplekoptimalisatie in het post-COVID19 tijdperk

Het nieuwe normaal: Werkplekoptimalisatie in het post-COVID19 tijdperk

Werkplek beheer met de FMA-app

29 juli 2020
Door: Fruition Partners, partner

Werkplek beheer met de FMA-app

Nu Nederland voorzichtig uit de lock-down komt, gaan organisaties een nieuwe fase in: de oriëntatiefase, wetend dat we beland zijn in een nieuwe realiteit, in plaats van een terugkeer naar pre- COVID-manier van werken.

Een van de aspecten van deze nieuwe normale heeft voornamelijk betrekking op werkplekken - in de eerste plaats op de vraag hoe medewerkers veilig en effectief terug kunnen komen op kantoor, en vervolgens hoe werkplekken op lange termijn kunnen worden aangepast aan deze nieuwe norm. Om u te helpen met de vraagstukken omtrent werkplekbeheer heeft Fruition Partners een geïntegreerd werkplekbeheersysteem op maat ontwikkeld: de FMA-app. In dit artikel leggen we uit hoe de nieuwe normale eruit ziet voor organisaties en hoe u er met de FMA-app optimaal vorm aan kunt geven.

Werken op afstand werkt

De abrupte verschuiving naar overheersend thuiswerk heeft bewezen dat het zowel mogelijk, als in veel gevallen, ook voordelig is voor werknemers om op afstand te werken. Enorme groepen werknemers genieten van meer focus en productiviteit als gevolg van thuiswerken. Met dit in gedachten is thuiswerken een blijvertje, al zal dat niet noodzakelijk voor alle mensen gelden en voor 100% van de tijd. Natuurlijk zijn er gevallen waarin mensen op kantoor moeten zijn voor besprekingen, samenwerkingen of om bepaalde systemen te gebruiken. Maar om werknemers weer op kantoor te krijgen, zijn organisaties genoodzaakt afstandsmaatregelen te treffen. Voorspelling is dat op de werkplek de bezettingsgraad met 50% zal afnemen om te kunnen voldoen aan de 1,5 meter-regel.

Een nieuwe werkplekstrategie

Om te voldoen aan de 1,5 meter-regels op kantoor is een nieuwe werkplekstrategie nodig. Om die vorm te geven heb je inzicht nodig. Inzicht in wie echt een werkplek nodig heeft en wanneer. U kunt dus een beeld schetsen van capaciteit en vraag - en zorgen voor voldoende bureaus en werkplekken. Met kantoren in veel landen die waarschijnlijk zo rond september een volgende fase ingaan in het toelaten van medewerkers op locatie, zijn het inzichten die u nu moet zien te krijgen. U moet nú weten wat mogelijk is om medewerkers te voorzien van een werkplek op kantoor in lijn met de richtlijnen van de overheid. Dat kan met de FMA-app waarmee u input van medewerkers kunt verzamelen en op basis daarvan het plaatje helder kunt krijgen. FMA kan zelfs verbanden leggen - zoals inzicht in wie op bepaalde dagen of aan bepaalde projecten moeten samenwerken, zodat u uw strategie flexibel en slim kunt aanpassen. Het heeft geen zin om rigide ploegendiensten te implementeren, bijvoorbeeld door werknemers in A- en B-groepen in te delen, om dan te ontdekken dat je medewerkers heb gescheiden die beslist bij elkaar moeten werken.

Medewerkers veilig en duurzaam laten terugkeren

Om rekening te houden met de specifieke behoeften van werknemers, biedt de FMA-app maximale flexibiliteit. Facility Managers kunnen bepaalde werkplekken aan een groep gebruikers of een afdeling toewijzen, zodat alleen zij deze kunnen reserveren. Mogelijk zult u ook merken dat sommige mensen zeer zelden naar kantoor hoeven te komen, wat ruimte geeft voor anderen die vaker behoefte hebben aan plekken. Eindgebruikers kunnen daarom alleen werkruimte-reserveringen maken als en wanneer dat nodig is - inclusief last-minute of periodieke reserveringen. Om naleving van de 1,5 meter-regel te vergemakkelijken, kunnen Facility Managers automatisch de werkruimten in de backend verwijderen en zien of en wanneer de werkplek de maximale capaciteit heeft bereikt.

Bouwen aan een business case om kantoorruimte te verkleinen

Deze pandemie heeft organisaties bewust gemaakt van de nut of onnut van het hebben van een kantoorruimte. U hoeft geen vastgoedexpert te zijn om vast te stellen dat er een trend in kantoorafname komt. Facility Managers zijn altijd de eersten bij wie wordt aangeklopt als het gaat om kostenbesparing - vooral omdat vastgoed/vastgoedbeheer en vastgoedwerkzaamheden tot de grootste kostenposten behoren van organisaties. Wij schatten in dat bedrijven over zes maanden hun kantoorruimte drastisch gaan verkleinen. Maar in plaats van die beslissing blindelings te nemen - of met een schatting van de bezetting die u echt nodig heeft, geeft de FMA-app u real-time inzicht en een nauwkeurig beeld van uw benodigde bezetting voor de komende maanden. Voor degenen die ruimte leasen, betekent inkrimping eenvoudigweg het aanvragen van een huur en ruimteverkleining - binnen de contractuele beperkingen. Voor degenen met privé onroerend goed vereist het een strategiewijziging. Gaat u uw ruimte openstellen voor andere organisaties? Zo ja, dan moet u huurcontracten gaan managen voor een of meer huurders. De FMA kan zich hierop aanpassen. Eenvoudig omdat de app uitgaat van het gebouw, niet van de organisatie. U kunt dus eenvoudig externe huurders toevoegen en ze deel laten uitmaken van het reserveringsproces voor de werkruimten en naleving op afstand garanderen.

De toekomst van werkplekken op lange termijn

De veranderingen in werkruimten - en hoe en wanneer werknemers ze gebruiken - zullen een grote en blijvende impact hebben op de toekomst van werkruimten en hun betekenis. Voorheen waren werkplekken een troef in de strijd tegen talent, voorzien van pooltafels, eigenzinnige, kleurrijke samenwerkingsruimtes en topcatering. Organisaties hebben er alles aan gedaan om medewerkers binnen te houden en een geweldige werkervaringen te bieden. Naarmate we naar een meer afgelegen, flexibele wereld gaan, zullen gebouwen zelf veel minder belangrijk worden voor werknemers en organisaties. Het kan zelfs zo zijn dat organisaties die hele gebouwen of ruimtes bezitten of leasen tot het verleden zullen behoren. Veel waarschijnlijker is een toekomst met 'betalen per gebruik', waarbij werknemers ruimtes in open-kantoorgemeenschappen boeken voor hun specifieke behoeften - zoals belangrijke vergaderingen of teamdagen - en deze terugbetalen aan hun organisatie. En zo werknemers de flexibiliteit geven waarnaar ze hunkeren en tegelijk de enorme overheadkosten van bedrijven ingrijpend verlagen. Natuurlijk is zo'n realiteit nog ver weg en tot die tijd is er veel te ontdekken. Maar om erachter te komen wat er op uw pad komt, moet u de behoeften van uw organisatie van binnen en van buiten doorgronden. De FMA-app geeft u de benodigde inzichten. Inzichten waarmee uw organisatie de volgende stap kan zetten in het optimaliseren van het werkplekbeheer met behoud van de flexibilitiet om medewerkers te voorzien in hun behoeften om op kantoor probleemloos te kunnen werken in de 1,5 meter-samenleving. Benieuwd hoe de FMA-app u kan helpen bij het aanpassen van uw werkplekstrategie? Neem contact met ons op via consulting@fruitionpartners.nl of lees meer over de functionaliteiten van de FMA-App op onze website.

Reactie toevoegen