Beheer

Dit is een bijdrage van DocuSign
Procesmanagement
nafinia-putra-kwdp-0pok-i-unsplash.jpg

Zo moderniseer je je MKB-bedrijf

Hoe kun je je bedrijf het beste moderniseren, en welke technologie kan je daarbij helpen?

11 mei 2022
Door: DocuSign, partner

Hoe kun je je bedrijf het beste moderniseren, en welke technologie kan je daarbij helpen?

Een moderne werkplek kan een positief effect hebben op je toekomst in het midden- en kleinbedrijf (MKB). Wil je blijven concurreren met de rest, dan zul je je bedrijf digitaal moeten transformeren. Ontwikkelingen op het gebied van digitalisering, cloudtechnologie en samenwerkingstools kunnen daarbij je flexibiliteit en productiviteit vergroten.

1. Maak gebruik van tools voor digitale samenwerking

De recente gezondheidscrisis heeft duidelijk gemaakt dat het van essentieel belang is dat medewerkers zo nodig ook op afstand kunnen werken. De uitdaging om mensen goed te laten samenwerken en betrokken te houden terwijl ze niet op kantoor zijn, is dus zeker niet tijdelijk. Gelukkig kunnen teamleden niet alleen met elkaar in contact blijven door middel van videoconferenties, maar zijn er nog vele andere samenwerkingstools waarmee ze effectief hun werk kunnen doen. Het scala aan technologische mogelijkheden omvat chattools zoals Slack, tools voor projectbeheer op afstand zoals Jira en Trello, en zelfs online whiteboards zoals Miro.

2. Neem afscheid van papier

Los van de negatieve gevolgen voor het milieu, zorgt het gebruik van printers voor hogere kosten. Ook verspillen teamleden mogelijk tijd aan het afdrukken, scannen en per post verzenden van documenten. In het onderzoek The State of Systems of Agreement 2020 dat Forrester uitvoerde in opdracht van DocuSign, gaf 32% van de respondenten aan dat handmatige processen leiden tot stukgelopen deals en een lager voltooiingspercentage voor contracten. Door gebruik te maken van een oplossing als eSignature en cloudgebaseerde technologie kun je het aantal documenten dat moet worden afgedrukt of per post moet worden verzonden, sterk beperken. Daarnaast zijn er meer stappen die je kunt zetten om papierloos te werken.

3. Stap over op cloudgebaseerde technologie

Documentopslag in de cloud heeft allerlei voordelen voor MKB-bedrijven. Wanneer je teams een sterk cloudgerichte omgeving biedt, kunnen ze ook op afstand met elkaar communiceren en samenwerken, en hebben ze overal toegang tot hun werk. De inzet van cloudtechnologie is een schaalbare manier om je online opslagruimte te vergroten en maakt het makkelijker om bestanden veilig te delen en bewaren, zonder daarbij documenten te hoeven afdrukken of e-mailen. Onbevoegde toegang tot gevoelige bestanden kan leiden tot financieel verlies of mogelijke reputatieschade wegens een gebrek aan vertrouwen. Clouddiensten omvatten echter allerlei ingebouwde beveiligingsmechanismen. Leveranciers als Google Drive, Salesforce, DropBox, OneDrive en meer helpen je graag om je documenten op te slaan met behulp van cloudtechnologie.

4. Bied klanten en medewerkers mobielvriendelijke ervaringen

Mobiel zakendoen is iets waar het MKB in de toekomst niet meer omheen kan. Volgens Google wordt 53% van alle paginabezoeken afgebroken als een mobiele site niet binnen drie seconden wordt geladen. Verder zegt 90% van de B2B-afnemers bereid te zijn opnieuw zaken te doen met een bedrijf dat een uitstekende mobiele ervaring biedt, ten opzichte van slechts 50% in geval van een gebrekkige mobiele ervaring. Je kunt de snelheid van de website zelf testen bij Google. Door te zorgen dat hun website responsief en mobielvriendelijk is, zetten MKB-bedrijven een goede stap in de richting van verdere modernisering. Met een website die voldoet aan bekende ontwerpprincipes bied je een intuïtievere gebruikerservaring. 

5. Zorg dat je salesteam contracten makkelijker inhoudelijk kan afstemmen met klanten

Bij kleine bedrijven zorgt vaak vooral het salesteam voor groei. Door het aantal knelpunten in het contractmanagement te beperken, ontstaat een betere klantervaring en kunnen salesteams snel deals sluiten. Verouderde en op zichzelf staande systemen kunnen de onboarding van nieuwe klanten en de ondertekening van contracten behoorlijk vertragen. In de toekomst hebben MKB-bedrijven een oplossing nodig die speciaal is ontwikkeld om afstemmingstaken voor hun overeenkomsten te vereenvoudigen. Met een tool voor e-handtekeningen zoals DocuSign eSignature wordt het verzenden en ondertekenen van overeenkomsten vanaf elke locatie makkelijker voor medewerkers én klanten. DocuSign Negotiate voor Salesforce helpt je team automatisch salesovereenkomsten te genereren, inhoudelijk af te stemmen en goed te keuren. Met zulke technologie verloopt de afhandeling van overeenkomsten een stuk sneller, en worden interne goedkeuringen en externe controles veel eenvoudiger. Het salesteam kan wijzigingen in de overeenkomst gedurende het hele proces moeiteloos bijhouden.

Benieuwd naar wat DocuSign voor jouw bedrijf kan doen?

Reactie toevoegen