Beheer

Dit is een bijdrage van DocuSign
Personal Tech
Zijn elektronische handtekeningen veilig?

Waarom een e-handtekening veiliger is dan een met pen gezette handtekening

Hoe wordt de veiligheid gegarandeerd?

21 februari 2022
Door: DocuSign, partner

Hoe wordt de veiligheid gegarandeerd?

Veel mensen vragen zich af of een digitale handtekening kan worden vervalst, misbruikt of gekopieerd. Feit is dat een met pen gezette handtekening eenvoudig kan worden vervalst of misbruikt. Voor elektronische handtekeningen daarentegen worden verschillende beveiligings- en verificatielagen toegepast. Elektronische handtekeningen vormen bovendien een rechtsgeldig bewijs van transacties.
 

Elektronische gegevensrecord

In tegenstelling tot met pen gezette handtekeningen zijn e-handtekeningen gekoppeld aan een elektronische gegevensrecord. Deze dient als audittrail en bewijs van de transactie. De audittrail maakt de historie van de documentacties inzichtelijk, bijvoorbeeld wanneer het document werd geopend, bekeken of ondertekend. Afhankelijk van de aanbieder toont de record – als de ondertekenaar daar toestemming toe geeft – ook de locatie waar het document werd ondertekend. Als een van de ondertekenaars zijn handtekening betwist, of als er onduidelijkheid is over de transactie, kan deze audittrail door alle partijen bij de transactie worden geraadpleegd om eventuele vraagtekens weg te nemen.

Certificaten van voltooiing

Meer gedetailleerde certificaten van voltooiing kunnen specifieke informatie bevatten over de ondertekenaars van het document, waaronder de toestemming van de ondertekenaar om de e-handtekening te gebruiken, de afbeelding van de handtekening, tijdstempels voor belangrijke gebeurtenissen, het IP-adres en andere informatie over de identiteit van de ondertekenaar.

Verzegeling

Zodra het ondertekenproces is voltooid, worden alle documenten digitaal verzegeld met behulp van Public Key Infrastructure (PKI), een technologie die als industriestandaard geldt. Deze verzegeling geeft aan dat de elektronische handtekening geldig is en dat het document na ondertekeningsdatum niet meer is bewerkt of anderszins aangepast.

Zo werkt een elektronische handtekening

Hoewel het precieze ondertekenproces per aanbieder van de gebruikte e-handtekeningsoftware verschilt, wijken de onderliggende workflows van de meer robuuste oplossingen nauwelijks van elkaar af.

Verzenden:

  • Upload het document dat je wilt laten ondertekenen, bijvoorbeeld als Word- of pdf-bestand.
  • Tag de onderdelen waar initialen, handtekeningen, telefoonnummers enzovoort moeten worden ingevoegd.
  • Selecteer welke verificatiemethode voor ondertekenaars je wilt gebruiken.
  • Verzend het bestand via de dienst naar het e-mailadres van de ontvanger.

Ondertekenen:

  • Ontvang een e-mail wanneer een document klaarstaat om te bekijken en te ondertekenen.
  • Verifieer je identiteit voordat je ondertekent (als de afzender deze optie heeft geselecteerd).
  • Lees de bijgevoegde informatie en stem in met de elektronische procedure.
  • Neem het document door, vul alle verplichte velden in en voeg eventueel gevraagde documenten bij.
  • Kies de gewenste ondertekenstijl (alleen de eerste keer dat je de dienst gebruikt).
  • Onderteken het document.

Zodra alle ontvangers het document hebben ondertekend, krijgen ze daarvan een melding en wordt het document elektronisch opgeslagen, waarna het kan worden bekeken en gedownload. Dit alles gebeurt veilig dankzij de ingebouwde beveiliging en de processen die de aanbieders van oplossingen voor e-handtekeningen volgen.

Technologie voor e-handtekeningen biedt meerdere opties om de identiteit van ondertekenaars te verifiëren voordat deze het document kunnen bekijken en ondertekenen. Niet alle aanbieders van oplossingen voor e-handtekeningen bieden hetzelfde beveiligingsniveau. Daarom is het van groot belang dat je een aanbieder kiest die robuuste beveiliging garandeert en bescherming centraal stelt bij al zijn processen

Reactie toevoegen