Beheer

Dit is een bijdrage van Ctac
IT beheer
ERP, S4Hana

Waarom unieke organisaties met standaarden willen werken

Meer grip op je systemen dankzij standaarden

17 mei 2021
Door: Ctac, partner

Meer grip op je systemen dankzij standaarden

Iedere organisatie beschouwt zichzelf als uniek. Daarom ondersteunden bedrijven hun processen in het verleden vaak met op maat gemaakte IT-systemen. Nu deze verouderen, zoeken organisaties naar alternatieven. Daarbij kiezen ze steeds vaker voor systemen die werken vanuit standaarden. Waarom is dat? En hoe realiseer je zo’n ‘fit-to-standard’ inrichting? Business consultant Henk Palsma en veranderexpert Pascal van de Vijver leggen het uit.

Hoewel elke organisatie zichzelf tot op zekere hoogte als uniek beschouwt, delen de meeste bedrijven dezelfde kernprocessen. Denk aan processen zoals administratie, inkoop, verkoop en logistiek. Het is inefficiënt om voor deze kernprocessen software op maat te ontwikkelen terwijl er zeer goede standaardondersteuning beschikbaar is.

Maatwerk heeft verschillende nadelen. Zo is het moeilijker beheersbaar en kostbaar om te bouwen en onderhouden. Wanneer je maatwerk na verloop van tijd wilt actualiseren of naar een hoger niveau wilt brengen, loop je waarschijnlijk tegen de grenzen van het systeem aan. Of je moet veel werk verzetten om het te verbeteren doordat maatwerk vaak complexer is.

Begin met een schone lei

Als jij op zoek bent naar een nieuw ERP-systeem, is het misschien verleidelijk om de procesinrichting die je gewend bent over te zetten. Dat voelt immers vertrouwd en gevoelsmatig is de overstap dan minder ingrijpend. Tegenwoordig kiezen veel organisaties er echter juist voor om bij een overstap met een schone lei te beginnen. In plaats van je oude situatie als uitgangspunt te nemen, start je daarbij vanuit beschikbare gestandaardiseerde best practices voor jouw branche.

Stabiliteit én wendbaarheid dankzij lagen

Een onderbouwing voor deze gestandaardiseerde denkwijze vind je in de zogenoemde Pace-layered applicatiestrategie van onderzoeks- en adviesbureau Gartner. Dat model suggereert dat je applicaties indeelt in drie verschillende lagen. Een laag met sterk gestandaardiseerde basistransacties voor je niet unieke processen met een lange levensduur. Een tweede laag met oplossingen die jouw organisatie onderscheiden van de concurrentie. En een derde applicatielaag waarin je experimenteert en innoveert met nieuwe, out of the box ideeën.

Gartner adviseert in het model dat het verstandig is om de ruggengraat van je bedrijf met je belangrijkste processen te standaardiseren. Leveranciers zoals SAP maken dat mogelijk door tal van best practices aan te bieden met standaarden die zijn afgestemd op jouw specifieke markt. Wij doen daar bij Ctac nog een schepje bovenop door complete Fit4-standaarden aan te bieden voor de branches waarin we gespecialiseerd zijn, zoals Retail en Real Estate.

Meer grip op je systemen dankzij standaarden

Waarom is die gelaagde inrichting van je systemen populair en verstandig? Dat zit zo:

1.    Beheersbaarheid

Bij een upgrade van je systemen heb je geen omkijken meer naar je kernprocessen. De standaarden veranderen vanzelf mee.

2.    Eenduidige werkwijze

Standaarden brengen duidelijkheid en efficiëntiewinst. Je kunt overal dezelfde werkwijzen hanteren, bijvoorbeeld in verschillende landen. Daarnaast leren je medewerkers sneller je systeem beheersen doordat verschillende processen op dezelfde manier werken.

3.    Meetbaar en vergelijkbaar

Door standaardisatie wordt het ook makkelijker om de prestaties

van je processen te meten en te vergelijken, bijvoorbeeld voor benchmarking met anderen of verschillende landen. Standaardisatie is daarmee een belangrijke basis voor procesverbetering.

4.    Eenvoudige integratie

Tot slot zijn er tal van integratiemogelijkheden voor gestandaardiseerde systemen. Je kunt je processen dus eenvoudiger koppelen aan externe applicaties en systemen.

Snelle en brede adoptie met Fit2Standard

Ben je overtuigd? Goed! Nu de rest van je organisatie nog. Want draagvlak is essentieel voor de adoptie van een nieuw systeem. Hoe pak je dat het beste aan? Dit is wat wij bij Ctac belangrijk vinden:

Betrek key-users vanaf het begin

Bij een overstap betrekken we je belangrijkste gebruikers meteen vanaf de start van het traject. Dat doen we bijvoorbeeld aan de hand van zogenoemde Fit2Standard-workshops. Daarin leren we IT en business dezelfde taal te spreken, zodat we een compleet beeld krijgen van de context waarin processen plaatsvinden. We brengen processen in kaart en demonstreren hoe die er in de toekomst mogelijk uitzien in SAP S/4HANA. Daarmee zetten we gebruikers aan het denken. Van daaruit gaan we de nieuwe processen vormgeven en gezamenlijk iteratief neerzetten.

You touch it, you own it

Doordat key-users al vroeg een actieve rol spelen in het traject, hebben ze regie over het proces en worden ze ambassadeurs van de oplossing. Ze ontwikkelen deze immers in grote mate zelf. Na elke sprint demonstreren de ambassadeurs aan elkaar welke verbeteringen ze hebben aangebracht. Dat zorgt niet alleen voor een betere oplossing, het versnelt ook de adoptie. Het leerproces vindt immers al plaats tijdens het verandertraject.

Best practices zijn het startpunt

In plaats van in detail uit te vragen waar jouw teams precies behoefte aan hebben, starten we vanuit beschikbare best practices. Van daaruit onderzoeken we in hoeverre die volstaan en waar eventuele afwijkingen of toevoegingen nodig zijn. Afwijken van de standaard doen we alleen met een goede reden. Een vraag die we daarbij graag stellen is: deze manier werkt voor tienduizenden bedrijven, waarom voor jullie niet? Is daar een steekhoudend antwoord op en een levensvatbare businesscase? Pas dan kiezen we voor maatwerk.

Houd je organisatie een spiegel voor

Ben je je aan het oriënteren op een nieuw ERP-platform of overweeg je de overstap naar SAP S/4HANA te maken? Houd je organisatie dan een spiegel voor. Het is moeilijk om het verleden los te laten. Maar dat betekent niet dat je dingen moet blijven doen omdat het altijd al zo ging. Neem change management daarom serieus. Daarmee kweek je de veranderbereidheid en het ambassadeurschap dat nodig is om jouw unieke organisatie te laten floreren met behulp van standaardisatie. Heb je daar hulp bij nodig? Dan staat Ctac voor je klaar.

Reactie toevoegen