Beheer

Dit is een bijdrage van Ctac
AGconnect-Winshuttle-Ctac

Bedrijven hebben vaak niet door hoeveel impact matig datamanagement heeft’

Met Winshuttle kunnen medewerkers weer zelf verantwoordelijk zijn 

20 december 2021
Door: Ctac, partner

Met Winshuttle kunnen medewerkers weer zelf verantwoordelijk zijn 

“Veel bedrijven weten wel dat zij hun masterdata niet volledig op orde hebben, maar kunnen niet concreet aangeven wat de impact hiervan is. Het in beeld brengen van deze impact is soms lastiger dan gedacht”, zegt Jamie Broeren Solutions Sales bij Ctac. Daarnaast wordt de impact volgens haar vaak onderschat.  

Dat een goede datamanagementstrategie belangrijk is, is bij de meeste organisaties wel bekend, maar hoe ze dit goed kunnen inrichten, of waar überhaupt te beginnen niet. Broeren: “Ik sta er soms versteld van dat heel gerenommeerde bedrijven dit niet op orde hebben. Een voorbeeld zoals een leverancier die wel tien keer in SAP staat, zorgt voor heel veel vervuiling. Want hoe zorg je er dan voor dat een factuur niet naar het verkeerde adres wordt gestuurd? Vaak worden dit soort zaken achteraf rechtgetrokken. Op de vraag of de (master)data in the end wel 100 procent the first time right wordt aangelegd, wordt meestal stilletjes nee geschud. ”

Als een bedrijf geen datamanagementstrategie heeft dan is er ook niet duidelijk wie er verantwoordelijk is voor welk deel van het proces. Daardoor wordt er volgens Broeren vaak naar elkaar gewezen en gekeken. “Hoe het tot nu toe meestal gaat? Vaak gaat er nog een Excel-sheet rond binnen de organisatie waar alle afdelingen input voor moeten leveren. Dat klinkt als een houtje-touwtje-oplossing en dat is het ook. Het is bovendien erg foutgevoelig en tijdrovend en zorgt soms voor meer vraagtekens dan juiste input. Wat we ook met regelmaat zien gebeuren is dat als alle data is verzameld de IT- afdeling de data aanlegt in SAP. Maar het is natuurlijk niet aan een Auditer uit te leggen dat Jan, in zijn rol als IT-medewerker, bijvoorbeeld financiële data heeft aangelegd. Het klinkt heel logisch, maar een IT-medewerker hoort niet verantwoordelijk te zijn voor deze datacreatie. Iedere afdeling moet verantwoordelijk zijn voor zijn eigen data en kunnen aangeven wat hij wanneer heeft gedaan”, legt zij uit.

“Winshuttle is een oplossing die de business terug in zijn kracht zet”

Er zijn steeds meer organisaties die inzien wat de waarde van juiste data is, ook al vergt dit enig onderzoek. Broeren: “Naast het opzetten van een gedegen datamanagementstrategie helpen we organisaties met de implementatie van Winshuttle. Dit is een oplossing die de business terug in zijn kracht zet. Afdelingen en personen kunnen weer zelf verantwoordelijkheid voor data nemen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de data ten behoeve van het aanleggen van een nieuwe klant, leveranciers en materialen, maar ook aan het invoeren van inkoop- of verkoop- en financiële data. Ik zeg wel eens gekscherend: ‘Winshuttle begint waar SAP ophoudt’. Natuurlijk met een knipoog, maar er zit wel een kern van waarheid in. Met Winshuttle zorg je ervoor dat iedere afdeling en medewerker exact weet wie welke data moet aanleveren op welk moment. Daarbij is dit proces zo flexibel en hufterproof in te richten dat fouten maken onmogelijk wordt. Met als doel dat data niet alleen snel, maar ook the first time right wordt verzameld bij alle afdelingen en misschien zelfs buiten de organisatie.”

Is de data verzameld dan wordt deze met één druk op de knop in SAP aangeleverd, waardoor er geen handmatig ‘overtypwerk’ meer nodig is. Tevens zijn de workflows in Winshuttle eenvoudig aan te passen. “Businessprocessen zijn immers aan veranderingen onderhevig en dan is het fijn te weten dat je een oplossing hebt waarbij je in staat bent om snel mee te bewegen met de processen, zonder dat er een beroep moet worden gedaan op externe consultants. De oplossing is daardoor geschikt voor alle organisaties die te maken hebben met het aanleggen en onderhouden van grote hoeveelheden data in hun SAP ERP-omgeving. Denk hierbij bijvoorbeeld niet enkel aan de zogenaamde big 4 (Customer, Material, Vendor en Finance), maar ook aan alle onderliggende data zoals de BoM’s, pricing conditions, product versions, source lists, Purchace info records enzovoort.

Winshuttle is gebouwd voor de eindgebruiker en in te richten door een SAP key user. Voor de bouw of de aanpassing van een Winshuttle workflow hoeft er geen beroep op de IT- afdeling te worden gedaan. Zo wordt de werkdruk op de IT- afdeling verlaagd en kunnen de SAP key users zelf snel schakelen, zonder afhankelijk te zijn van derden.  Winshuttle is dan ook een low code no code oplossing. “Hoewel dit makkelijk klinkt is het wel heel belangrijk om de inrichting van de processen op voorhand in kaart te brengen. Dat blijft de basis van de inrichting van je workflow”, besluit Broeren.

Reactie toevoegen