Computer verovert de vergaderzaal

21 december 2000
Sinds de jaren negentig wordt de nadruk op communicatietechnologie steeds zichtbaarder. Computers worden niet enkel gebruikt om informatie te verwerken, maar ook om met anderen te communiceren. Bekende toepassingen voor communicatie zijn bijvoorbeeld e-mail, powerpoint (presentatie) en IRQ (discussieforums). Deze programma’s worden tegenwoordig in de dagelijkse praktijk door miljoenen gebruikt. Minder bekend en ook minder toegepast zijn vergader- en brainstormprogramma’s. De introductie daarvan staat nog aan het begin. Deze systemen worden nog vooral in laboratoriumsituaties toegepast. Toch is het de verwachting dat vergader- en brainstormprogramma’s binnen afzienbare tijd gemeengoed worden voor het ondersteunen van de communicatie tussen groepen.
Een relevante vraag hierbij is: Wat zijn in de praktijk de consequenties van het gebruik van vergadersystemen? Hoewel op universiteiten veel onderzoek wordt verricht naar de effecten van vergadersystemen, beperken deze onderzoeken zich met name tot experimenten in gecontroleerde laboratoriumsituaties. Onder gecontroleerde situaties wordt verstaan dat de faciliteiten, apparatuur en software, de structuur van de vergadering en de selectie van de deelnemers zorgvuldig zijn voorbereid. Toevalligheden die de resultaten kunnen beïnvloeden worden zoveel mogelijk uitgesloten.
Veldonderzoek naar de toepassing van vergader- en brainstormsystemen in de praktijk, waar de omstandigheden minder ideaal zijn, komt minder voor. Dat de dagelijkse praktijk van vergaderingen sterk afwijkt van een laboratoriumsituatie zal duidelijk zijn. De structuur en rationele processen moeten regelmatig wijken voor bijvoorbeeld oplopende emoties en ad hoc ingebrachte agendapunten. Deze praktijk stelt andere eisen aan vergadersystemen: de software moet kunnen werken op de apparatuur van de klant en de agenda moet tijdens de vergadering snel kunnen worden aangepast.

Lage prijzen
Sinds kort zijn er een aantal ontwikkelingen die de toepassing van vergadersystemen goedkoper maken, waardoor de verspreiding zal toenemen. De prijs van vergadersoftware daalt, soms is zij zelfs gratis. En door gebruik te maken van Internet-technologie is de software zelfs snel op ’langzame’ tweedehands laptops. Maar de grootste verandering is dat vergadersystemen zich niet meer hoeven te beperken tot gecontroleerde laboratoriumsituaties. Zij kunnen eenvoudig als powerpoint geïnstalleerd en bediend worden op een bestaand computernetwerk. Deze ontwikkeling heeft de afgelopen jaren geleid tot allerlei praktijkervaringen in onder andere de civiele bouw, het onderwijs, software-ontwikkeling, accountancy, projectmanagement, detail- en groothandel, telecommunicatie en vakbonden.
Deze drempelverlagende ontwikkeling staat in schril contrast met de financiële investeringen in elektronische vergaderruimten, die een kwart miljoen gulden of meer kunnen bedragen, zeker wanneer audio en video hierin betrokken worden voor afstandsvergaderen. Een voorbeeld. KPN verhuurt videovergaderstudio’s die afhankelijk van de bestemming 350 tot 1134 gulden per uur kosten, de boekingskosten bedragen circa 125 tot 225 gulden naast een studiohuur van vierhonderd tot vijfhonderd gulden per uur.
Dat vergadersystemen tegelijkertijd eenvoudig, grootschalig en goedkoop in de praktijk kunnen worden ingezet, is bewezen door Nederlands grootste speelgoedzaak Bart Smit. De directie van Bart Smit wilde 250 medewerkers trainen in het gebruik van het Internet en ze in de gelegenheid stellen aanbevelingen te doen voor e-commerce in de fysieke en virtuele speelgoedwinkel. Simultaan met de Internet-training werd een elektronisch vergadersysteem ingezet. De inzet leidde naast allerlei voorstellen voor de webwinkel tot innovatieve toepassingen van het Internet binnen de fysieke speelgoedwinkel van Bart Smit.

Anoniem
De eerste praktijkervaringen met vergadersystemen zijn niet anders dan die van de academische onderzoekers. Een vergadersysteem helpt bij het doorbreken van de hiërarchische structuur van de deelnemers, die belemmerend kan werken op de vrijheid van discussie. Door alle deelnemers anoniem aan de discussie te laten deelnemen is men meer bereid tot controversiële opmerkingen. Immers ideeën worden in de vergadering beoordeeld op hun voordeel en door de anonimiteit niet op hun herkomst. Het verschil tussen introverte en extraverte deelnemers verdwijnt.
Daarnaast noodzaakt het maken van een elektronische agenda tot het vooraf analyseren van de groepsdynamiek, van de achtergronden en belangen van de deelnemers in relatie tot het proces en het product van de vergadering. Uiteraard worden de resultaten van het vergadersysteem direct in een leesbaar verslag gepresenteerd. Doordat iedereen gelijktijdig aan het woord is, kunnen meer mensen deelnemen en duren vergaderingen korter. Een directe analyse onthult de meningsverschillen, waardoor de discussie gericht wordt op de kernpunten.
Hoewel deze ervaringen met elektronisch vergaderen geen ander beeld geven dan de reeds dertig jaar oude universitaire onderzoeksresultaten, is er één belangrijk verschil: de aard van de toepassing van vergadersystemen. Praktijktoepassingen wijken sterk af van een laboratoriumsituatie. Enkele voorbeelden.
Het Centrum voor Innovatie Opleidingen (Cinop) gebruikt met name een elektronisch vergadersysteem om vakgerichte opleidingen, bijvoorbeeld voor de metaal, horeca of zorg, te helpen meer competentiegericht te worden. Door uit vakspecialisten de gemeenschappelijke vaardigheden van de specifieke vakkennis te distilleren wordt het mogelijk besparingen te realiseren. Het onderscheiden van de gemeenschappelijke competenties maakt het mogelijk te besparen op het ontwikkelen, verzorgen en onderhouden van cursussen.

Originele ideeën
Een andere toepassing is te vinden bij het ingenieursbureau Gemeentewerken Rotterdam, dat een vergadersysteem inzet voor het ontwerpen van creatieve oplossingen voor de stedelijke infrastructuur. Door naast de ingenieurs ook andere deelnemers in de vergadering te betrekken, PR-medewerkers of omwonenden, ontstaan orginele ideeën, zoals een ondergrondse wateropvang onder speelweides. Het aspect anonimiteit, waardoor het idee en niet de herkomst van het idee beoordeeld wordt, speelt hier een belangrijke rol.
FNV Bondgenoten heeft door haar enorme achterban de behoefte om een grote hoeveelheid CAO-voorstellen van de kaderleden en werkvloer in korte tijd te structuren en te bespreken. Met behulp van een vergadersysteem is het mogelijk gebleken binnen een ochtend meer dan honderd CAO-voorstellen te evalueren.
Vergelijkbaar is de toepassing van vergadersystemen ten behoeve van interne en externe kwaliteitsborging of het toetsen en ontwikkelen van de ’mission statement’. De elektronische kwaliteitsborgingssessies kunnen door de anomiteit soms verrassend eerlijke uitkomsten opleveren, zodat de vinger op de zere plek gelegd kan worden. Maar ook het aspect van ’gelijktijdig bedenken en waarderen van ideeën’ maakt het mogelijk om in grote organisaties veel meer medewerkers te betrekken in de discussie. Een voorbeeld hiervan is een branche-organisatie die tijdens een bijeenkomst meer dan negentig personen uitnodigde deel te nemen aan een elektronische vergadering. Binnen één uur waren alle resultaten beschikbaar.
Een andere toepassing ontstaat door de resultaten van verschillende bijeenkomsten bij elkaar op te tellen. Hierdoor is het mogelijk een elektronische agenda bijvoorbeeld per afdeling te herhalen en zodoende vanaf de werkvloer de ’mission statement’ te ontwikkelen of te toetsen.
Andere praktijktoepassingen betreffen de inzet van vergadersystemen voor software-ontwikkeling. Met name prototyping en het testen van Internet-applicaties kunnen goed worden ondersteund. In een prototypesessie wordt gebruik gemaakt van een mobiele set van laptops en twee beamers. Op een van beamers wordt het prototype toegelicht door de programmeur, terwijl op de andere beamer, die aangesloten is op het vergadersysteem, simultaan de vragen en nieuwe wensen en eisen van de gebruikers verschijnen. Na afloop van de toelichting worden de wensen en eisen gestructureerd en worden de prioriteiten gesteld door de groep voor de verdere ontwikkeling van het programma.
Met name voor Internet-applicaties is deze vorm van prototyping en testen interessant, omdat gebruik gemaakt kan worden van twee geheel nieuwe vormen van vergaderen: different place- en different time-vergaderingen. Dit kan met behulp van twee Internet-browsers: de ene wordt gebruikt om de Internet-applicatie te testen, de andere – de Internet-pagina met de vergadersoftware – wordt gebruikt om de testresultaten te inventariseren, te structureren en te evalueren. Op deze wijze kan iedere gebruiker op elk willekeurig moment, thuis of op het werk, betrokken worden. Het systeemontwikkelingstraject verloopt zo versneld en meer gestructureerd.

Convergentie
Op de vraag wat in de praktijk de consequenties zijn van het gebruik van vergadersystemen, kan men dus antwoorden dat grote en onderling verschillende groepen in korte tijd een grote hoeveelheid ideeën kunnen bedenken, structureren en evalueren. Het aantal deelnemers kan verder worden vergroot wanneer de browser wordt gebruikt om op verschillende plaatsen en tijden samen te werken. De praktijk leert dat de nadruk gelegd moet worden op de voorbereiding van de juiste elektronische agenda. Dit vraagt om sociaal communicatieve kwaliteiten van de toepasser. Het vooraf analyseren van de groepsdynamiek en het tijdens de bijeenkomst kunnen inspelen op veranderingen leidt tot convergentie in plaats van divergentie. Dat wil zeggen het risico van traditionele brainstormsessies waarin steeds meer problemen op tafel komen, neemt zeer sterk af.
Door een vergadersysteem zijn de plaats, het aantal deelnemers of zelfs de tijd niet meer de bepalende factoren voor een succesvolle samenwerking. Van groter belang is hoe vergadersystemen als hulpmiddel worden uitgebuit om de interactie tussen de deelnemers te versterken.

Drs. ing. Hans Mulder is werkzaam bij de VIAgroep NV in Rijswijk. Floor Zoeteman is directeur van MicroPraktijk in Gorinchem.
Ontwikkelingsfasen vergadersystemen
Vergadersystemen zijn gericht op het organiseren en structureren van informatie en het bedenken, verduidelijken en evalueren van ideeën door groepen. Vanaf de jaren zeventig wordt door universiteiten geëxperimenteerd met vergadersystemen. Sinds deze tijd hebben vergadersystemen een aantal ontwikkelingsfasen doorlopen.
Fase 1: Academisch onderzoek
De ontwikkelaars van de eerste vergadersoftware waren meestal medewerkers van een universiteit. Met name de Universiteit van Arizona heeft een voortrekkersrol vervult. De toepassing van vergadersystemen was zeer complex van aard. Deze complexiteit is eenvoudig af te meten aan het aantal promoties dat hierop is gedaan. Van dit baanbrekend onderzoek wordt nog steeds dankbaar gebruik gemaakt. De wetenschappelijke benadering heeft echter naast voordelen ook beperkingen. De noodzakelijke afstand tussen de onderzoekende voorzitter en de deelnemers verandert een vergadering met interactie tussen de deelnemers regelmatig in een elektronische enquête, die als doel lijkt te hebben het verzamelen van onderzoeksgegevens. De resultaten worden niet direct door de groep geanalyseerd, maar vaak pas later door de onderzoeker achter zijn bureau.
Daarnaast wordt het concept anonimiteit vaak strikt toegepast, elke deelnemer zit verscholen achter zijn PC, afgeschermd van de rest om ’afkijken’ te voorkomen. Door deze opstelling kunnen de deelnemers elkaar niet of moeilijk zien, hetgeen eveneens de interactie beperkt. Ook de academische vergadersoftware heeft beperkingen zodat het direct uitvoeren van een ad hoc-stap niet altijd mogelijk is.
Fase 2: Management-consultancy
De tweede stap in de ontwikkeling van vergadersystemen is de toepassing door gerenommeerde adviesbureaus. Net zoals bij de universiteiten staan ook hier de computerfaciliteiten centraal, dat wil zeggen de deelnemers dienen naar een speciaal ingerichte vergaderruimte te komen. Mede door de grote financiële investeringen in faciliteiten, apparatuur, software en training in het gebruik ervan, die bij elkaar een kwart miljoen gulden of meer bedragen, werden de vergaderkamers met enige trots omgedoopd tot ’Group Decision Room’, ’de Versnellingskamer’, ’Media Plaza’ of ’het Inventorium’. Hoewel vergadersystemen gebruikt worden om organisatieverandering te ondersteunen, blijft het gebruik ervan beperkt tot de group decision room van de getrainde adviseur. De verspreiding van de toepassing van vergadersystemen is navenant en beperkt zich in de regel tot strategische ’hei-’sessies van managers, tot swot- of balanced scorecard-analyses.
Fase 3: Praktische toepassing
Momenteel wordt een derde stap gezet, namelijk de praktische toepassing van vergadersystemen op de locatie van organisaties, bijvoorbeeld in het primaire bedrijfsproces, bij kwaliteitsborging en software-ontwikkeling. Deze stap is mogelijk door de lagere kosten van apparatuur en software, maar ook doordat het gebruik vereenvoudigd is. De oorspronkelijk academische en complexe vergadersystemen zijn vereenvoudigd tot drie bouwstenen: de elektronische brainstorm, de flipover en het scoreboard.
Presentatiesystemen, zoals persuasion en powerpoint, hebben reeds alle ontwikkelingsfasen doorlopen. Bij de introductie van deze systemen midden jaren tachtig, werden deze in eerste instantie ook beschouwd als high tech. Aparte, te verdonkeren presentatieruimten werden speciaal hiervoor ingericht met een dure beamer waarvoor een lichtopbrengst verhogend projectiescherm nodig was. Bij de eerste kennismaking met een presentatieruimte kreeg de bezoeker daardoor het gevoel in de bioscoop te zitten om plaatjes te kijken. Naast de indrukwekkende faciliteiten, had de introductie ook een aantal negatieve aspecten tot gevolg: de spreker richt zich tot de projector en legt de nadruk op de technische mogelijkheden, zoals het tonen van animaties, in plaats van op interactie met het publiek. Hierdoor waren veel presentaties een vorm van knoppen drukken en het oplezen van bullets.
Tegenwoordig heeft de technische vorm van presentaties zijn glans verloren, mede omdat iedereen tegenwoordig zelf kan beschikken over een laptop met powerpoint en portable beamer. De nadruk van presenteren komt (weer) te liggen op communiceren: het continu verduidelijken van de boodschap en zorgen dat het idee, het gevoel en de bedoeling overkomen. Presentatiesystemen kunnen die boodschap versterken. Het is de verwachting dat vergadersystemen door het wegvallen van financiële drempels dezelfde ontwikkeling zullen doormaken.
 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Laat de klantenservice je terugbellen!