Beheer

Infrastructuur
zarafa

Zarafa’s Webmeeting maakt videoconference overbodig

15 februari 2012

 

Geert Tichelaar is een Linux-man. Toen hij in 1999 als systeembeheerder van Boom Regionale Uitgevers in Meppel aan de slag ging, draaide de mailomgeving daar al op Linux. Maar de prettig simpele popboxen waren niet probleemloos. “De mail stond op de pc en als die crashte, was je alles kwijt”, vertelt Tichelaar. “Omdat ik de mailomgeving op Linux wilde houden ben ik op zoek gegaan naar een mailpakket waarmee we mappen en mail konden delen, maar de mail wel op de server bleef staan. Toen stuitte ik op Zarafa. Ik heb het eerst privé aangeschaft om er ervaring mee op te doen. Per 1 januari 2008 zijn we hier bij Boom met Zarafa begonnen.”

Boom Regionale uitgevers was destijds één van de grootste klanten van Zarafa. Voor Tichelaar, die ICT-coördinator werd en sinds kort tot hoofd ICT van Boom Uitgevers promoveerde, is het mooie van het product dat hij via de command line grip op de zaak kan houden. “Het is snel en stabiel, we hebben er nooit problemen mee gehad. Wel eens wat kleine bugjes, maar als we die melden, worden ze snel opgelost in een nieuwe release. Zarafa brengt je snel op de hoogte van nieuwe dingen. Dat is prettig.”

Zo ging het ook met Spreed, de nieuwe geïntegreerde webmeetingplugin voor videoconferencing. Zarafa zei tegen Tichelaar: ‘Dit is wel iets voor jullie, omdat jullie meerdere vestigingen hebben. Kijk er maar eens naar.’

Open source

Naast de directe betrokkenheid van Zarafa als leverancier, is Tichelaar blij met de manier waarop Zarafa omgaat met de opensourcecommunity rond de producten. “Los van Zarafa worden dingen ontwikkeld die hun weg vinden naar het product. Iemand schreef iets waarmee je redelijk makkelijk de mailprullenbak van elke gebruiker automatisch kunt legen. Je kunt het op command line scripten en zelf bepalen voor welke gebruikers je het wilt toepassen en hoever je daarin teruggaat. Of de oplossing voor loadbalancing over meerdere servers. Die zit nu in release 7.0, meen ik. Dat is heel grappig, iemand bedenkt iets en voor je het weet zit het er in.”

Anderhalf jaar geleden was Tichelaar voor Boom op zoek naar een ‘echte’ videoconferencing-oplossing, ‘dedicated’ in een doos. Maar omdat de directie de gevonden oplossing te duur vond, ging het niet door. “We zouden er zo 30.000 of 40.000 euro mee kwijt zijn. Dat was dan wel videoconferencing in full-HD en weet ik wat allemaal. We hadden vier of vijf systemen nodig. Ik snap de redenering van de directie wel. Het kost veel geld en de kans is groot dat we investeren in een oplossing die in één of twee jaar achterhaald wordt door nieuwe technische ontwikkelingen. Als je ziet wat bandbreedte nu kost en wat je met een full HD webcam kunt doen, dan komt het akelig dicht in de buurt. De echte systemen zijn qua reactiesnelheid natuurlijk beter. Ook als je met een grotere groep gaat praten werkt zo’n oplossing gewoon beter.”

Tichelaar had tegenover Zarafa laten vallen dat hij met videoconferencing bezig was. “Zodra ze hun Spreed-oplossing voor videoconferencing testklaar hadden is die deze kant opgekomen om te testen. Ik heb het geïnstalleerd en ben ermee gaan spelen. Dat is nu vier maanden geleden. Het beviel me goed, het is een volwassen product. Vanuit Zarafa Webaccess kan ik met één klik iemand uitnodigen om een conference call te doen. Degene aan de andere kant hoeft alleen mijn uitnodiging te accepteren. De ander hoeft daarvoor niet over Zarafa te beschikken. De door mij geüploade documenten kunnen bekeken worden en ze kunnen er ook in tekenen als dat handig is. Een camera is niet echt nodig, eenrichtingsverkeer kan ook prima.”

Tichelaar kwam er eerder in zijn loopbaan achter hoe fijn videoconferencing kan zijn. “Ik werkte bij een audiovisueel bedrijf dat het Medisch Centrum Leeuwarden als klant had. Het MCL kocht 12,5 jaar geleden het videoconferencingsysteem van Sony, waar je indertijd één of meer ISDN-lijnen aan kon koppelen. De hersenchirurgen van het ziekenhuis reden normaal gesproken eens in de week met een paar mensen naar Groningen om met de vakgenoten daar te overleggen. Met het VC-systeem konden ze samen naar een CT-scan van een patiënt kijken en erover van gedachten wisselen. Dat was het moment waarop ik dacht ‘dit heeft gewoon enorme meerwaarde’. Juist voor de korte overlegjes. Niet zozeer voor de lange overleggen of vergaderingen. In de praktijk lukt het vaak niet om in de auto te stappen om een half uurtje te overleggen.”

Tichelaar ziet voor Boom Uitgevers een goede toepassing van videoconferencing voor de ondernemingsraad, waar hij voorzitter van is. De OR vertegenwoordigt alle werkmaatschappijen: Boom Regionale Uitgevers (BRU) in Meppel, Boom Uitgevers (Juridisch en Fiscaal) in Den Haag, Boom Lemma en Koninklijke Boom Uitgevers te Amsterdam. Videoconferencing is volgens Tichelaar vooral handig voor de kleine zaken tussendoor. “Ik word wel eens gebeld door de directie die iets wil met BRU, met de vraag wat de OR ervan vindt.

Semi face-to-face

Dan kan ik een paar telefoontjes plegen, maar het lijkt me erg prettig om daar VC voor te gebruiken. Dat je even met de documenten erbij, semi face-to-face kunt overleggen. Om de agenda samen te stellen of te bespreken bijvoorbeeld. Daarnaast vergaderen we regelmatig in Den Haag of Amsterdam en dat blijven we gewoon doen.”

De OR is ongeveer tien man groot en komt eens per maand bij elkaar, eens in de twee maanden met de directie. “Voor de tussendoor dingen gebruiken we Spreed en dat is waardevol. Een half jaar terug hadden een issue met de OR en toen hebben we een telefonische conferentie opgezet. Dat werkte al heel aardig. Met documenten en beeld erbij wordt het alleen maar beter. Hetzelfde geldt voor de financiële administratie. Onze controller gaat met enige regelmaat van Meppel naar Den Haag of Amsterdam. Dat is een tijdrovende zaak en alleen gunstig als je voor een langer durend overleg gaat. Voor korte vragen, met een Excelsheet waar samen naar gekeken kan worden erbij, is het ideaal. Het heeft volgens mij echt een positief effect op de productiviteit van mensen.”

Tichelaar heeft ook naar Skype gekeken, maar er niet voor gekozen. “Het verschil tussen Skype en Zarafa is dat Spreed een geïntegreerde oplossing is. Dat maakt het heel gemakkelijk om mensen uit te nodigen. Als degene aan de andere kant de uitnodiging accepteert, komt ‘ie meteen in de omgeving waar je kan delen en documenten kunt zien. Links op het scherm zijn de beelden van de camera’s van de deelnemers te zien. Rechts in beeld zijn de documenten te zien. Dat is het grote verschil.”

Spreed is ook eenvoudiger dan Skype. “Als je wil Skypen moet je het allebei aan hebben staan. Ik moet jou vooraf per telefoon of mail uitnodigen of een Skype-sessie inplannen. Dan kunnen we Skypen. Ik moet ook je Skype-accountgegevens kennen. Met Spreed kan ik je via de mail een uitnodiging sturen. De ontvanger klikt op de link in het mailtje en dan start de videoconferencecall. Dat is eenvoudiger. Met Spreed kun je natuurlijk ook voor morgenmiddag 14:00 uur een gesprek plannen. Degene die de uitnodiging verstuurt kan documenten uploaden door ze als attachment bij de uitnodiging te voegen. Een pluspunt van Zarafa is dat die stukken volledig versleuteld zijn en na afloop van de sessie worden vernietigd. Het is ook mogelijk om tijdens de sessie documenten te uploaden.”

Capaciteit breedband

Over de consumptie van breedbandcapaciteit maakt Tichelaar zich geen zorgen. “Het is een Skype-achtige verbinding die niet veel nodig heeft. Bovendien hebben we het voordeel dat de webservers hier in huis staan en er ruim voldoende capaciteit voorhanden is.” Tichelaar wil budget reserveren voor de aanschaf van de Spreed-licentie. Nu is de gratis versie voor drie users in gebruik. “Ik moet het nog wel met de directie overleggen. Ik ben op dit moment eigenlijk de enige gebruiker en we redden het met drie gratis licenties. Maar duur is de licentie niet. Als we de licentie hebben kunnen we er met het hele bedrijf gebruik van maken. Tot nu toe heeft Tichelaar er nog niet in geïnvesteerd. “De camera’s die we gebruiken zitten in laptops, maar ik zie het wel gebeuren dat we in de conferentieruimten wat betere camera’s neerzetten als het zover is.”

 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Laat de klantenservice je terugbellen!