Management

Zakelijke software

Vopak: over tien jaar geen systeem meer in huis

11 januari 2013

De business van Vopak, ’s werelds grootste dienstverlener in opslag en overslag van vloeibare olieproducten, chemicaliën en gassen, is lastig te vangen in de functionaliteit van een standaard ERP-pakket. De voorraad van Vopak groeit bijvoorbeeld als er een opslagdienst wordt verkocht. Voor een ERP-pakket is het ook lastig wanneer voorraad groeit en krimpt onder invloed van temperatuurwisselingen. Bovendien zit er voorraad in pijpleidingen tussen de voorraadpunten waar een ERP-pakket mee werkt. Dit soort afwijkende karakteristieken van Vopaks core business maakten talloze modificaties aan JD Edwards, het ERP-pakket dat Vopak gebruikt, onvermijdelijk. “Er zitten 100 tot 150 manjaren maatwerk in de ‘Named Event Rules’ van JD Edwards,” zegt Lambert Caljouw, enterprise architect van Vopak. “Al dat maatwerk is ons steeds meer gaan hinderen. Wijzigingen kosten steeds meer werk en duren lang, upgrades zijn niet meer mogelijk of te kostbaar. Niemand durft nog aan het gedrocht te komen.”

Op dit moment zit customer order management, waar de meeste modificaties in zijn aangebracht, facturatie en voorraadbeheer nog in JD Edwards. CRM, HR en maintenance management zijn er al uit gehaald en worden nu gedaan met cloudbased applicaties. Het financiële systeem wordt momenteel vervangen door een nieuwe, aparte JD Edwards-instance, los van het grote ERP-pakket. Caljouw: “Op zich beviel JD Edwards de mensen van financiën prima, maar dan wel los van het grote trage geheel.”

Werkt het ERP-pakket met al het maatwerk naar behoren?
“Het is een effectief systeem, we kunnen alle Vopak-business erin doen. Maar het is verre van efficiënt. De gebruikersinterface voor order entry bijvoorbeeld, wordt gebruikt door vijftig verschillende terminals overal in de wereld. Maar terminals verschillen sterk in omvang en complexiteit. De ene terminal krijgt twee maal per week een schip en vier vrachtauto’s per dag op bezoek. Maar op de Londen Terminal, van waaruit we de brandstofdistributie voor heel de stad Londen organiseren, rijden dagelijks 600 trucks rond. Beide ‘plants’ maken van dezelfde applicaties en interfaces gebruik. De drie man op een simpele terminal in Peru, moeten dezelfde schermen met keuzen en complexiteit door als de mensen in Londen. We zijn maanden verder voor we iemand getraind hebben zodat hij fatsoenlijk met het JDE-systeem kan werken.”

Wanneer wilt u het ERP-pakket uitschakelen?
“We denken aan 2018. Het is een compleet ERP-systeem, waar we maar een klein deel van gebruiken. Toch hebben we een organisatie van tien man nodig om het in de lucht te houden. Het is niet flexibel en kostbaar. In 2009 hebben we een architectuurstudie gedaan, waar de nieuwe richting met de set lossere applicaties en een event driven architecture (EDA) uit is gekomen. Applicaties publiceren via webMethods hun business events in de vorm van berichten op de enterprise service bus. Andere applicaties zijn geabonneerd op deze berichten en krijgen op die manier informatie over orders, producten, klanten, medewerkers en onderhoud. We zijn nu drie jaar onderweg.”

Waarom een event driven en geen service oriented architecture?
“De beschikbaarheidseisen van de nieuwe cloudoplossingen lagen ver uit elkaar. CRM On Demand van Oracle bijvoorbeeld kent reguliere onderhoudswindows van 4 uur in een weekend, wat geen enkel probleem is voor onze CRM-processen. Wanneer het ordermanagementsysteem afhankelijk zou zijn van services van het CRM-systeem, dan komt dat onderhoud altijd ergens slecht uit, omdat we een 24-uurs bedrijf zijn. In een event driven architecture maakt het voor een ordersysteem niet uit dat de CRM-applicatie een paar uur niet beschikbaar is, omdat het gewoon verder kan werken. Het ordermanagementsysteem is geabonneerd op de ‘business events’ die het CRM-systeem publiceert en heeft de voor ordermanagement relevante klantinformatie in zijn eigen gegevensstructuur opgeslagen. Dus we gebruiken de event driven architecture om de afhankelijkheid van de applicaties onderling te verminderen.

Het tweede argument is dat er minder aanpassingen aan de applicaties nodig zijn. De EDA zorgt ervoor dat de business events, bijvoorbeeld nieuwe klantinformatie, op de achtergrond aan het ordersysteem beschikbaar worden gesteld. Het ordersysteem heeft de relevante klantinformatie in zijn standaard klantentabel en kan via zijn standaardfunctionaliteit met klantinformatie werken. Dat geldt ook voor de andere applicaties.

Het derde voordeel is dat we niet op een altijd ongeschikt moment gegevens uit productiesystemen hoeven te downloaden naar ons datawarehouse. Business events druppelen min of meer real time het datawarehouse binnen, zonder onderbreking van het productieproces. Daarom past een event driven architecture veel beter bij ons dan een service oriented architecture (SOA). Dat neemt niet weg dat we natuurlijk wel gebruik maken van allerlei SOA-principes en -technieken. We werken met XML-berichten, roepen webservices aan om informatie in een applicatie te krijgen en gebruiken het Simple Object Access Protocol (SOAP) voor berichten. Toch is de manier van werken echt anders. Het mechanisme waarmee we informatie distribueren van en naar applicaties, is event driven of ‘publish-subscribe’. De SOA-manier wordt ook wel als ‘request-reply’ getypeerd.”

Hoe bevalt de EDA-aanpak?
“Prima, al hebben we wel een aanloop nodig gehad. Voordat je een EDA kunt realiseren moet je een gedegen ontwerp maken om verrassingen te voorkomen. We hebben daarom de procesmodellen, communicatie en de conversatie tussen de applicaties gemodelleerd in ARIS van Software AG. De ‘devil’ zit daarbij echt in de details. Technisch gaat het goed. Ook als een applicatie even niet werkt, zorgt webMethods wel dat het bericht uiteindelijk toch afgeleverd wordt. Maar als er een kink in een businessproces optreedt, dan moet de berichtenstroom hiervoor wel gedefinieerd zijn.”

Waren er op procesniveau veel aanpassingen nodig?
“Dat viel erg mee omdat we per domein hebben gezocht naar de applicatie die het bestaande proces het best ondersteunt. We hebben de implementatie van de pakketten wel aangegrepen om de processen uniform te maken of op een hoger plan te tillen. Maintenance management wilde bijvoorbeeld veel meer preventief onderhoud doen. Want als je weet dat een bepaalde pomp in Singapore steevast iedere twee jaar kapot gaat, dan kun je in Brazilië preventief onderhoud doen door de pomp elke anderhalf jaar te vervangen. Die verbeteringen van de processen hebben wel impact op de organisatie. We hebben de berichten gemodelleerd op het proces, en niet het proces gemodelleerd op het pakket of de berichtenstroom.”

Hoe groot is de integratie-inspanning die in het kader van de event driven architecture geleverd moet worden?
'Er zitten grote verschillen in de integratiemogelijkheden van applicaties. Sommige applicaties kunnen alleen door komma’s gescheiden waarden in bestanden exporteren of importeren. In dat geval moet de integration server die bestanden vertalen in berichten die op de enterprise service bus worden herkend. De meest geavanceerde applicaties bieden zelf webservices om informatie te sturen of op te halen en dat werkt veel directer. Bij de keuze van applicaties kijken we natuurlijk goed naar de integratiecapabilities van de pakketten.”

Wat is de volgende stap?
“Op dit moment onderzoeken we de mogelijkheden om de event driven architecture te combineren met een Business Process Management-aanpak (BPM). De vraag is daarbij of we er een userinterface kunnen bouwen over meerdere back-end applicaties. Hiermee ziet de gebruiker in een oogopslag welke klant het betreft (CRM), wat de order behelst (ordermanagementsysteem), in welke tanks het product zich bevindt (terminalmanagementsysteem), welke specificaties het betreffende product heeft (productregistratiesysteem) en of eventueel onderhoud wordt uitgevoerd (maintenance managementsysteem). Dat betekent wel dat er rechtstreeks informatie opgevraagd moet worden uit deze systemen, dus toch op een SOA-manier. Wellicht kunnen we caching inzetten om afhankelijkheden te reduceren. Ik ga ervan uit dat we BPM ook gaan inzetten om sneller proceswijzigingen door te voeren, te differentiëren op verschillende terminals en om business activity monitoring te doen. Dan kunnen we key performance indicators op individuele processtappen zetten en alerts genereren zodat we pro-actief naar onze klanten kunnen communiceren.”

Is het duur geweest, deze reis van Vopak om hier te komen?
“Ik denk dat we in totaal niet goedkoper uit zullen zijn dan met een centrale installatie van SAP of JDE. Als je alle licenties bij elkaar optelt, zul je wellicht hoger uitkomen dan wanneer je één SAP-licentie zou pakken. Maar de ‘business benefits’ die we er mee halen zijn ook vele malen groter dan met het centrale systeem.

Belangrijk bijkomend voordeel van deze aanpak is dat er een duidelijker eigenaarschap van de applicaties bij de business ligt. De implementaties van de applicaties zijn echte businessprojecten. Als ons CRM-systeem er nu uit ligt, krijgt de global director sales en marketing hoofdpijn, en niet zozeer onze CIO. Voorheen voelde niemand in de business zich eigenaar van JDE.”

Hoe verloopt bij overnames van bedrijven de aansluiting van de systemen op de EDA?
“Dat was in het verleden erg ingewikkeld. We moesten daar JDE implementeren en de bestaande systemen eruit gooien. Wat we nu willen, is dat de systemen van dat bedrijf zo snel mogelijk hun berichten gaan publiceren en dat is snel te realiseren. Dan is het een kwestie van een dashboard configureren en dan werken ze met dezelfde schermen. Daarna kunnen we op ons gemak gaan kijken of het terminalmanagementsysteem vervangen moet worden of niet, of dat er een ander CRM-pakket nodig is. We hebben nu dus heel snel een vorm van controle over zo’n nieuwe terminal. Uiteindelijk moeten de klantgegevens in het centrale CRM-systeem komen, maar dat kunnen we gecontroleerder doen.”

Hoe ziet u de toekomst van Vopak?
“Ik voorzie dat we op termijn alleen maar cloudapplicaties hebben, met uitzondering van de terminalmanagementsystemen. Daarnaast denk ik dat ook onze klanten en leveranciers berichten naar ons sturen en van ons ontvangen via de enterprise service bus. Over een jaar of tien denk ik dat wij geen fileservers en printservers meer in huis hebben. Dat we geen systemen meer in huis hebben draaien. Ook niet specifiek voor ons gehost bij een provider.”

 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Laat de klantenservice je terugbellen!