Verhuizing was omvangrijke ICT-migratie
Ten Hagen Stam (THS) zat op twee locaties in Den Haag en Deventer. Het nieuwe moederbedrijf Sdu verhuisde zelf pas een jaar geleden naar twee Haagse nieuwbouwlocaties aan de Beatrixlaan (‘Centre Court’) en de Binckhorstlaan. Beide Sdu-gebouwen boden onvoldoende plaats voor alle nieuwkomers. Voor een deel van de voormalige THS-medewerkers is dan ook extra kantoorruimte gehuurd in de kantoortoren Prinsenhof, dichtbij de hoofdzetel Centre Court. In totaal moesten 300 werkplekken, waarvan zo’n 80 in Deventer, in de Sdu-organisatie van 600 bureaus worden geschoven. Om plaats te maken in de bestaande gebouwen, was bovendien een interne verhuizing van 250 werkplekken bij Sdu nodig. De ICT-afdelingen van de twee te integreren organisaties stond een zware maar boeiende klus te wachten. Een meevaller was dat de centrale infrastructuur in beide bedrijven goed gedocumenteerd was. Bij Sdu dankzij de verhuizing van een jaar geleden, bij THS door de recente ontvlechting van het moederconcern Wolters Kluwer. Peter van den Heuvel, manager IT & Realisatie: "De uitdaging zat vooral in het moeten integreren van twee infrastructuren. We hebben van tevoren goed nagedacht over de aanpak van die integratie en over de deelgebieden die in het geding waren, en dan vooral naar de kritische deelgebieden." Firewall Vier aspecten stonden centraal in de IT-migratie. Om te beginnen de internettoegang inclusief firewall, met faciliteiten zoals virtual private networks (VPN’s) voor thuiswerkers en mobiele verkoopmedewerkers. Verder het Wide area netwerk (Wan) voor uitwisseling met de vestiging in Deventer en externe partijen zoals drukkerijen. Tussen de drie Haagse kantoren lopen 1 gigabit-glasvezelverbindingen, ook zijn Prinsenhof en Centre Court nog draadloos gekoppeld. Een derde deelgebied betrof het Local area netwerk (Lan), dat moest worden uitgebreid naar de bijgehuurde kantoorruimte. De nieuwe infrastructuur is opgezet in de vorm van een aantal virtuele LAN’s. Van den Heuvel: "Binnen het bestaande Sdu-netwerk hebben we een logisch netwerk gedefinieerd en daarbinnen de THS-omgeving geplaatst. Die aanpak geeft ons de ruimte per applicatie te bekijken of we die willen opnemen in de bestaande Sdu-infrastructuur, of dat we alleen de gegevens migreren en de applicatie uitfaseren." E-mail kreeg speciale aandacht: "De Microsoft Exchange-omgeving heeft altijd wat moeilijke punten bij het kopiëren en verhuizen van mailboxen. Als gebruiker kun je zelf heel veel met zo’n mailbox, maar voor het systeembeheer zijn de mogelijkheden beperkt." Verhaal apart Telefonie vormt een verhaal apart. Terwijl Ten Hagen Stam over een weliswaar moderne, maar traditionele ISDN-telefooncentrale beschikte, was Sdu vorig jaar kort na zijn eigen verhuizing overgestapt op ‘voice over IP’ (VoIP). Het data- en telefoonnetwerk waren daarbij geïntegreerd: naar ieder bureau loopt nog maar één kabeltje voor computer en telefoon. Dat opent tal van nieuwe mogelijkheden, die nog maar ten dele zijn geïmplementeerd om de organisatie niet te ‘overvoeren’ met technologische noviteiten. De verhuizing betekende voor Ten Hagen Stam ook de overgang van KPN naar Sdu’s telecomprovider Colt Telecom. Vorige week donderdag was het dan zo ver. Aan het eind van de werkdag ging in het oude gebouw van Ten Hagen Stam ‘de stekker eruit’ voor de meeste medewerkers, met uitzondering van dagblad Cobouw dat vrijdag nog een krant moest produceren. Een ICT-team van verhuisbedrijf UTS Voerman zorgde voor het loskoppelen van alle bureau-pc’s en deed het omgekeerde op de nieuwe werkplekken. De daaropvolgende nacht, van vrijdag op zaterdag, waren de servers aan de beurt. Voor de verhuizing hiervan waren externe partijen te hulp geroepen. Van den Heuvel: "Toevallig had zowel Sdu als THS voor de serverrange van HP gekozen. Samen met HP hebben we een gedetailleerd verhuisplan gemaakt, waarbij 19-inch serverracks exact waren ingedeeld. Daar zat een heel strakke regie op." Vooral het netjes en strak bekabelen van de serverracks is een specialistische en tijdrovende klus. Modules zijn daardoor bij storingen makkelijk te vervangen zonder dat er een onontwarbare kabelkluwen ontstaat. Vanaf zaterdagmiddag liepen helpdeskteams alle nieuwe werkplekken af om pc voor pc te controleren, printerinstellingen te testen en dergelijke. Op zondag gaf de ICT-afdeling de systemen vrij zodat eindgebruikers ze desgewenst konden komen testen. Daarbij deden zich al direct problemen voor; problemen die zich tot de maandagochtend zouden uitstrekken. Falend script De bedoeling was dat de verhuisde medewerkers op 6 december een vlekkeloos functionerende computer zouden aantreffen. Helemaal gelukt is dat niet, erkent Van den Heuvel. De inloginstructies voor gebruikersnaam en wachtwoord bleken niet te kloppen en na drie mislukte pogingen blokkeerde het systeem. Oorzaak: een falend script voor de invoering van alle inlogcodes in het Sdu-netwerk. Van den Heuvel: "We hadden wel getest met een paar namen vooraan het alfabet, maar het script bleek verderop door onbekende oorzaak te zijn gestopt." De helpdesk had hierdoor maandag handenvol werk om gebruikers via een ‘workaround’ toegang te geven. Een onaangename verrassing was ook het plotseling wegvallen van de toegang tot internet voor de redactie van Automatisering Gids. Een misverstandje, zo bleek: het was de ICT-afdeling niet bekend dat de redactie voor haar werk niet zonder internet kan. Tot de kleinere ongemakken behoort verder een overenthousiast spamfilter dat een groot deel van de elektronische post, ook van bonafide afzenders, naar een aparte inbox met ‘verdachte’ mailtjes dirigeert. Toch is Van den Heuvel tevreden over het verloop van de ICT-migratie. Maar de klus is zeker nog niet volledig geklaard. THS gebruikte als ERP-systeem het pas kortgeleden opgeleverde Klopotek, terwijl Sdu het Britse product Vista inzet. De conversie naar één ERP-systeem moet al op 1 januari 2005 rond zijn. Ook voor andere systemen, zoals de mailservers, zal nog een consolidatieslag plaatsvinden. ICT’ers van Sdu, hier in de weer met het ontkoppelen van apparatuur, in het oude pand van TenHagen&stam. foto: de beeldredaktie/jiri buller