Beheer

IT beheer

Tien manieren om IT-kosten te verlagen

20 september 2013

IT-organisaties proberen op veel manieren de kosten te verlagen. Projecten worden stopgezet, salarissen bevroren, contracten met externe medewerkers beëindigd en upgrades of vervangingen worden uitgesteld. Het zijn snelle ad-hocmaatregelen die voorbijgaan aan de kern van het probleem, namelijk: hoe verhogen we de efficiency van de IT-organisatie en hoe optimaliseren we het gebruik van bestaande resources? Vragen die hiervoor beantwoord dienen te worden zijn bijvoorbeeld: welke applicaties zijn het belangrijkst voor het bedrijf waarin we moeten investeren en welke zouden kunnen worden uitgefaseerd? Welke IT-resources zijn betrokken bij de levering van een applicatie (of IT-dienst) en worden deze wel efficiënt gebruikt?

De mogelijkheden om kosten van de IT-dienstverlening te verlagen liggen vaak voor het oprapen als men ten minste de moeite neemt om gestructureerd het IT-landschap onder de loep te nemen. Dat betekent in kaart brengen welke applicaties er zijn, welke IT-infrastructuur daarbij hoort, wie gebruik maakt van de applicatie, welke licenties en contracten afgesloten zijn, enzovoort.

Welke maatregelen kan men nemen om de IT-kosten structureel te verlagen? Ik noem er tien.

1. Elimineren van overcapaciteit

Het aantal servers en databases in de IT-infrastructuur bepaalt voor een belangrijk deel de hoogte van de operationele IT-kosten. Het is verrassend te constateren dat bij de gemiddelde IT-organisatie van hooguit vijftig procent van de servers bekend is bij welke applicatie (of IT-dienst) deze eigenlijk hoort. Veel servers en databases worden bovendien niet of nauwelijks meer gebruikt. Het gaat dan bijvoorbeeld om servers van uitgefaseerde applicaties, ongebruikte ontwikkel- en testomgevingen of servers die gebruikt werden voor projecten maar niet zijn teruggegeven. Het identificeren van ongebruikte servers en databases is dan ook een van de belangrijkste mogelijkheden om kosten te besparen.

Naast ongebruikte servers en databases is er ook vaak sprake van overcapaciteit per server, denk aan te veel storage-allocatie en te zwaar gedimensioneerde systemen (aantal core/CPU). Hiervoor is het noodzakelijk dat per server de gemiddelde bezettingsgraad wordt gemeten om zodoende overcapaciteit te signaleren.

Als het aantal transacties tijdens de economische recessie afneemt zou ook de capaciteit en daarmee de hosting- en beheerkosten moeten afnemen. Flexibilisering van de IT-infrastructuur is hiervoor gewenst, zodanig dat deze kan meegroeien of krimpen al naargelang het gebruik.

2. Migreren naar interne/externe cloud

Veel applicaties draaien nog steeds op eigen hardware in plaats van gebruik te maken van virtuele omgevingen zoals VMware. Door virtualisatie kan IT-capaciteit optimaal verdeeld worden over de diverse applicaties. Daarnaast zouden steeds meer applicaties als SAAS door de leverancier aangeboden kunnen worden, waarbij de gehele technische infrastructuur de verantwoordelijkheid wordt van de leverancier.

3. Rationalisatie van het applicatieportfolio

De hoge kosten van IT worden voor een groot deel veroorzaakt door de omvang en complexiteit van het applicatieportfolio. De IT-organisatie heeft door de jaren heen nauwelijks sturing gegeven aan de selectie en uitrol van nieuwe bedrijfsapplicaties. Het gevolg is een enorme hoeveelheid aan applicaties die gezamenlijk een zeer complex landschap vormen met veel interfaces en afhankelijkheden. Applicatie Portfolio Management (APM) is een belangrijke randvoorwaarde om hier grip op te krijgen en het aantal applicaties in het portfolio te verminderen om zodoende de kosten te verlagen.

Veel applicaties zouden eigenlijk al uitgezet moeten zijn of vervangen moeten worden door een andere toepassing. Maar toch blijft de oude omgeving gewoon nog enige tijd doordraaien met extra kosten tot gevolg. Men moet echt actief gaan sturen op het tijdig uitzetten van bedrijfsapplicaties (decommission-planning) anders blijven applicaties nog vele maanden zo niet jaren operationeel.

4. Investerings- en project­portfoliomanagement

Jaarlijks wordt een groot deel van het IT-budget besteed aan het onderhouden en aanpassen van bestaande applicaties in het portfolio. Dit betreft benodigde upgrades, herstellen van bugs, nieuwe functionele wensen door veranderde bedrijfsomstandigheden of aanpassingen als gevolg van nieuwe wet- en regelgeving. Men zal versteld staan hoeveel van het IT-budget wordt besteed aan applicaties die eigenlijk niet meer strategisch zijn of binnen afzienbare termijn eigenlijk zouden moeten worden uitgezet. Veel projecten slagen er bovendien niet in om de verwachte resultaten op te leveren. Daarnaast wordt er te veel functionaliteit geïmplementeerd die in de praktijk niet of nauwelijks gebruikt wordt of niet essentieel is voor het behalen van de doelstellingen.

Het is daarom van belang om een betere selectie te maken van alle projecten en aanvragen voor wijzigingen, nieuwe releases en investeringen in nieuwe applicaties.

Om dit te realiseren is een geïntegreerde aanpak noodzakelijk van zowel applicatie- als projectportfoliomanagement. Op deze wijze worden investeringen en projecten afgestemd op het doellandschap zoals vastgelegd door applicatieportfoliomanagement.

5. Verlagen serviceniveaus (aanpassen SLA)

Als er eenmaal een gedegen inventarisatie van aanwezige applicaties is uitgevoerd moet vervolgens bepaald worden hoe belangrijk deze toepassingen zijn voor de bedrijfsvoering. Kosten kunnen bespaard worden door eens kritisch te kijken naar de bijbehorende contracten en SLA’s met leveranciers. Voor veel applicaties en servers is namelijk een te hoog serviceniveau afgesproken. Vaak zijn er genoeg mogelijkheden om de SLA’s aan te passen om zodoende kosten te besparen.

6. Licentiebeheer

Licentiebeheer is altijd een ondergeschoven kindje geweest bij de IT-organisatie. Te vaak worden te veel of verkeerde licenties aangeschaft. Het actief bijhouden van licentierechten (en voorwaarden) en het meten van daadwerkelijk gebruik zal kostenverlagend werken. De IT-organisatie zal een inventarisatie moeten maken van de aangeschafte licenties en deze vergelijken met de daadwerkelijk geïnstalleerde (of gebruikte) software.

In veel gevallen hebben gebruikers nog toegekende rechten tot bedrijfsapplicaties of lokale software waar men in de praktijk al enige tijd geen gebruik meer van maakt. Het actief opschonen van gebruikersrechten zorgt ervoor dat er licenties vrijkomen.

7.Consuminderen

Naast inspanningen aan IT-zijde zullen ook gebruikers een belangrijke bijdrage moeten leveren aan verlaging van IT-kosten. Denk aan interne Go Green-campagnes waarmee zij bewust worden gemaakt van de kosten die gepaard gaan met het gebruik van IT-middelen, en gestimuleerd worden om bijvoorbeeld minder in kleur te printen, tweezijdig te printen of er helemaal van af te zien.

Het is daarnaast van belang om gebruikers te beïnvloeden om hun consumptie te beperken. Veel medewerkers hebben software geïnstalleerd of toegang tot applicaties die men niet of nauwelijks gebruikt, of niet noodzakelijk zijn voor hun functie. Hiervoor is het nodig om gebruikers, managers en applicatie-eigenaren periodiek te confronteren met het gebruik en daaraan gerelateerde kosten (feedback). Hiervoor dient de IT-organisatie een consumptieportal in te richten die onder andere de hardware, software en rechten van gebruikers en het daadwerkelijke gebruik ervan publiceert. Als iemand bijvoorbeeld al enkele maanden geen MS Project heeft gebruikt, zal gemeld worden dat deze software wordt verwijderd. Deze kan altijd opnieuw worden aangevraagd, indien noodzakelijk.

Als medewerkers de organisatie verlaten of een andere functie krijgen moeten gebruikersrechten op applicaties worden aangepast. Het is belangrijk om een gecentraliseerde gebruikersadministratie te voeren (identity & accessmanagement) die inzicht geeft in alle rechten van gebruikers voor alle bedrijfsapplicaties. Dit laatste ontbreekt in de meeste IT-organisaties. Men heeft eigenlijk geen beeld van de rechten die gebruikers hebben op de vele honderden bedrijfsapplicaties, en of men deze rechten wel nodig heeft.

8. Factuurcontrole

Facturen van IT-leveranciers worden in de praktijk maar nauwelijks gematched met de administratie in de CMDB. Facturen moeten direct gekoppeld kunnen worden aan contracten, applicaties en configuratie-items in de CMDB (zoals servers, desktops, printers en databases). In veel gevallen wordt bijvoorbeeld nog betaald voor onderhoud van systemen die al zijn uitgezet, of er worden door leveranciers fouten gemaakt. Het gestructureerd controleren en matchen van facturen met de CMDB zal direct leiden tot kostenbesparingen en als gevolg van een beter kosteninzicht verdere besparingen mogelijk maken.

9. Structureel oplossen van problemen

Veel kosten gaan gepaard met het herstellen van incidenten en het corrigeren van fouten in applicaties. In veel gevallen hadden incidenten voorkomen kunnen worden door bijvoorbeeld beter te testen. Daarnaast wordt er te weinig tijd besteed aan het structureel oplossen van problemen waardoor dezelfde incidenten voortdurend terugkeren.

10. Automatiseren van beheertaken

Veel onderhouds- en beheertaken worden nog steeds handmatig uitgevoerd en de benodigde communicatie en coördinatie vinden nog plaats via e-mail. Als gevolg hiervan is er maar weinig grip op de uitgevoerde activiteiten en de kwaliteit ervan. Daarnaast legt het uitvoeren van al deze standaardtaken een enorm beslag op de supportorganisatie (en daarmee de kosten).

Door beheertaken te automatiseren en IT-activiteiten met behulp van een workflow-engine te coördineren kunnen IT-processen worden geoptimaliseerd, kan sneller geleverd worden en kunnen fouten worden vermeden. Denk aan workflows voor het aanvragen, autoriseren en installeren van software, en het aanpassen van gebruikersrechten.

 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Laat de klantenservice je terugbellen!