Development

Software-ontwikkeling

Succes gegevensconversie geen toeval

8 maart 2013

Door de crisis zien veel bedrijven zich genoodzaakt om te consolideren. Veel winst valt er vaak niet te behalen en schaalvergroting is dan een van de meest effectieve middelen in de strijd om kosten omlaag te krijgen. Daarnaast krijgen eigenaren regelmatig hun opvolging niet rond en verkopen hun bedrijf. Het gevolg is dat fusies en overnames vaker en op verschillende manieren voorkomen. De beschikbaarheid en kwaliteit van de IT-systemen en de daarin opgeslagen gegevens worden daarbij nog al te vaak als vanzelfsprekend gezien. Informatie en gegevens zijn echter in toenemende mate bedrijfskritisch en complex. Over het nut en de noodzaak van een gegevensconversie bij fusies of overnames is een ieder het vaak wel eens. De complexiteit van een dergelijke gegevensconversie wordt echter nogal onderschat. Een goede gegevensconversie is uiteindelijk een gecontroleerde reis met (onverwachte) uitdagingen.

De woorden migratie en conversie worden vaak door elkaar gebruikt. Een migratie is de overgang naar een nieuwe versie van dezelfde software, bijvoorbeeld van Windows XP naar Vista of hoger. Conversie daarentegen is daadwerkelijk een ‘omzetting’ van gegevens van het bronsysteem naar het doelsysteem. Een conversie uitvoeren bestaat uit het ontladen van het bronsysteem, het geschikt maken voor het doelsysteem en vervolgens het vullen van dit doelsysteem. Deze stappen zien er als volgt uit:

  1. Het extraheren uit het bronsysteem. In deze stap worden de gegevens uit het bronsysteem gehaald. Er vindt geen bewerking op de gegevens plaats, de brongegevens blijven ongewijzigd.
  2. Het transformeren volgens conversie- en bedrijfsregels. In deze stap worden de gegevens omgezet van de structuur van het bronsysteem naar de structuur van het doelsysteem (mapping). De gegevens worden nog niet in de uiteindelijke doelapplicatie ingelezen maar in een voorportaal. Dit voorportaal is een ‘proeftuin’ die op het doelsysteem lijkt. Ofwel daar gelden dezelfde bedrijfsregels.
  3. Het laden via de applicatielaag van het doelsysteem. In deze stap worden de gegevens daadwerkelijk overgezet naar het nieuwe systeem.

Afspraken

Tijdens de voorbereiding van een gegevensconversie dienen er afspraken gemaakt te worden, binnen en buiten het conversieproject. Daarmee wordt het voor de projectomgeving en voor de projectleden helder wat wanneer nodig is en wordt de kans op een succesvolle gegevensconversie aanzienlijk vergroot.

Op basis van ervaring hebben we geleerd dat er in de voorbereiding in ieder geval afspraken gemaakt moeten worden over:

  • de aanlevering van de brongegevens: formaat, medium en bijbehorende documentatie;
  • de logische en technische structuur van het bronsysteem en welke regels worden gehanteerd om de brongegevens hierop te toetsen;
  • de aanpak voor het omgaan met vervuiling; in ieder geval dient de technische vervuiling gefilterd te worden (zie kader);
  • ten slotte worden afspraken gemaakt over wat te doen met gegevens die ‘onderweg zijn’ (in portalen klaar staan) en met de gegevens van buiten zoals het GBA. En of de conversie in één keer of gefaseerd geïmplementeerd gaat worden.

Al deze afspraken worden vervolgens vastgelegd in een plan van aanpak.

Testen

Succes is geen toeval. Na een gedegen voorbereiding en de inzet van de juiste conversietooling, is het vooral veel oefenen en ‘finetunen’ met proefconversies. Dit wordt gedaan in een aparte testomgeving. Het doel hiervan is om de gegevens over te zetten met zo weinig mogelijk uitval in de productiesituatie. Als de brongegevens worden ingelezen in een nieuwe structuur, waarbij nieuwe regels gelden, zal er sprake zijn van uitval. Deze dient teruggebracht te worden tot een acceptabel niveau.

Bij de start van het transformeren van de ingeladen brongegevens wordt begonnen met een strak filter zodat alleen de vooraf gedefinieerde situaties die goed zijn, er doorheen komen, de rest wordt aangemerkt als uitval. Door in elke proefrun de probleemgevallen zorgvuldig te registreren en te analyseren, kunnen de oorspronkelijke brongegevens geschoond/verrijkt worden. Tevens kunnen er additionele regels worden toegevoegd om de uitval te reduceren. Met de proefconversies wordt de conversieprogrammatuur afgesteld, inclusief de controles op volledigheid en juistheid van de uiteindelijke conversie.

Wij pleiten ervoor om een gegevensconversie een eigen projectinrichting te geven zodat zij de aandacht krijgt die ze verdient. Vaak is het verstandig een apart deelteam in te richten met een eigen (technisch) projectleider en een duidelijke eindverantwoordelijke (acceptant) vanuit de business.

Voor het goed uitvoeren van een gegevensconversie is een plan van aanpak nodig waarin alle genoemde stappen beschreven staan. Tijdens de conversie wordt het draaiboek gevolgd. Een volgende stap wordt pas gezet na controle en accordering van de voorgaande stap door de aangewezen acceptant. Hier dient nauw op toegezien te worden door de projectleider. Het conversiedossier geeft ten slotte een volle­dige weergave van het conversieproces.

Conversietooling

Het inzetten van conversietooling kan helpen om een gegevensconversie gestructureerd, herhaalbaar en controleerbaar uit te voeren volgens het opgestelde conversiedraaiboek. Er zijn verschillende gereedschappen verkrijgbaar bij zowel grote als kleine leveranciers. De benodigde tooling kan ook door de organisatie zelf worden gemaakt. Welke gereedschappen uiteindelijk worden gekozen, is afhankelijk van de grootte van de eigen organisatie, de complexiteit en volume van de gegevens en het beschikbare budget. De gekozen conversietooling dient in ieder geval het volgende te ondersteunen:

  • De mogelijkheid om de onderkende conversiestappen los van elkaar uit te voeren.
  • Het aantonen van de juistheid van elke stap middels uitval- en controlelijsten.
  • Het kunnen vastleggen van handmatig uitgevoerde conversieactiviteiten.
  • De mogelijkheid om specifieke gegevensgroepen te converteren.
  • De mogelijkheid om specifieke personen te converteren.

Legitimatie

Het (vooraf) vaststellen van de controle-eisen en de wijze waarop zij getoetst worden is een belangrijk onderdeel van een succesvolle gegevensconversie en met name ook de legitimatie hiervan achteraf. Hoe wordt de volledigheid en juistheid van de conversie vastgesteld? Wat zijn de eisen van de accountants, toezichthouders en de business? Dit zijn vragen die beantwoord moeten worden.

Controletellingen, waarbij de aantallen in het bronsysteem gematched worden met de aantallen in het doelsysteem, aangevuld met steekproeven, maken hier onderdeel van uit. Door de acceptanten worden tevens criteria en foutenmarges vastgesteld. Hierbij dient in ieder geval bepaald te worden welke gegevens onderdeel zijn van de controletellingen en hoe ermee wordt omgegaan dat in sommige situaties gegevens beter opnieuw bepaald kunnen worden, denk bijvoorbeeld aan een bruto-nettoberekening. Voor de (proef)uitvoering(en) worden alle controle-acties eenvoudig reproduceerbaar en traceerbaar gemaakt. Niet alleen voor auditdoeleinden, maar ook voor het projectgemak en het aantoonbare succes achteraf.

Meten en weten

De meeste inhoudelijke uitdagingen voor een gegevensconversie zijn op voorhand vast te stellen (waardoor ook een betere planning gemaakt kan worden). Dit kan door middel van het uitvoeren van een gegevenskwaliteitsmeting op het bronsysteem. Vragen die daarmee beantwoord worden, zijn onder meer:

  • Staat er in de velden wat verwacht wordt?
  • Zijn gegevens dubbel opgeslagen en zo ja, welke zijn juist?
  • Zijn de definities in overeenstemming met het gebruik?

Met een dergelijke gegevenskwaliteitsmeting wordt vervuiling in de gegevens vooraf geïdentificeerd. We maken onderscheid tussen drie soorten vervuiling:

  1. Eenvoudig te detecteren is technisch vervuiling. Hiervan kan worden vastgesteld dat zij in de administratie niet voor mag komen. Denk bijvoorbeeld aan een telefoonnummer met letters.
  2. Wat lastiger te vinden is functionele vervuiling. Deze heeft betrekking op registraties, die wel kunnen maar niet mogen voorkomen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan medewerkers die een fulltime jaarsalaris hebben onder het wettelijk minimumloon.
  3. Veruit het moeilijkste vast te stellen is inhoudelijke vervuiling. Het gaat hierbij om registraties die kunnen en ook mogen voorkomen, maar die feitelijk onjuist zijn. Een voorbeeld is een medewerker die met de functie ‘directeur’ geregistreerd staat, maar feitelijk de rol van ‘administratief medewerker’ vervult.
 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Neem contact met ons op!