Management

Governance
dvd's

Standaardsoftware vereist Pay per use

De softwarebranche tobt nog met het doorberekenen van periodiek gebruiksrecht.

© Pixabay
12 december 2014

 

In de softwarebranche voor standaardpakketten en in het bijzonder in de sector ERP worden veel problemen ervaren met de manier waarop de kosten van aanschaf en onderhoud worden doorberekend. Dit heeft alles te maken met de verdienmodellen van producenten en leveranciers van standaardsoftware. In aanvang was er een forse groei van de aanschaf en vervanging van bedrijfssoftware. Het was niet abnormaal dat de licentieomzet van ERP-producenten voor 60 procent of meer deel uitmaakte van de totale omzet. Die inkomsten waren veelal voldoende om het ERP-pakket door te ontwikkelen.

Inmiddels zijn licentie-inkomsten sterk teruggelopen, mede door de economische situatie van de laatste jaren. ERP-producenten zijn steeds meer afhankelijk van hun onderhoudsinkomsten. Gebruikers van ERP-systemen krijgen steeds meer moeite met deze vorm van kosten. Zeker kleinere opdrachtgevers zitten niet te wachten op steeds maar verbeterde versies, waar zij niet om hebben gevraagd. Ook het begrip voor de wetenschap dat voor reeds ontwikkelde software (veel) betaald moet worden, neemt af. De software bestaat immers al en de leverancier hoeft alleen maar een kopie te maken. De softwarebranche reageert daarop door andere doorberekeningsmodellen te introduceren, die soms ingewikkeld zijn en waarbij gebruikers geen duidelijk verband meer zien tussen de prestatie die zij kopen en de kosten die zij betalen.

Kosten

De kosten van ERP-systemen betreffen het (door)ontwikkelen en het onderhouden van de programmatuur. In de loop der jaren gaat de ontwikkeling van software sneller (en goedkoper), maar de systemen worden ook steeds groter en complexer. Wat niet goedkoper is geworden, zijn de kosten van arbeid. De (integrale) kostprijs van mensen die software (door)ontwikkelen en onderhouden bedragen gemiddeld 50 tot 100 euro per uur. Voor het (door)ontwikkelen van een volwaardig standaard-ERP-systeem zijn 50.000 tot 100.000 uur of meer nodig. Daarbij komen de kosten van ingekochte software. Dat vindt steeds meer plaats, waarbij de producten van die software van derden ook op andere doorberekeningsmethoden overschakelen.

Om een ERP-systeem te laten functioneren blijkt per jaar circa 20 procent van die uren nodig voor adaptief, perfectief en preventief onderhoud, vermeerderd met de onderhoudskosten op ingekochte/gebruikte software van derden. Hierbij kan worden gedacht aan bugfixing, aanpassingen vanwege wettelijke eisen, wijzigingen van hardware en systeemsoftware en beheer. Ontwikkelingen op het gebied van duurzame software kan hier verandering in brengen (zie AutomatiseringGids nr. 19, 20-11-2014, pag. 30: Normalized Systems: fundamenteel nieuwe kijk).

 

Gebruiksrecht

In de praktijk blijkt dat het ‘eeuwigdurend gebruik’ (zie kader) beperkt is tot circa 10 jaar, omdat de veranderende technische, markt-, organisatorische en politieke omstandigheden softwareproducenten dwingen om volledig nieuwe pakketten te bouwen. De klant wordt in veel gevallen verplicht een nieuwe licentie te kopen voor het nieuwe pakket. Klanten kunnen overstappen naar een andere producent/leverancier, die uiteraard ook licenties in rekening brengt. Vaak introduceren producenten hun nieuwe pakketten in combinatie met een nieuw doorberekeningsmodel.

Hieraan kleven voor softwarefabrikanten/leveranciers, maar ook voor hun klanten voor- en nadelen. Voor klanten is het prettig dat er geen sprake meer is van (grote) investeringen in standaardsoftware. Een vast bedrag per maand werkt budgettair eenvoudiger en is aangenaam voor de liquiditeitspositie. En jaarlijks vooraf betalen van het onderhoudsabonnement is een stuk minder aantrekkelijk dan achteraf betalen per maand, omdat het onderhoud is opgenomen in het gebruiksrecht. Klanten zien dus geen afzonderlijke onderhoudsfacturen meer. Voor klanten is deze vorm van doorberekening een huurovereenkomst inclusief onderhoud.

Voor producenten/leveranciers pakt dit anders uit. Deze overgang kan behoorlijke liquiditeitsproblemen met zich meebrengen, omdat zij hun investeringen (eventueel) pas na jaren terugverdienen. Wel beter voor fabrikanten/leveranciers is dat het gebruiksrecht nu ‘eeuwig’ doorloopt. Trouwe klanten betalen op lange termijn meer licentie. Op zich is dit verdedigbaar, omdat bij deze methodiek klanten geen eenmalige licentie meer betalen voor verbeterde functionaliteit. Ook bij het overschakelen naar een compleet nieuw pakket (bij dezelfde producent/leverancier) is bij deze doorberekeningsmethode geen sprake meer van eenmalige licenties.

Overigens zal het wegvallen van grote investeringen in ERP-software voor bedrijven onvoldoende aanleiding zijn om van pakket en leverancier te veranderen, omdat de investering in implementatie, eventueel maatwerk en opgebouwde kennis vaak een veelvoud is van de eenmalige licentie. Wanneer het nieuwe pakket van de huisleverancier echter een compleet ander pakket is dan zijn voorganger, is dit het moment waarop klanten om zich heen kijken naar alternatieven, omdat er dan weinig verschil meer is tussen een overstap naar een ander ERP-pakket. Dan zal ook blijken of de ‘leveranciersloyaliteit’ nog steeds standhoudt.

 

 

Pay per use

Bij alle eerder vermelde doorberekeningsmethoden is het noodzakelijk dat vooraf wordt onderzocht welke modules een organisatie nodig heeft en wie er allemaal gebruik maken van die modules. Vervolgens kan worden uitgerekend wat de kosten zijn van de eenmalige licentie of het gebruiksrecht. Wanneer in de loop van de tijd meer gebruikers aangesloten worden op het ERP-systeem of gebruik wordt gemaakt van meer functionaliteit, worden aanvullende eenmalige licenties in rekening gebracht of worden de gebruiksrechten hoger.

Aan deze methode van kostendoorberekening zit voor klanten het nadeel dat de werkelijk doorberekende kosten niet overeenstemmen met het werkelijke gebruik. Uit marktonderzoek (wereldwijd) blijkt dat ongeveer 40 procent van de gekochte/gecontracteerde software niet of nauwelijks wordt gebruikt. Ergo, klanten betalen niet voor de gebruikte software, maar voor de gekochte of gehuurde programmatuur.

Bij afrekening van het werkelijke gebruik van de programmatuur ligt dat anders, alleen is het niet eenvoudig daarvoor een goede grondslag te vinden. Voor een eenvoudig factureerprogramma is dat te doen door een bedrag in rekening te brengen per geprinte factuur, op de manier zoals ook fabrikanten van kopieerapparaten dat doen. Notarissen die gebruik maken van software voor het produceren van notariële aktes kunnen ook goed uit de voeten met het betalen van een bedrag voor elke keer dat zij een modelakte gebruiken. Voor ERP-systemen met duizenden programmafuncties lijkt de enige mogelijkheid om af te rekenen per gebruikte programmafunctie per periode. Dat lijkt dan meer op doorberekeningssystemen die gebruikt worden bij energieleveranciers of telefoonmaatschappijen. Een en ander houdt in dat bij een vakantiesluiting van de onderneming geen gebruikskosten zijn verschuldigd. Het betekent ook dat voor modules die niet meer worden gebruikt, met onmiddellijke ingang geen kosten voor gebruiksrechten/onderhoud meer verschuldigd zijn. Wanneer er minder mensen gebruik maken van de programmatuur leidt dat van zelf tot minder gebruikskosten.

Er is nog een ander groot voordeel van het Pay per use-model. Het is niet meer noodzakelijk om vooraf tot op het bot uit te zoeken welke functies door welke gebruikers zullen worden gebruikt. Immers ‘niet gebruiken’ betekent ‘niet betalen’. Klanten kunnen zich permitteren om een bepaalde functionaliteit even te gebruiken zonder het risico daar juridisch lang aan vast te zitten.

Deze licentiemethode wordt nog weinig toegepast in de software-industrie, maar de verwachting is dat de meeste softwarefabrikanten deze vorm van doorberekening in de komende jaren gaan toepassen.

 

Verwachtingen

In de zeer nabije toekomst willen organisaties werken met ERP-systemen waarmee zij zowel binnen als buiten kantoor kunnen werken. Het werken met tablets en smartphones zal voor die ERP-gebruikers de gewoonste zaak van de wereld zijn. ERP-producenten hebben geen andere keus dan fors te investeren in nieuwe pakketten. Bovendien breken deze pakketten met hun voorgangers omdat het werken via internet een nieuwe en kostbare methodiek van softwareontwikkeling betekent. Bij die ERP-systemen krijgt het begrip ‘gebruiker’ een andere betekenis. Ook relaties (klanten, leveranciers) worden dan gebruikers. Dat kan inhouden dat een MKB-bedrijf met 25 medewerkers in die situatie bijvoorbeeld 400 gebruikers kan hebben.

De softwarebranche tobt nog met het doorberekenen van periodiek gebruiksrecht als opvolger van eenmalige licenties met een jaarlijks onderhoudscontract. Er zijn ERP-producenten die hun onderhoudsfacturen aan bestaande klanten stilzwijgend hebben omgedoopt in facturen voor periodiek gebruiksrecht. Bij nieuwe klanten maakt men dan onderscheid tussen eenmalig gebruiksrecht en periodiek gebruiksrecht, waardoor zij eigenlijk alleen de nieuwe terminologie gebruiken, maar nog steeds volgens de eenmalige licentiedoorberekening werken. Wanneer de doorberekening op basis van gebruiksrecht eenmaal is ingevoerd, zal blijken dat deze niet geschikt is voor nieuwe ERP-systemen. Producenten van standaardsoftware zullen dan wederom gedwongen worden om over te schakelen naar een nieuwe doorberekeningsmodel: afrekenen op basis van werkelijk gebruik van standaardprogrammatuur.

 

 

 

 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Neem contact met ons op!