Management

Zakelijke software

Software Assurance: voorkom onnodige uitgaven

24 augustus 2012

Organisaties die voor het eind van het jaar moeten tekenen voor de verlenging of vernieuwing van hun Enterprise Agreement met Microsoft, doen er volgens Paul van den Berg van 4elements goed aan nog eens scherp te kijken of ze de Software Assurance wel echt nodig hebben. Want Software Assurance voor Microsoft-producten is qua prijsstelling niet marktconform, qua inhoud zeer onduidelijk en voor veel klanten een volstrekt overbodige uitgave, stelt hij.

Van den Berg houdt zich dagelijks bezig met het adviseren van klanten over de aanschaf van licenties. Het afgelopen half jaar kocht hij voor meer dan 120.000 werkplekken Microsoft-producten in, voor verschillende klanten. Die klanten hebben allemaal problemen met de complexe regels en voorwaarden en de hoge prijs die voor de Microsoft-licenties betaald moet worden. Het oerwoud aan Product Use Rights, Client Access Licenses, Volume Licensing Briefs en multiplex-regels is niet om door te komen. Bovendien leidt Software Assurance ertoe dat organisaties te veel licenties kopen en er te veel software op de plank blijft liggen.

Overlicentiëring en shelfware

Volgens Van den Berg draagt Software Assurance van Microsoft sterk bij aan overlicentiëring en shelfware, software die wordt aangeschaft maar nooit wordt geïnstalleerd. Uit onderzoek in de VS en het Verenigd Koninkrijk naar de uitgaven aan alle software blijkt dat gemiddeld 20 procent van het IT-budget wordt besteed aan de aanschaf van software. 26 procent daarvan gaat naar nieuwe software. Gemiddeld wordt 21,6 procent van de nieuwe software nooit geïnstalleerd en blijft op de plank liggen. Voor deze shelfware, en voor software die wel geïnstalleerd maar niet gebruikt wordt, moeten organisaties onderhoudskosten betalen. Volgens Gartner gaat het om een bedrag van gemiddeld 122 euro per pc per jaar.

Van den Berg: “Nederland betaalt jaarlijks voor 456.000 ambtenaren van het Rijk, de 32 grootste zelfstandige bestuursorganen en gemeenten (exclusief het onderwijsveld) samen een bedrag van ongeveer 50 miljoen euro voor het onderhoud van software die niet wordt gebruikt. Als de cijfers van de Amerikaanse en Britse onderzoeken ook toepasbaar zijn op de Nederlandse situatie, gaat het voor de Nederlandse zakelijke markt om een bedrag van 682 miljoen euro per jaar. Dat is gewoon weggegooid geld.” Overigens hebben deze bedragen niet alleen betrekking op Microsoft-producten, maar op alle software die wordt aangeschaft, benadrukt Van de Berg.

Hoe werkt Software Assurance

Met Software Assurance koopt een klant het recht op toekomstige versies van een product. Voor een periode van drie jaar betalen klanten elk jaar 29 procent van het oorspronkelijke aankoopbedrag extra. Dat geldt voor het Windows besturingssysteem, Office en desktopapplicaties. Voor serverproducten is het percentage 25 procent. Tussentijds ontvangen de klanten ‘gratis’ de nieuwste versie van het pakket. Als die upgrade na drie jaar ook echt komt [zie kader Windows XP].

Behalve het recht op de nieuwste versie, geeft Software Assurance volgens Microsoft zelf voordelen in de implementatieplanning, in het overzetten van licenties naar datacenters bijvoorbeeld en het gebruik van licenties voor werken buiten kantoor. Ook geeft Software Assurance mogelijkheden voor 24 uursprobleemoplossing en extended hotfix support, e-learning, training vouchers en zitten er speciale benefits als gespreide betalingsmogelijkheden, toegang tot de Windows-sourcecode en aanvullende licenties voor offline back-upservers voor noodgevallen in het pakket [zie onder Voordelen Software Assurance].

Juist door al die extra’s is de waarde van Microsofts Software Assurance onduidelijk geworden, zegt Van den Berg. “De kern van het probleem van Microsofts Software Assurance-systematiek is dat het niet gericht is op updates en onderhoudspatches. Ze hebben er allerlei dingen ingestopt, een beetje support, e-learing en trainingsvouchers, beetje consulting. Er zit wel waarde in, maar niemand kan het meer uitleggen en de prijs is erg hoog geworden. De vraag is of de klant die functionaliteit allemaal nodig heeft. Binnen een enterprise agreement is het bijvoorbeeld alleen mogelijk om Office Professional Plus te kopen, de dure versie. Maar er zit ook Lync in en Microsoft Access. Dus klanten kopen te veel, gebruiken het deels helemaal niet. Daardoor ontstaat shelfware en klanten betalen er bovendien wel de onderhoudskosten voor.”

Nieuwe auto kopen

“Stel je gaat een nieuwe auto kopen en de verkoper zegt: ‘Als je elk jaar 29 procent bijbetaalt, mag je over drie jaar misschien een nieuwe auto gratis komen halen. We weten nog niet precies hoe die nieuwe auto eruit gaat zien, we weten niet zeker of die dan ook echt klaar is, maar het is wel de bedoeling.’

Stel je gaat akkoord met het voorstel van de verkoper en je komt drie jaar later terug om je nieuwe auto op te halen. Maar er is een probleem, de nieuwe auto komt pas volgend jaar. Als je dan zegt: ‘dat is goed, ik heb toch al betaald’, krijg je te horen dat het zo niet werkt. Je zult ook in jaar 4, 5 en 6 weer die 29 procent moeten overmaken, om de nieuwe auto op te kunnen halen als hij er is.

Als je erover nadenkt is het best heftig. Uiteindelijk krijg je na vijf jaar je nieuwe auto en heb je 174 procent van de nieuwprijs betaald. Ondertussen had je misschien wel een andere auto zien rijden, die je wel had willen kopen. De firma Google maakt ook mooie auto’s, maar die kon je niet kopen omdat je al betaald had voor de auto van Microsoft.”

Compliance claims

“Veel organisaties hebben groepen, divisies en soms landen met een gedistribueerde Microsoft Exchange-omgeving. Volgens de licentieregels van Microsoft is het zo, dat wanneer je één van de Exchange-servers upgrade naar de volgende versie, je automatisch verplicht bent ook al je andere Exchange-servers te upgraden. In elk geval ben je verplicht voor die upgrade van alle Exchange-servers te betalen, of je die nu breed uitrolt of niet. Klanten die het overkomt en geen Software Assurance afnemen, kunnen na een compliance audit van een Microsoft-partner, een compliance claim krijgen. De Large Account Reseller (LAR) van Microsoft die de audit uitvoerd zegt dan: ‘U hebt in Londen een Exchange Server 2010 draaien in uw netwerk, die praat met de twintig Nederlandse Exchange-servers van een oudere versie, dus moet u twintig maal de upgrade betalen.’ Dat kan om serieuze bedragen gaan, zeker voor organisaties met meer dan 10.000 mensen.”

“Uit onderzoek van Opinion Matters blijkt dat meer dan vijftig procent van alle IT-managers wereldwijd te maken hebben gehad met compliance audit. Wij zien heel veel van dit soort compliance problematiek bij klanten. Veel discussies over wat er wel en wat niet gebruikt mag worden onder de huidige licenties, wat had er aangeschaft moeten worden om het te mogen. Er komt nog bij dat Microsoft-partners de compliance claims gebruiken als een drukmiddel. Klanten krijgen te horen hoeveel er moet worden bijbetaald om de licenties weer compliant te krijgen. Maar als de klant bereid is een nieuwe enterprise agreement af te sluiten, vervalt decompliance claim. Die claim wordt dus neergelegd om klanten naar een nieuw contract te duwen. De compliance claim is een salestool dat agressief wordt ingezet.”

Aanpassingen Software Assurance

Volgens Van den Berg moet Microsoft zijn Software Assurance marktconform maken, dat wil zeggen, meer zoals Oracle en IBM het doen. Die rekenen volgens Van den Berg 22 procent maintenancefee per jaar. “Daarvoor krijg je alle patches en upgrades en bovendien echt technisch support. Wat bij Microsoft Premium Support heet en waar extra voor betaald moet worden, zit bij Oracle en IBM in die 22 procent. Bij Microsoft komt het totaal van Software Assurance, plus Premium Support uit op 35 procent. Dat is veel geld en daar zijn klanten dik ontevreden over.”

Ook de duur van Software Assurance-contracten moet Microsoft volgens Van den Berg verlengen van drie naar vijf jaar. “De drie jaar komt voort uit de door Microsoft gewenste productontwikkelcyclus, niet uit de gebruikscyclus van de klanten. De meeste klanten gebruiken Microsoft-producten gewoon een jaar of vijf, zes. Als je inderdaad zes jaar met de software doet, en je betaalt zes jaar voor support via Software Assurance, dan moet je goedkoper uit zijn dan wanneer je na zes jaar het product van de plank koopt. Dat is nu niet het geval. Zolang dat duurder is, is het geen goede deal voor klanten.”

SA-light is beter idee

“Het zou beter zijn als Microsoft een SA-light variant op de markt zou brengen. Dan betaal je als klant 20 procent, waarvoor je de upgrades en support krijgt. Dus zonder al die functionaliteit die toch niet gebruikt wordt. De overige functionaliteit kan in een soort Chinees menu beschikbaar zijn, waar klanten uit kunnen kiezen. Dat je een procentje bijbetaald als je app-V ook wilt hebben. Dan is het weer transparant.”

De vuistregel voor het wel of niet nemen van Software Assurance van Microsoft is heel simpel, zegt Van den Berg. “Als de organisatie niet heel sterk groeit of krimpt, niet de behoefte heeft aan altijd de allerlaatste versie van een Microsoft-product, en je ervan uit kunt gaan dat je de software voor vier jaar of langer gaat gebruiken, dan is Software Assurance niet nodig. Omdat je vanaf het vierde jaar beter opnieuw kuntkopen dan de premie voor Software Assurance te betalen.

Vijftig procent van de Nederlandse Microsoft-klanten werken nog steeds met XP en Office 2003. Dat werkt allemaal nog prima. Als je nieuwe hardware neerzet met nieuwe software, kun je ervan uitgaan dat je er weer zes jaar mee doet. Koop Office Standaard voor vanaf 313 euro per werkplek. Ben je vijf of zes jaar verder en doe je dat opnieuw, dan ben je ongeveer 700 euro kwijt. Als je voor Software Assurance kiest, betaal je over zes jaar tot wel 1380 euro voor de dure versie. Dat is bijna het dubbele.”

Windows XP werd met SA een dure grap

In 2001 begonnen klanten met Windows XP Microsoft voor Software Assurance te betalen. De belofte was toen dat er over drie jaar een nieuwe versie van het besturingssysteem zou zijn. “Klanten betaalden drie jaar 29 procent van de aanschafwaarde en zouden de nieuwe versie gratis krijgen. Maar de opvolger van XP, Windows Vista kwam pas vijf jaar later, in 2006. Klanten die in 2004 drie jaar Software Assurance hadden betaald, moesten voor de jaren daarna opnieuw een contract afsluiten en weer drie jaar software Assurance voor Windows betalen. Ze hebben dus in totaal zes maal 29 procent overgemaakt aan Microsoft, dat is 174 van de aanschafprijs van Windows XP”, rekent Paul van den Berg van 4elements voor. “En dan waren er ook nog klanten met een Enterprise Agreement, die besloten Vista helemaal over te slaan en te wachten op Windows 7. Die kwam in 2009 uit, en daar betaalden ze opnieuw drie jaar Software Assurance voor. Voor 261 procent van de aanschafprijs van XP, kregen deze klanten ‘gratis’ Windows 7 in 2009. Terwijl klanten die in 2001 er niet voor kozen om Software Assurance te betalen voor Windows, kregen tot voor kort 15 procent korting op Windows 7 als ze overstapten van XP.”

Ook voordelen aan Software Assurance

Of Software Assurance zin heeft hangt om te beginnen af van de vraag of Microsoft om de drie jaar met een nieuwe versie komt. Maar Software Assurance biedt ook extra’s die de rekensom compliceren in situaties waarin die extra’s gewenst zijn. Met name de virtualisatie-oplosingen in het Desktop Optimization Pack en het recht op interactie met de Microsoft-software vanaf andere apparaten (de roaming-rechten) kunnen belangrijk zijn.

Producten

  • Recht op de nieuwste versie
  • Windows 7 Enterprise
  • Recht om Microsoft Desktop Optimization Pack, te licentiëren (meerprijs: 7 tot 10 dollar per pc) met:
    • Application Virtualization (App-V), voor het vanaf een centraal punt beschikbaar stellen van applicaties
    • User Experience Virtualization (UE-V), om consistente interfaces op verschillende platforms te bieden
    • Enterprise Desktop Virtualization (MED-V) voor het ondersteunen van legacy-applicaties
    • Advanced Group Policy Management (AGPM), ter vereenvoudiging van het beheer van de Windows- configuraties in de onderneming
    • Diagnostics and Recovery Toolset (DaRT), een tool voor het oplossen van problemen op de desktop
    • BitLocker Administration and Monitoring (MBAM) voor (afgedwongen) versleuteling van de bestanden op schijf en draagbare opslagmedia
  • Step-up licenties voor upgrade naar Premium-edities

Implementeren

  • Implementatie Planning Services
  • License Mobility, bepaalde serverapplicaties die in Volume Licensing zijn aangeschaft kunnen uitgerold worden in het datacenter
  • Windows Virtual Desktop Access
  • Windows 7 Thin PC
  • Office Roaming Use Rights, voor werken buiten kantoor
  • Office Multi Language Pack
  • TechNet, nieuwe software downloaden voor testomgeving

Support & training

  • 24x7-probleemoplossing
  • Extended Hotfix Support
  • E-Learning
  • Training vouchers
  • Office Home Use Program, voor thuiswerken

Speciale benefits

  • Gespreide betaling
  • Enterprise Source Licensing, beschik over de broncode van Microsoft Windows voor interne ontwikkeling en ondersteuning
  • Cold back-ups, voor offline (“cold”) back-upservers die alleen in noodgevallen gebruikt worden.
 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Laat de klantenservice je terugbellen!