Sociale diensten lopen achterstand geleidelijk in

15 juli 1999
Geleidelijk blijken de sociale diensten hun achterstand bij het oplossen van het millenniumprobleem in te lopen. Toch is het nog steeds uiterst onzeker of alle gemeenten hun zaken tijdig op orde hebben.

Jan Smit
De millenniumproblematiek bij de gemeentelijke sociale diensten (GSD’s) heeft veel discussie opgeleverd. De berichten erover zijn tegenstrijdig. Een aantal grote gemeenten, waaronder Nijmegen, Amersfoort, en Den Bosch, stelt dat hun sociale diensten nu al millenniumproof zijn. Tegelijk blijkt uit de periodieke voortgangsrapportage van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid dat bij 90 van de 540 gemeenten er een verhoogd risico is. Onzeker is of de sociale diensten in deze plaatsen het millenniumprobleem tijdig onder de knie krijgen.
Om gemeenten bij te staan bij het oplossen van het probleem heeft het ministerie in mei 1998 een speciaal Kenniscentrum Sociale Diensten opgezet. Die moet GSD’s bijstaan en het uitwisselen van informatie bevorderen. Jos van Veghel van het Kenniscentrum erkent dat bij de sociale diensten nog veel werk is te verzetten om tijdig klaar te kunnen zijn. Toch vindt hij het zwartgallige beeld dat vaak naar voren komt over de haalbaarheid daarvan, onterecht. Hij wijst erop dat het aantal risicovolle GSD’s de laatste maanden is teruggelopen. In april lag het percentage nog op twintig. Volgens de voortgangsrapportage van juni is dit cijfer tussentijds gezakt tot zestien.

Laat besef
Volgens Van Veghel is er een aantal redenen waarom GSD’s, met hun vaak verouderde IT-infrastructuren, veel moeite hebben met het oplossen van de 2000-fout. Het besef dat de fout tot grote problemen kan leiden, drong laat door bij gemeenten. Pas in de zomer van 1998 kregen de GSD’s geleidelijk in de gaten wat de bug kan aanrichten. Door het late tijdstip was het moeilijk in de budgetten voor 1999 nog extra geld vrij te maken. Ook kostte het de nodige tijd alvorens de alarmsignalen vanuit de organisatie door de colleges van burgemeesters en wethouders serieus werden genomen. Daarbij komt dat de kennis en de arbeidskracht bij vooral kleine gemeenten onvoldoende was voor een adequate aanpak.
Dat het oplossen van de millenniumproblematiek bij sociale diensten extra tijd kost, komt ook door de gedeelde verantwoordelijk van het Rijk en de diverse gemeenten. Hoe de regelgeving op lokaal niveau wordt uitgevoerd, is een verantwoordelijkheid van de gemeente zelf. Tegelijk heeft het ministerie landelijk voor alle sociale diensten de eindverantwoordelijkheid. „Dat levert een spanningsveld op”, erkent Van Veghel. Wie moet wat doen, wie betaalt wat en wat heeft welke prioriteit?
Het ministerie heeft voor de sociale diensten 100 miljoen gulden beschikbaar gesteld. Daarvan worden alle gemeenschappelijke activiteiten betaald, zoals het gezamenlijk testen en het Kenniscentrum. Er is een subsidieregeling voor de aanpak van het 2000-probleem bij sociale diensten. Van de 100 miljoen gulden wordt 70 miljoen aan het probleem gespendeerd.
Geschat wordt dat een lokale overheid voor haar hele apparaat zo’n 1 tot 3 procent van haar jaarlijkse uitgaven kwijt is aan het oplossen van het 2000-probleem. De jaarlijkse uitgaven van een stad met 150.000 inwoners bedragen zo’n 850 miljoen gulden. De oplossing van de problematiek kost zo’n gemeente dus zo’n 20 miljoen gulden. Een groot deel van deze kosten komt voor rekening van de GSD.
Volgens het Kenniscentrum moet voor een gemiddelde sociale dienst voor de 2000-bug ongeveer 3000 tot 5000 gulden per werkplek worden uitgetrokken. Het potje van het ministerie is dus niet groot genoeg.

Spanningsveld
Niet alleen voor de financiering van de kosten is er een spanningsveld tussen de gemeenten en het departement. Neem bijvoorbeeld de verbeterplannen die het departement in 1997 heeft opgesteld. Sociale diensten worden daarin verplicht hun bedrijfsprocessen structureel te verbeteren. Doel van de operatie is vooral de efficiency te vergroten. Vaak zijn daarvoor ingrepen nodig in de richting van de IT-infrastructuur. Een probleem is dat deze operatie bovenop het millenniumvraagstuk komt, wat de aanpak extra complex maakt. Bovendien voeren sommige sociale diensten als onderdeel van hun verbeterplan ingrijpende reorganisaties uit.
Nadelig voor de GSD’s was ook de late beschikbaarheid van millenniumbestendige standaardapplicaties. Pas dit voorjaar kon de aangepaste software van de twee belangrijkste leveranciers, Ciob Kramers en Roccade Civility, worden getest. Het inrichten en bekostigen van landelijke teststraten zorgde daarbij voor extra vertraging. Lange tijd konden de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en de twee softwareleveranciers het niet eens worden over wie voor welke kosten moest opdraaien.
De sociale diensten in de grote steden hebben een extra probleem. Bij hen worden er veel meer koppelingen gelegd met de systemen van derden. Deze zogeheten ketenproblematiek maakt ze extra vatbaar voor het 2000-probleem. In de noodscenario’s die zij momenteel opstellen, wordt bekeken wat de gevolgen zijn als alle koppelingen worden doorgesneden.
Het ministerie van Sociale Zaken heeft overigens alle gemeenten verplicht om per 1 juli noodplannen in te dienen. Daarin moet staan hoe de sociale diensten opereren als door het millenniumprobleem een belangrijk deel van hun systemen begin volgend jaar niet functioneert. Veel GSD’s hebben de datum 1 juli niet gehaald. Zij moeten gebruik maken van de verwachte respijttermijn van twee maanden die het departement hiervoor geeft.
Van Veghel wil zich niet concreet uitspreken over de kans dat sociale diensten bij het begin van het jaar 2000 problemen krijgen. „Het gaat goed, dat geloof ik. Maar goed wil niet zeggen dat de automatisering naar behoren werkt.” Met ’goed’ bedoelt hij dat de uitkeringen in januari worden betaald, al dan niet handmatig.

Automatisering Gids • 16-07-’99
GSD Haarlem: ’In september zijn we klaar’
Sinds midden vorig jaar is de GSD van Haarlem aan de slag om zijn systemen millenniumbestendig te maken. Het initiatief kwam van de GSD zelf. Niet zo vreemd, stelt Hans Hutten, hoofd van de Dienst Sociale Zaken van deze gemeente. Dit onderdeel van de lokale overheid is het meest IT-gevoelig. Bovendien is Hutten voorzitter van het platform automatisering van Divosa, de landelijke organisatie van directeuren van sociale diensten.
De eerste stap die Hutten nam was snel iemand van buiten aantrekken. Die moest de omvang van het probleem inventariseren en een plan van aanpak opstellen. Toen werd duidelijk dat Haarlem een aantal meevallers had. Het netwerk en alle oude PC’s, die nog draaiden onder Dos, waren net vernieuwd. Tegelijk was er een conversie geweest van WP als tekstverwerker naar Word. In de kantoorautomatisering van deze sociale dienst waren de risico’s te verwaarlozen. Hutten: „In vergelijking met sommige andere sociale diensten zijn we in Haarlem wat betreft automatisering behoorlijk bij de tijd gebleven.”

Meevaller
In Haarlem was er nog een meevaller. De HP-mini, die in 1994 was aangeschaft, was aan het einde van zijn economische levensduur. Er was in het budget voor 1999 al rekening gehouden met de vervanging. Op deze mini draaien onder meer de applicaties voor de uitkeringsadministratie, fraudebestrijding en de stadsbank.
De keuze voor een nieuwe mini had wel enige voeten in de aarde. „Het was geen kwestie van even bestellen”, aldus Hutten. Binnen de gemeente draaiden verschillende soorten midrange-systemen. Het was de bedoeling meer eenheid te brengen binnen de
IT-infrastructuur van Haarlem. Uiteindelijk is de HP9000 als standaard gekozen. Maar ook de levering hiervan nam de nodige tijd in beslag. Er was ook extra geheugencapaciteit nodig om alle applicaties goed te laten draaien. Sinds kort staat de nieuwe mini er.
Nu moeten nog de millenniumbestendige applicaties worden geïnstalleerd. Pas in april/mei is leverancier Kramers begonnen met het testen van zijn 2000-bestendige standaardapplicaties. Bij de landelijk georganiseerde testen kwam een aantal problemen naar boven. Het is de verwachting dat die op korte termijn alsnog worden opgelost, waarna installatie kan volgen. Haarlem heeft daarbij het voordeel dat deze gemeente zelf direct bij de testen is betrokken en ze worden uitgevoerd op hetzelfde Unix-platform.
Het aantal applicaties die speciaal voor deze GSD zijn geschreven, is beperkt. Voor een belangrijk deel hoeven deze niet te worden vervangen. De functionaliteiten die deze programma’s bevatten, zijn al opgenomen in de nieuwste versies van de standaardapplicaties. Onder meer voor de productie van acceptgiro’s en de koppeling die wordt gelegd met het systeem van het ziekenfonds zijn de programma’s wel herschreven. De functionaliteiten van de standaardpakketten voldeden voor die doelen niet aan de eisen van Haarlem. „Het gaat in totaal om tien tot vijftien grote en kleine applicaties”, aldus Hutten.
In tegenstelling tot sommige andere sociale diensten is het aantal koppelingen dat wordt gelegd met systemen van derden in Haarlem beperkt tot één: het ziekenfonds. Met opzet heeft Hutten ervoor gekozen niet mee te doen aan het zogeheten Cliënt Volg Communicatie Stelsel (CVCS). CVCS beoogt koppelingen te leggen tussen de systemen van de Arbeidsbureaus en Uitvoeringsinstellingen, zoals het Gak. „We beginnen hier pas aan als we over de eeuwwisseling heen zijn.”
Hutten is het meest beducht voor het draaien van het zogeheten Jaarwerkprogramma. Bij sociale diensten is het gebruikelijk om aan het begin van een nieuw jaar alle uitkeringen te herberekenen. Pas dan zijn de exacte hoogtes bekend van bijvoorbeeld belastingtarieven en premies. Omdat de precieze gegevens pas laat beschikbaar zijn, wordt het programma laat geleverd. Bij de berekeningen gaat het Jaarwerkprogramma een aantal keren over de datumgrens. Hutten heeft zich voorgenomen om zoveel mogelijk van deze nacalculaties in november/december uit te voeren. Voor de rest resteert weinig anders dan af te wachten of deze applicatie goed zal lopen.

Geen zekerheid
Echt zeker over de millenniumbestendigheid van zijn sociale dienst is Hutten niet. In Haarlem is afgesproken dat het topmanagement van de gemeente en de mensen van de automatiseringsafdeling in het weekeinde van 1 januari paraat staan. In totaal gaat het om zo’n 25 mensen die mogelijke calamiteiten het hoofd moeten bieden. De manager acht echter de kans op problemen gering.
Als het onverhoopt noodzakelijk is op handmatige verwerking over te gaan, is Haarlem daarop voorbereid. Een aantal jaren geleden, toen de regelgeving ingrijpend wijzigde, heeft deze GSD daar al ervaring mee opgedaan. De wijzigingen moesten worden doorgevoerd, zonder dat de vernieuwde software klaar was. Een paar maanden duurde die situatie. „Het duurt enorm lang voordat de achterstand die daardoor ontstaat, weer is weggewerkt”, aldus Hutten. Hij wil absoluut niet dat die situatie zich nog eens herhaalt.

Automatisering Gids • 16-07-’99
 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Laat de klantenservice je terugbellen!