Beheer

Infrastructuur

Slimmer printen ­bespaart geld

8 maart 2013
Besparingen van 30 procent en meer zijn bij printers makkelijk haalbaar, wijst onderzoek van Gartner uit.Toch laten bedrijven deze besparingen nog links liggen. “In tijden van 
overvloed is het makkelijk om de printkosten over het hoofd te zien, in schrale tijden is het haast onmogelijk om de besparingsmogelijkheden te negeren”, stelt Gartner.

Medewerkers zien een printer als een vanzelfsprekend voorwerp in hun kantoorbestaan. Je stuurt er een printcommando heen en even later liggen de bedrukte A4-tjes te wachten. Doodnormaal toch? Dit simpele beeld werkt verspilling in de hand, want wat gebeurt er wanneer een werknemer een rapport van 500 pagina’s enkelzijdig afdrukt en het vervolgens vergeet? Of als iemand per ongeluk een printer op een andere verdieping selecteert en zijn printjes vervolgens niet kan vinden? Vooral bij grote bedrijven komen deze scenario’s geregeld voor, met alle kosten van dien. “Het printproces moet strakker worden geregeld”, stellen daarom de onderzoekers van Gartner.

Optimaal aantal printers

Als bij een grote organisatie printers naar binnen worden gereden, zijn het er meestal te veel. In de praktijk blijkt dat er voor elke vijf medewerkers één printer staat. Dat kan een groot bakbeest zijn, of een kleine persoonlijke inkjetprinter. De aanschaf en het onderhoud vergen veel geld en het is beslist goedkoper om het aantal gebruikers per printer te vergroten. Uit berekeningen van Gartner blijkt dat dit een besparing van 10 tot 30 procent kan opleveren.

Het printerpark van een groot bedrijf is doorgaans zeer divers. De apparatuur is gekocht bij een aantal leveranciers en van elk merk zijn er vaak verschillende types aanwezig. Ook hier moet de bezem doorheen, stelt Gartner, dat vereenvoudigt het beheer en het oplossen van fouten. In een sterk heterogene omgeving is het soms een hele klus om uit te zoeken welke partij verantwoordelijk is voor het onderhoud van een printer. Het terugbrengen van het aantal aanbieders geeft hier lucht en zorgt er meteen voor dat de klant kan profiteren van kwantumkortingen.

Het blijkt dat één optimalisatieslag niet genoeg is. Het proces zal na een verloop van tijd herhaald moeten worden. Het aantal personeelsleden kan veranderd zijn, of de printbehoefte is anders geworden. “Van tijd tot tijd de vinger aan de pols houden is echt aan te raden”, aldus Gartner.

De manager die denkt dat hij het aantal gebruikers per printer zonder slag of stoot kan verhogen, komt bedrogen uit. Gebruikers hebben eigen ideeën over hun printer en zijn niet zomaar geneigd om op een andere manier te gaan werken. Het verder moeten lopen voor het ophalen van printjes kan al een probleem vormen. Gartner beveelt aan om alleen mensen met een goede reden het recht te geven op een uitzonderingspositie (lees: een eigen printer).

Gebruik functies beter

Gartner beveelt aan om de printer vooral ook te gebruiken als invoermedium en niet alleen als producent van output. Een document kan via een slimme printer rechtstreeks worden gescand naar e-mail. De scan wordt dan meteen naar de gewenste ontvangers gestuurd. Dit bespaart een hoop papier, zeker in vergelijking met het scenario dat iemand de documenten eerst uitprint om ze daarna per post – al of niet intern – te versturen. Rekeningen kunnen na het scannen direct naar het boekhoudsysteem worden gestuurd, hetzelfde geldt voor orders die linea recta naar het ERP-systeem gaan.

Via software voor documentbeheer kan een gescand document zonder menselijke tussenkomst op de juiste plek in de documentenstroom worden gezet. Dergelijke software kan afkomstig zijn van de producent van de printer zelf of van een derde partij. “Maar het is wel oppassen geblazen”, waarschuwt Gartner. De software voor documentbeheer is niet gratis en er kunnen kosten bijkomen voor opleiding en training. “De mensen die met de slimme apparatuur gaan werken moeten leren hoe ze er het meeste profijt uit halen.”

Houd gebruikers in toom

Er kan aan de gebruikers worden gevraagd of ze zo vriendelijk willen zijn om hun documenten dubbelzijdig af te drukken. Dat scheelt bijna de helft aan papier. “Maar,” zo stellen de onderzoekers, “wat is er tegen om de situatie om te draaien? Stel elke printer zo in dat afdrukken standaard dubbelzijdig worden geprint. Wil iemand toch enkelzijdig werken, dan moet hij of zij daar moeite voor doen. Bijvoorbeeld door de afdeling beheer te bellen met het verzoek of ze de dubbelzijdige afdrukstand tijdelijk willen opheffen. Dat alles met redenen omkleed, natuurlijk.”

“In een kantooromgeving kun je gebruik maken van vuistregels waarmee je de printerdrivers instelt”, zegt Hans de Jong, directeur van de European Channels Group bij Xerox. Zo’n lijstje met standaardinstellingen kan bijvoorbeeld vastleggen dat mail altijd monochroom wordt geprint en spreadsheets alleen in kleur wanneer de cellen gekleurde inhoud bevatten. “Complexere instellingen zijn ook mogelijk, bijvoorbeeld wanneer een weekrapport afgedrukt wordt, dat altijd de vorm van een boekje heeft, dan is de optie booklet-printing te gebruiken. Het is de taak van de beheerafdeling om die standaarden op te stellen en in te voeren. Onbedoelde verspilling door de gebruikers wordt daarmee grotendeels voorkomen”, zegt De Jong.

Sommige documenten bevatten gevoelige informatie, die niet iedereen in het bedrijf zomaar mag zien. Voor die categorie documenten bestaat er de zogenaamde pull-techniek. De printer begint pas met afdrukken, wanneer de eigenaar van het document naast de printer staat. Hij of zij kan de aanwezigheid bekendmaken door het intoetsen van een PIN-code. Via de PIN kunnen mensen ook een rekening krijgen voor hun printwerk.

De ene tik is de andere niet

De aanschafkosten van een printer springen het meest in het oog, de gebruikskosten doen dat veel minder. “En die kosten zijn vele malen hoger”, zegt Gerard Kruijt, solutions business manager van Xerox. De organisatie heeft te maken met verschillende kosten, namelijk vaste (de aanschafprijs) en variabele kosten. De variabele kosten worden weergegeven door de zogeheten klikprijs (tonergebruik, service en onderhoud) en papier. De total cost of ownership (TCO) volgt uit de berekening ‘kosten x volume’.

Kruijt: “Elke afdruk die wordt gemaakt, wordt in de machine geregistreerd door het ophogen van een teller. Wij gebruiken drie van die tellers, voor de zwart-witafdruk, de kleurenprint en de steunkleurafdruk. Een zwart-witafdruk mag trouwens wel een klein beetje kleur bevatten, bijvoorbeeld een klein bedrijfslogo. We leggen de grens bij 1,2 procent. Een steunkleurafdruk bevat tussen de 1,6 en 6,7 procent kleur. Zo’n tik is even duur als een halve kleurentik. Die tik krijg je, als een afdruk meer dan 6,7 procent kleur bevat.”

Om de gedachten te bepalen: een zwart-wittik kost 1 eurocent, een kleurentik 5 cent en een steunkleurtik dus 2,5 cent.

Lees meer over
Lees meer over Beheer OP AG Intelligence
Reactie toevoegen
De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.