Management

Zakelijke software

SEPA geeft impuls aan e-facturering

23 augustus 2013

Billing Service Poviders in Nederland printen en verzenden jaarlijks naar schatting zo’n 600 miljoen rekeningen met overschrijvingsformulieren op naam van particulieren. Het bedrijfsproces van deze BSP’s bestaat er uit dat ze door bedrijven (crediteuren) elektronisch aangeleverde factuurgegevens op papier afdrukken en afleveren bij particulieren (debiteuren). Die zullen deze geprinte facturen in de overgrote meerderheid van de gevallen – 80 procent, stelt het jaarverslag 2012 van Currence – via internetbankieren weer omzetten in digitale data. De productie en verzending van een papieren factuur met een aangehechte acceptgiro kost een crediteur naar schatting al gauw meer dan 30 cent. Bovenop deze productiekosten komen nog eens verwerkingskosten. Dat begint met zo’n 20 cent die de bank de crediteur in rekening brengt voor het verwerken van elke betaling waarin in enig stadium papier een rol speelde. Dus ook voor een acceptbetaling die de consument vanaf papier overnam in zijn e-bankingomgeving. De achterliggende gedachte is dat die 2 euro-duppies financieel compenseren voor de kans dat er fouten zijn gemaakt bij het overnemen vanaf papier. Vreemd eigenlijk, want voor zover die fouten niet al zijn afgevangen door e-bankingomgeving, veroorzaken ze hun overlast vooral bij de boekhouding van het facturerende bedrijf en niet of nauwelijks bij de bank.

Naar schatting laat zo’n 3 tot 5 procent van de bij bedrijven binnenkomende betalingen zich niet zonder menselijke bemoeienis herleiden tot een uitstaande factuur. Handmatig matchen van betalingen en facturen (‘reconciliëren’) vergt al gauw een minuut of 5. Salarissen, IT en huisvesting meegerekend komt dat neer op 2 a 3 euro per problematische betaling. Ten minste, zo lang er geen telefoongesprek aan te pas komt.

Sneller en goedkoper

Elektronisch factureren kan veel van die problemen verzachten. Fouten bij overnemen van factuurgegevens zijn dan uitgesloten. Bovendien blijkt dat elektronisch aangeboden facturen ongeveer 50 procent sneller worden betaald. Onder meer doordat ze niet onderop de stapel belanden, maar ook doordat ze twee dagen eerder bij de klant binnenkomen. De productie- en verzendkosten zijn – afhankelijk van de deal met de billing provider – ongeveer 5 cent per factuur minder. En ook de bank rekent naar schatting omstreeks een dubbeltje per transactie minder voor de verwerking van accept-alternatieven die door-en-door digitaal zijn.

Behalve voor bedrijven heeft e-billing ook voor consumenten voordelen. Betalen wordt overzichtelijker. Facturen raken niet meer zoek. Overtikken van rekeningnummers en betaalkenmerken is niet aan de orde. De kans op gênante betaalherinneringen neemt af en je houdt er ook nog een prima online archief aan over.

Om die laatste functie voor de consument nog wat te verstevigen betrokken de banken nog enkele andere financieel getinte documenten in het systeem in. Zo kunnen FiNBOX-gebruikers nu naast acceptfacturen ook de volgende documenten in de cloud archiveren:

  • Facturen die via automatische incasso werden betaald
  • Verbruiksoverzichten van onder meer energie-, telecom en drinkwaterbedrijven
  • Salarisstroken (die dan wel door de salarisverwerker van de werkgevers moeten worden ingevoegd)
  • Verzekeringspolissen
  • Pensioenoverzichten

Elk document dat de consument via FiNBOX ontvangt, blijft zeven jaar toegankelijk via de internetbankieren-portal van de bank.

 

Terughoudendheid

Ondanks de vele evidente voordelen verloopt de omarming van e-billing in de consumentenmarkt trrráááááággg. Als we ons even beperkten tot oplossingen die via de banken worden aangeboden (bedrijven factureren namelijk ook elektronisch door facturen aan te bieden via e-mails of portal-sites met een betaallink), dan begint e-billing in particuliere markt in Nederland in 2001 met Privver. Dat werd nooit een succes. Consumenten vonden dat te weinig bedrijven meededen en bedrijven vonden dat te weinig consumenten meededen. In de daarop volgende jaren probeerden de banken het nogmaals. ABN AMRO en ING lanceerden hun Digitale Nota en Rabobank kwam met Notabox. Beide diensten waren evenmin hoogvliegers. Samenvoeging leek een deel van het antwoord, wat ruim een jaar geleden resulteerde in FiNBOX. Bij de start telde FiNBOX omstreeks 100 aangesloten organisaties, waaronder VPRO, ONVZ, Ziggo, T-Mobile en PWN. Dat ploegje is inmiddels uitgegroeid tot 220 bedrijven die hun klanten de mogelijkheid van e-facturering via FiNBOX bieden. Veertig daarvan doen dat via BSP PostNL. Dat komt neer op 15 procent van de billing-klanten van PostNL. Directeur Kees van den Heuvel van PostNL is openhartig over de redenen die zijn prospects aanvoeren om nog even te wachten met instappen op FiNBOX:

  1. De drie grootste banken doen weliswaar mee, maar dat biedt geen 100 procent dekking. Waar blijven SNS, ASN en Triodos?
  2. Niet alle consumenten doen aan internetbankieren.
  3. Mogelijk vinden consumenten FiNBOX zo handig, dat ze bestaande incassomachtigingen gaan terugdraaien (Met een bancair tarief van slechts 10 cent is automatische Incasso nog altijd met voorsprong de voordeligste manier om een factuur betaald te krijgen).

Eén op de vijftien

Maar ook particulieren stappen nog niet en masse over op FiNBOX. Tot dusverre meldden zich zo’n 507.000 particuliere gebruikers van FiNBOX. Niet veel meer dan één FiNBOX-gebruiker op elke 15 huishoudens dus. Naar de redenen voor hun terughoudenheid valt slechts te raden. Her en der wat rondvragen leverde de volgende particuliere bedenkingen op:

  1. Kan ik terug naar papier als het me achteraf niet bevalt?
  2. Zolang mijn bank me geen push-alerts levert (anders dan een petieterig mededelinkje op de e-bankingportal) zie ik er vooral betalingsachterstanden uit voortkomen.
  3. Ik wil facturen zelf op papier archiveren en heb geen zin om ze straks zelf te moeten afdrukken.
  4. Ik wil het wel, maar dan moet het wel minstens 80 procent van mijn binnenkomende facturen dekken, anders zit ik nog met twee verschillende systematieken naast elkaar.

Wat dat laatste punt betreft – dekking vanuit het perspectief van de consument – heeft FiNBOX nog een heel eind te gaan. Op dit moment zal de doorsnee gebruiker meestal niet veel meer dan twee of drie van zijn regelmatig terugkerende crediteuren in FiNBOX terugvinden. Die inschatting is afkomstig van ABN-AMRO’s productmanager betalen particulieren Lennart van den Berg.

Ook Van den Berg denkt dat een bredere FiNBOX-omarming door bedrijven cruciaal is om meer particulieren over de streep te trekken. “We doen er alles aan om bedrijven aan te sluiten”, verklaart hij, maar op de vraag wat dat ‘alles’ dan wel inhoudt, volgt de uitleg dat ABN-AMRO dit ‘samen met de overige banken’ doet en dus feitelijk delegeert aan De Betaalvereniging, de eigenaar van het merk en concept FiNBOX. Om, hangende de toestroom van bedrijven, particulieren voor zover mogelijk alvast over de streep trekken, wijst ABN-AMRO op de naast de betaalfunctie ingebouwde extra voorzieningen zoals de archieffunctie. Al met al lijkt het er op dat bedrijven en hun particuliere klanten op elkaar zitten te wachten. De Betaalvereniging bevestigt dat het ‘ondanks de evidente voordelen’ niet snel gaat. Aan de bekendheid zou het niet liggen. Zowel onder particuliere als zakelijke prospects ligt de spontane bekendheid op 39 procent en geholpen zelfs op 60.

Stroomversnelling dankzij SEPA

Van den Heuvel van PostNL verwacht dat FiNBOX binnen een jaar in en stroomversnelling belandt, maar hij stoelt die verwachting niet op de acties van de Betaalvereniging: “De invoering van SEPA wordt zowel voor bedrijven als voor particulieren een prikkel om nog eens goed naar e-billing te kijken. Minder papier verbruiken en verzenden is natuurlijk meegenomen, maar het echte voordeel van e-billing zit toch vooral in het verminderen van het aantal fouten.” Het zijn immers de fouten die de grootste kosten veroorzaken in de vorm van handmatig reconciliëren, betalingsherinneringen, aanvullende communicatie per mail of telefoon en opnieuw moeten factureren.

De nieuwe SEPA-standaard voor betaalberichten dwingt tot een aanmerkelijk complexer betalingsproces, waarbij meer gegevens dan voorheen met de bank worden uitgewisseld. Dat betekent evenzovele extra kansen op fouten, die bovendien nog weer duurder uitpakken. Daar komt ook nog bij dat klanten die papieren accepten in hun e-bankingomgeving willen betalen, straks het langere International Bank Account Nummer (IBAN) moeten overtikken. Als je ziet hoeveel fouten er nu al worden gemaakt met het intikken van acceptkenmerken, dan kun je voorspellen dat die twintigcijferige Europese rekeningnummers ook een forse stroom fouten zullen genereren. Een deel daarvan wordt door de e-banking­omgeving afgevangen, maar er zal zeker ook het nodige doorheen slippen. Evenzovele redenen voor bedrijven om hun debiteuren richting FiNBOX te pushen. En van hun kant zullen de consumenten ook niet blij zijn met dat overtikwerk van lange IBAN’s, dus die zijn straks ook veel meer geneigd om ‘ja’ te zeggen tegen FiNBOX. Ik ga er van uit dat die combinatie van factoren straks het kip-en-eiprobleem van de e-billing-markt doorbreekt.”

Gescheiden facturenstromen

Technisch gezien zal een overstap op e-billing van de meeste bedrijven weinig problemen met zich mee brengen. FiNBOX vraagt in principe geen andere gegevens dan datgene wat normaliter op een papieren factuur wordt afgedrukt. Toevoeging van FiNBOX als betaalmogelijkheid voor klanten vraagt dus slechts dat de facturenstroom voor de betreffende klanten niet naar de printer, maar naar FiNBOX wordt geleid. Die gegevens moeten daartoe wel in het door FiNBOX verlangde ‘format’ zijn gegoten, maar dat is – Murphy daargelaten – een tamelijk eenvoudige kwestie van ‘gegevensmassage’. De technische standaard voor aanlevering van data voor FiNBOX is niet buitengewoon complex.

Een mogelijk iets lastiger kwestie is, in hoeverre de eigen klantinformatie- en factureringssoftware onderscheid kan maken tussen facturen die naar de printer moeten en facturen die bij FiNBOX moeten worden aangemeld. Wie van een Billing Provider gebruik maakt kan dat scheiden van papieren en elektronische facturen aan deze dienstverlener toevertrouwen, maar wie zelf facturen wil genereren zal dan wel in de eigen systemen een voorziening moeten hebben die beslist welke factuur naar de printer gaat en welke naar FiNbox wordt doorgezonden. Daarvoor kan gebruik worden gemaakt van de in steeds meer factureringssystemen al aanwezige mogelijkheid, meerdere outputkanalen aan te sturen. Als de software zo’n mogelijkheid niet biedt kan worden gewerkt met gescheiden databases van ‘papier-’ en ‘FiNBOX-klanten’.

Restgroep

Als niet eerst een legacy-probleem hoeft te worden opgelost, schat Van den Heuvel dat bedrijven als regel met een investering van 10.000 à 20.000 euro kunnen aanhaken op FiNBOX. Wie voor een BSP opteert betaalt daarenboven een maandelijkse vergoeding en een klein bedrag per factuur. Beide zullen enigszins afhankelijk zijn van de hoeveelheid te verwerken facturen, maar Van den Heuvel houdt het voor wat PostNL betreft op tussen de 1000 en de 2000 euro voor de maandvergoeding (‘ja, als dat voor kleine bedrijven een probleem is, dan komen we daar wel uit’) en 20 à 30 cent voor de variabele component.

Verder blijft het volgens Van den Heuvel een overweging waard nog een bedrag te reserveren voor acties om klanten die niet uit zich zelf op de FiNBOX-dienst instappen, alsnog over te halen. “Dat begint met wijzen op voordelen, zoals niet meer hoeven overtikken, simpele overzichtelijke administratie, kleinere kans op vergeten facturen. Bij de restgroep die dan nog niet overstapt, kun je het nog met een premium proberen. Een iPad voor elke honderdste aanmelder doet wonderen.”

Rabobank, doorgaans gretig als het op innovatie aankomt, laat desgevraagd weten z’n strategie rond FiNBOX nog niet op orde te hebben. “We moeten daarover nog met onze partners in overleg treden. Misschien kunnen we er over een maand of zo meer over zeggen”, laat een woordvoerster weten.

E-billing voorkomt ­ergernis over duur ‘bedel-drukwerk’

Inmiddels zijn meer dan 220 bedrijven en instellingen op FiNBOX aangesloten. Een daarvan is het Leger Des Heils, dat zijn donateurs sinds 2009 de mogelijkheid biedt hun bijdrage via FiNBOX te voldoen. “Het is een win-winsituatie als we onze donateurs beter kunnen bedienen tegen lagere kosten en het ook nog goed is voor het milieu. Als goededoelenorganisatie heb je een grote verantwoordelijkheid om op deze aspecten te letten”, legt mediawoordvoerder Irene Belkum desgevraagd uit.

Donateurs die zich bij FiNBOX aanmelden, ontvangen vier maal per jaar een donatieverzoek en blijven daarmee gevrijwaard van papieren mailings. Gebleken is dat veel donateurs zich storen aan papieren mailings, die ze als een slechte besteding van financiële middelen zien. De andere optie, afgifte van een incassomachtiging aan het goede doel, gaat veel donateurs ook weer een stap te ver. FiNBOX lijkt dat dilemma voor het Leger Des Heils doeltreffend te doorbreken, al ziet Belkum ook wel een nadeel: een donatieverzoek in FiNBOX heeft een lage attentiewaarde, wat eens temeer steekt daar een donatieverzoek – anders dan een factuur – vrijblijvend is.

 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Neem contact met ons op!