Management

Cloud

PostNL: Dan liever de cloud in

7 februari 2014

PostNL moet een flinke efficiencyslag maken. Het flexibiliseren van de IT-kosten is daar een belangrijk element in. De twee eigen datacentra waar tot voor kort zo’n 500 applicaties draaiden, gaan begin 2016 dicht. CIO Marcel Krom heeft eerst een analyse uitgevoerd welke applicaties geconsolideerd kunnen worden en welke naar de cloud mogen. In sommige gevallen maken privacyreglementen het lastig deze applicaties naar wereldwijde clouds te verhuizen. Deze zullen dan worden ondergebracht in lokale, Nederlandse of Europese clouds. De rest verhuist stapsgewijs naar verschillende public cloudproviders. Krom maakt zich daarbij sterk voor het uitgangspunt dat als er één gebruiker uitgaat, de kosten ook met één eenheid omlaag gaan. “Heel vaak zie je dat upscalen wel mogelijk is, maar dat downscalen opeens veel lastiger blijkt.”

PostNL heeft een flink aantal toonaangevende bedrijven als strategisch partners in de arm genomen. Zo zijn ICT Automatisering en Sogeti geselecteerd om alle maatwerk- en kleinere standaardsoftwarepakketten voor PostNL geschikt te maken voor het Azure-platform van Microsoft. De financiële toepassingen gaan naar SAP Business by Design, het cloudplatform van SAP. PostNL maakte al gebruik van Salesforce.com voor het beheer van de klantrelaties en de relaties met de postbezorgers. Verder zal PostNL in de komende jaren een nieuwe, volledig cloudgebaseerde werkplekdienst op basis van Office 365 uitrollen. Tot slot bekijkt PostNL in hoeverre reeds in gebruik zijnde clouddiensten als Amazon Web Services of Werkplekonline van KPN ApplicationNet hierop aan kunnen sluiten. De verschillende partijen hebben ieder hun verantwoordelijkheid in het proces. Krom maakt echter wel duidelijk dat de regie volledig in handen blijft van PostNL.

Minder risico

Krom toont zich niet bevreesd voor de mate van afhankelijkheid die PostNL nu ten opzichte van zijn partners krijgt, ook niet met betrekking tot de veiligheid. “We hebben een ‘Deltaplan risicobeheersing’. Op internet is risico een gegeven. We hebben met alle leveranciers gesprekken gehad om te bekijken wie al wat gedaan had om dat risico te beperken. Dan moet je het op een gegeven moment loslaten. Het gaat om vertrouwen.”

Dat vertrouwen berust voor een belangrijk deel ook op transparantie met betrekking tot incidenten en de lessen die daaruit kunnen worden getrokken. Het voordeel van het gebruik van een cloudprovider is bovendien dat deze meer klanten heeft die de beveiliging laten auditen. Alles wat daarin naar boven komt, wordt bij alle klanten verbeterd. Zo kan een cloudprovider uiteindelijk veel veiliger zijn dan een eigen datacentrum waar dat voordeel van verzamelde kennis niet bestaat, aldus Krom.

De CIO zegt dat veel meer dan voorheen gebruik gemaakt wordt van standaardtoepassingen en -procedures. “We moeten beter accepteren wat iemand anders heeft bedacht. Wanneer we kantoorstoelen moeten bestellen, kan iemand een tijd bezig zijn met het opstellen van een procesbeschrijving. Maar die is waarschijnlijk al vaker gemaakt, want stoelen bestellen is niet uniek.” Zo wil Krom dat op veel processen toepassen, ook in de IT. Zo min mogelijk maatwerk, want bij nieuwe releases kom je dan al snel in de problemen. Bij een standaardtoepassing gaat het allemaal veel eenvoudiger. Alle beslissingen over afwijking van de standaard moeten daarom voor goedkeuring langs de directie van PostNL.

Kernactiviteit verschuift

Standaardisering van applicaties en de transitie naar de cloud vinden plaats terwijl PostNL bezig is de bedrijfsprocessen te vernieuwen. De kernactiviteit verschuift van postbezorging naar die van een veelzijdig logistiek provider. “Een megatransitie”, zegt Krom, “waarin IT een belangrijke rol speelt.” Het bedrijf ziet zich ook in een vreemde spagaat terechtgekomen. De primaire interesse van het bedrijf ligt bij de verzender; dat zijn de opdrachtgevers. Toch moet PostNL zich richten op het faciliteren van de ontvangers, ook al zijn dat niet de betalende klanten. Juist door het afleverproces te stroomlijnen kan veel op de kosten worden bespaard. “Ons streven is dat bij nagenoeg elke zending de ontvangende klant al bij de deur staat. Zo ver zijn we nog niet maar we gaan wel de goede kant op”, zegt Krom.

Een van de doelstellingen is het bezorgmoment nauwkeuriger en accuraat te plannen, zodat de ontvangende klant ook weet dat de bezorger dan komt. Met betere software voor ritplanning, locatiebepaling en tracing moet dat doel dichterbij komen. “Het is wel een gevaarlijke manoeuvre. Als je geen verwachting wekt, doe je het altijd goed. Als je een afleverperiode noemt en het lukt in 85 procent van de gevallen binnen de afgesproken periode te bezorgen, zit je nog altijd met 15 procent teleurgestelde klanten.”

IT krijgt ook een belangrijkere rol in de communicatie met de bezorgers. Krom: “Een aantal jaar geleden hadden we nog voornamelijk fulltime bezorgers die naar hun sorteercentrum kwamen om daar de post voor hun eigen wijk te sorteren. Nu gaan we naar een situatie waarin parttimers bij het verdeelcentrum hun voorgesorteerde tas op komen halen. Er is dus veel minder direct contact. We proberen dat in te vullen met een portal waarin zij elkaar en hun leidinggevenden treffen. We gaan deze portal ook ‘ver-appen’; via een app benaderbaar maken.” De portal krijgt veel aspecten van een intern sociaal netwerk.

PostNL is al een eindje op weg in de overstap op de cloud. Inmiddels zijn enkele tientallen applicaties gemigreerd. Vaak merken de gebruikers daar niets van. Na wat aanpassingen in de applicatie is de feitelijke implementatie meestal niet meer dan het omzetten van een URL. “Eind 2015 moet de klus zijn geklaard en begin 2016 gaan de datacentra dicht.”

Drastische reorganisatie

uitbesteding van veel van de operationele IT-taken heeft een ingrijpend effect op de IT-afdeling van PostNL. Tussen nu en 18 maanden leidt dit tot een verlies van ruim de helft van de 400 arbeidsplaatsen voor IT’ers. Daardoor raken zo’n 120 IT’ers hun baan bij PostNL kwijt. Het bedrijf heeft een goed sociaal plan en wil de mensen waar het kan begeleiden naar nieuw werk. De personeelsreductie verloopt in fasen. “Nu zijn ze nog hard nodig om de applicaties draaiende te houden”, zegt Marcel Krom, CIO van PostNL. Vinden ze toch eerder een andere baan, dan legt PostNL ze geen strobreed in de weg. “Ongeveer 10 procent van de functies hebben we nog niet kunnen invullen. Daar gaan we de komende tijd hard mee aan de slag.” De afslanking betreft vooral de mensen die nu verantwoordelijk zijn voor de technische infrastructuur en het applicatiebeheer. De 180 die overblijven zijn vooral architecten, informatie-analisten, service level managers, contractbeheerders en regieverantwoordelijken.

 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Laat de klantenservice je terugbellen!