Platformreductie is kostbaar
▪ Qua techniek, stabiliteit en beschikbaarheid, groeien de verwerkingsplatforms naar elkaar toe.▪ Beheer en exploitatie van een beperkt aantal standaardverwerkingsplatforms zijn significant goedkoper.Op basis van deze ontwikkelingen ligt het voor veel organisaties voor de hand een onderzoek te starten naar de mogelijkheden, waarbij uitfasering van het aloude mainframe vaak hoog op de agenda staat. Conversiekosten blijken in de praktijk echter dermate hoog dat uit het oogpunt van efficiency platformreductie uiteindelijk niet opportuun is, danwel dat de keuze voor het uit te faseren platform afhankelijk is van de omvang van de installed base van de desbetreffende platforms. Het platform met de kleinste installed base wordt geslachtofferd, terwijl dit uit het oogpunt van technologische ontwikkelingen niet de meest logische keuze is.In de afgelopen decennia zijn er meer en meer verschillende verwerkingsplatforms organisaties binnengeslopen. Door fusies en overnames bijvoorbeeld. Of door specifieke oplossingen met specifieke eisen aan de infrastructuur. De opkomst van het Windows- en Linux-platform is onmiskenbaar. Voorheen was het mainframe het meest logische, en vaak enige, verwerkingsplatform, inmiddels is dat achterhaald. Het aanbod van IT-services groeit, maar is verspreid over meerdere verschillende verwerkingsplatforms.Het mainframe is van oudsher een platform met een grote gebruikerstevredenheid en met een redelijke kostprijs mits het maar voldoende wordt gebruikt. De basiskosten zijn relatief hoog. Nieuwe applicaties worden ontwikkeld voor andere platforms en nieuwbouw op mainframes wordt steeds zeldzamer. Hierdoor is het mainframe in de praktijk vaak overgedimensioneerd. Dat leidt ertoe dat de kosten per service op dit platform steeds hoger worden. Voor verschillende type mainframes bestaan ervaringstabellen waaruit men kan aflezen wat de minimale bezetting moet zijn om het platform op een verantwoorde manier te exploiteren. Gartner verdeelt de IBM mainframeomgeving bijvoorbeeld in drie segmenten:▪ minder dan 500 MIPS (million instructions per second);▪ 500 tot 1000 MIPS;▪ meer dan 1000 MIPS.Mainframes met minder dan 500 MIPS komen het meest in aanmerking voor migratie naar Windows- of Unix-platformen.Qua techniek groeien platforms naar elkaar toe. Het mainframe is van oudsher het meest robuuste en stabiele platform. Andere platforms zijn bezig aan een forse inhaalslag. De nieuwste virtualisatietechnieken zorgen bijvoorbeeld voor een aanzienlijke verhoging van de beschikbaarheid van een platform als Windows. De verschillen tussen de verschillende platforms worden hierdoor steeds kleiner.TCO (Total Costs of Ownership) is altijd al een hot item geweest, maar de afgelopen jaren is er concreet handen en voeten aan gegeven doordat veel organisaties specifieke kostenreductieprogramma’s hebben ingericht. Als eerste wordt vaak gekeken naar complexiteitsverlagende acties. Complexiteit binnen een IT-organisatie werkt immers kostenverhogend. Een open deur: des te meer platforms, des te complexer de IT-omgeving en des te hoger de Total Costs of Ownership. Denk hierbij aan de basiskosten die voor elk verwerkingsplatform gemaakt worden nog zonder dat er services op worden gedraaid: hardware bijvoorbeeld, software (het OS), medewerkers met specifieke platformskills enzovoort. Meer dan voldoende redenen voor organisaties om te onderzoeken of het uitfaseren van een of meerdere platforms opportuun is.Bij het maken van de businesscase voor platformreductie zijn twee soorten kosten relevant: beheer- en exploitatiekosten en conversiekosten. Puur op basis van financiële afwegingen moeten de conversiekosten binnen enkele jaren kunnen worden terugverdiend uit de besparingen op beheer en exploitatie.Voor het maken van een goede afweging is het belangrijk om alle alternatieven zowel functioneel als financieel tegen het licht te houden. Bij drie platforms bestaan minimaal drie scenario’s:1) Uitfaseren van platform a en de installed base converteren naar platforms b en/of c.2) Uitfaseren van platform b en de installed base converteren naar platform a en/of c.3) Uitfaseren van platform c en de installed base converteren naar platform a en/of b.Het in kaart brengen van de TCO per platform blijkt in de praktijk vaak lastig. Welke kosten moet je wel of niet meenemen (zie kader)?Bij het in kaart brengen van de conversiekosten inventariseert men als eerste alle services en applicaties die op een platform draaien. Er zijn verschillende manieren om de omvang van applicaties te analyseren. FPA (functiepuntanalyse) of ‘Lines of code’ zijn gebruikelijke methoden. In geval van standaardpakketten is het wat lastiger. Het komt gelukkig steeds vaker voor dat leveranciers van standaardpakketten hun oplossingen leveren voor verschillende verwerkingsplatforms. Hierdoor zijn deze conversiekosten wat makkelijker in kaart te brengen.Zodra de omvang van de installed base helder is, wordt gekeken naar de doelomgevingen. Het is belangrijk om voldoende informatie te verzamelen over de specifieke kenmerken van deze doelomgevingen. Wat zijn de gebruikelijke nieuwbouw- of conversiekosten voor de omgevingen? De kosten worden beïnvloed door een aantal factoren. Zijn de ervaringscijfers gebaseerd op de ontwikkelervaringen uit de eigen organisaties, op basis van opgave van externe leveranciers? Zijn ze gebaseerd op de meest efficiënte (CMM level 5) ontwikkelervaringen uit India?Verschillende softwarehuizen hebben speciale conversiefabrieken ingericht die zo’n conversie op een efficiënte manier kunnen uitvoeren. Platformreductie wordt immers steeds populairder, waardoor het interessant is voor softwarehuizen om zich hierin te specialiseren. Ook platformleveranciers nemen hier het heft in eigen hand. Je kunt een nieuw platform makkelijker verkopen als je er meteen een ervaren conversieteam bij kunt leveren. Dat team zorgt dan voor een makkelijke overgang van het oude naar het nieuwe platform.In de praktijk blijken juist de conversiekosten doorslaggevend voor de businesscase van platformreductie. In de eerste plaats bepalen deze kosten of er wel of niet een positief resultaat is te behalen door platformreductie. In de tweede plaats bepalen de conversiekosten vaak de keuze welk platform uitgefaseerd gaat worden.Tijdens een onderzoek naar platformreductie is het belangrijk om een goed beeld te hebben van de levensverwachting van de bestaande applicaties en services. Welke applicaties zijn end of life en hoeven niet geconverteerd te worden? Door de applicatielijst goed op te schonen kan flink worden bespaard op de conversiekosten.Nieuwbouw of conversie? Conversie is in de regel goedkoper. Nieuwbouw is moeizamer omdat kennis en ervaring over de te bouwen applicatie vaak niet meer beschikbaar zijn en documentatie niet up-to-date is. Dat betekent een geheel nieuw en kostbaar ontwikkeltraject vanaf de requirementsfase. Als documentatie en kennis voldoende aanwezig zijn, dan kan nieuwbouw een goed alternatief zijn voor conversie. Hierbij bestaat het risico dat nieuwe eisen en wensen meegenomen moeten worden. Dat zet de businesscase voor platformreductie verder onder druk.Het beheren en exploiteren van minder platforms is goedkoper. De keuze om wel of niet te kiezen voor platformreductie wordt grotendeels bepaald door de conversiekosten. Regelmatig blijken de conversiekosten dermate hoog dat platformreductie niet opportuun is. De kosten zijn zo hoog omdat de installed base vaak in tientallen jaren is opgebouwd. De informatie die nodig is om efficiënt te converteren of opnieuw te bouwen, is simpelweg niet meer voorhanden.Hoewel de voordelen qua beheer en exploitatie overduidelijk zijn, worden de kosten van conversie niet binnen de gestelde termijn terugverdiend (zes jaar is een gebruikelijke termijn om businesscases te beoordelen). Mogelijk kan het vizier op een ander platform worden gericht. Als de installed base kleiner is, dan is het mogelijk dat voor het uitfaseren van het andere platform wel een positieve businesscase gemaakt kan worden.Op zo’n moment is het belangrijk dat organisaties een strategische keuze maken. Gaan we door met het huidige aantal platforms of kiezen we op termijn voor minder platforms? In het laatste geval wordt besloten om geen nieuwe ontwikkelingen meer toe te staan op het uit te faseren platform. Vervolgens is het zaak om te blijven monitoren wanneer de businesscase opportuun wordt. Dat kan zodra de installed base voldoende is geslonken om de conversiekosten op een kortere termijn terug te verdienen. Op basis van een goede businesscase kan dat moment al een tijd vooruit voorspeld worden. Hierdoor kan de organisatie tijdig anticiperen op en starten met omscholing van haar medewerkers en bijvoorbeeld besluiten om beheer en exploitatie voor de laatste jaren uit te besteden aan een derde partij.Kosten in kaart De beheer- en exploitatiekosten van een grote Nederlands financiële instelling. Deze tabellen waren onderdeel van een businesscase voor platformreductie. Gekeken is naar de kostenontwikkeling: als het mainframeplatform en het bestaande RS6000-platform naast elkaar zouden blijven bestaan. Vervolgens is gekeken naar de kostenontwikkeling als de installed base van het mainframe zou worden overgezet naar het RS6000-platform. De kosten voor beheer en exploitatie worden verdeeld in zes categorieën: ▪ overige kosten inclusief verrekeningen en opslagen ▪ afschrijvingen ▪ databaselicenties ▪ onderhoudskosten ▪ fte’s systeembeheer ▪ fte’s productiebeheer Beheer en exploitatie van de twee platforms naast elkaar kost de komende jaren rond de 12 miljoen euro per jaar. Bij het overzetten van de installed base van het mainframe naar het RS6000-platform dalen de kosten naar ongeveer 9 miljoen euro per jaar.Pascal Zeelen is Principal Consultant bij Capgemini. Als Engagement Manager heeft hij voor diverse grote partijen in de financiële sector gewerkt in de rol van projectmanager en programmaconsultant (Pascal.Zeelen@Capgemini.com).