Management

Juridische zaken

Let op kleine lettertjes softwarelicenties

8 februari 2013

Een misvatting die veel voorkomt, is dat een licentie een vastomlijnd, universeel begrip is dat een standaardset gebruiksrechten omvat. Er bestaat geen standaardlicentie en er zijn in de praktijk vele soorten licenties, die leveranciers ook weer verschillend uitwerken.

Als dus prijzen voor softwarelicenties worden vergeleken, moet telkens goed in kaart worden gebracht wat de licentiegrenzen zijn. Anders worden al snel appels met peren vergeleken. Daarbij zijn vooral licentiegrenzen die prijsbepalers zijn (prijs per gebruiker, installatie et cetera) van direct commercieel belang. Maar er kunnen ook andere meer algemene beperkingen of voorwaarden gelden, die voor de afnemer van groot belang zijn bij het bepalen van de waarde van de aangeboden licentie.

De softwarelicenties in de zakelijke markt zijn vaak licenties op naam van de rechtspersoon (de NV, BV of stichting) die de softwarelicentie heeft aangeschaft. De voorwaarden bepalen daarbij meestal standaard dat die rechtspersoon als enige het recht tot gebruik heeft en dat de licentie niet mag worden overgedragen. Dat is niet onlogisch, maar is wel een belangrijk aandachtspunt, met name als een onderneming uit meerdere rechtspersonen bestaat (bijvoorbeeld een holding met meerdere werkmaatschappijen). Dat lijkt een open deur, maar als er binnen een organisatie een centrale inkoopafdeling is ingericht bij een aparte rechtspersoon of de holding van de groep, dan ligt het risico op de loer dat de licenties op naam van die holding of werkmaatschappij komen, terwijl het feitelijk gebruik in een andere werkmaatschappij plaatsvindt. Een licentie die gebruik voor alle werkmaatschappijen onder een holding toestaat, biedt natuurlijk een veel grotere commerciële waarde dan een licentie die enkel geldig is voor de rechtspersoon op wiens naam de licentie staat.

De meeste licentievoorwaarden verbieden het door derden laten gebruiken van de software. Dat kan soms juist zeer gewenst zijn. Neem als voorbeeld software voor het bijhouden van meldingen aan een helpdesk die door een leverancier van helpdeskdiensten wordt gebruikt. Daarbij bestaat wellicht de wens om de klant toegang te geven tot die helpdesksoftware zodat de klant zelf kan controleren wat de status is van de gedane meldingen. Soms blijkt voor dit soort gebruik door derden extra te moeten worden betaald, maar vaak ook zwijgen de kleine lettertjes over de vraag of een dergelijke beperkte toegang tot de software voor klanten van de licentienemer is toegestaan. Dit kan een wezenlijk punt zijn bij de selectie van een leverancier en eventueel bij de onderhandelingen over de licentievoorwaarden.

Onderhoud

Naast de bepalingen in de licentievoorwaarden die de toegestane gebruiksomvang bepalen zijn de afspraken rond onderhoud en ondersteuning soms van direct commercieel belang. Bedrijfskritische software is al snel onbruikbaar indien er geen ondersteuning meer voor is van de leverancier. Als fouten in de software niet worden opgelost, kan dat wellicht de bedrijfsvoering in gevaar brengen. Ook wordt de software dan niet meer aangepast aan bijvoorbeeld veranderingen in de wetgeving of aan nieuwe technische standaarden. Een belangrijk aandachtspunt kan daarom zijn te controleren voor minimaal hoe lang de leverancier toezegt de geleverde software te zullen ondersteunen en welke prijs hiervoor geldt. Ook kan van belang zijn te controleren welke eisen de leverancier stelt als voorwaarde voor het mogen ontvangen van onderhoud. Bijvoorbeeld moet verplicht altijd de laatste uitgebrachte versie van de software worden gebruikt (vaak het geval) en zo ja moet voor nieuwere versies apart worden bijbetaald (soms wel) en hoelang worden ook oude versies nog ondersteund?

Soms zal blijken dat de kleine lettertjes geen helderheid bieden over (de prijs voor) bepaalde vormen van gebruik van de software, of worden gewenste vormen van gebruik verboden. In dat geval is het sterk aan te raden hier vooraf over in gesprek of onderhandeling te gaan met de leverancier en de uitleg van de leverancier en eventueel gemaakte maatwerkafspraken schriftelijk vast te leggen om conflicten en onverwachte (juridische) kosten te voorkomen.

Prijsbepalers voor softwarelicenties

De belangrijkste kleine lettertjes om te lezen zijn vaak de definities van prijsbepalers. Hieronder diverse veel voorkomende prijsbepalers voor softwarelicenties en bijbehorende aandachtspunten.

  • Per ‘installatie’

Vaak is niet helder of met ‘installatie’ wordt bedoeld het aantal in gebruik zijnde installaties van de software of het aantal installatiehandelingen. In het laatste geval moet voor de verplaatsing van de software naar een nieuwe computer opnieuw worden betaald.

  • Per ‘gebruiker’

Soms kennen de voorwaarden meerdere type gebruikers met sterk uiteenlopende gebruiksmogelijkheden en prijzen (zie andere kader).

  • Per ‘werkplek’

Wordt uitgegaan van de werknemer (werknemer met een laptop èn een pc telt als één werkplek) of wordt uitgegaan van het apparaat en geldt iedere computer als aparte werkplek?

  • Per ‘werknemer’

Tellen alleen werknemers die toegang tot de software hebben of alle werknemers binnen een onderneming? Tellen ex-werknemers waarvoor gegevens nog in het systeem staan nog mee of niet? Telt een zzp’er mee (of mag hij de software juist niet gebruiken)?

  • Vergoeding op basis van een percentage van met de software gerealiseerde ‘omzet’

Wanneer telt omzet mee: als gefactureerd is of alleen als ook daadwerkelijk is betaald? Geldt als basis de omzet inclusief of exclusief btw (een potentieel verschil van 21 procent)? Als er meerdere valuta (euro, dollar, pond) in het spel zijn, moet helder zijn in welke valuta wordt afgerekend en welke wisselkoers wordt toegepast.

  • Per ‘e-mailbox’

Telt ieder e-mailadres apart mee (soms heeft één gebruiker meerdere e-mailadressen gekoppeld aan één e-mailaccount)? Tellen niet meer actieve e-mailboxen nog (vol) mee als ze voor archiefdoeleinden niet geheel verwijderd worden uit het systeem?

  • Per ‘server’ waarmee de software wordt gebruikt

Welke regels gelden / hoe wordt geteld bij installatie op ‘virtuele servers’ (bij een ‘virtuele server’ worden softwarematig meerdere losse omgevingen gecreëerd waardoor op één fysieke server software meerdere keren kan worden geïnstalleerd en gebruikt)? En welke regels gelden bij gebruik op een ‘geclusterde serveromgeving’ (meerdere fysieke servers die gekoppeld worden gebruikt voor één of meerdere virtuele servers: één virtuele server gebruikt dan wellicht meerdere fysieke servers tegelijk)?

  • Per ‘processor’ waarop de software wordt gebruikt

Soms is het mogelijk om softwarematig ervoor te zorgen dat bepaalde software maar een beperkt aantal van de op een computer aanwezige processoren mag gebruiken. Telt in dat geval het softwarematig ingestelde maximale aantal processoren of het totale aantal op de betreffende computer aanwezige processoren?

Prijs per gebruiker

Een veel gebruikte prijsbepaler voor softwarelicenties is de prijs per gebruiker. Er zijn in de praktijk veel verschillende soorten users. Een paar voorbeelden met bijbehorende aandachtspunten:

  • Concurrent users (gelijktijdige gebruikers): hiermee wordt meestal bedoeld het maximum aantal gebruikers dat tegelijkertijd de software mag gebruiken. Dan kan het totale aantal gebruikers dat af en toe de software gebruikt groter zijn dan het maximale aantal gelijktijdige gebruikers en richt de licentiebegrenzing zich met name op het piekgebruik.
  • Named users (benoemde gebruikers): hiermee wordt doorgaans het aantal gebruikers bedoeld dat in de software is geregistreerd en daarin dus een eigen account heeft. Let op: soms wordt bepaald dat een eenmaal aan een persoon uitgegeven account niet meer mag worden ingetrokken of overgedragen aan een nieuwe medewerker bij ontslag van de eerder geregistreerde gebruiker. Soms is dat ook logisch omdat het account van de oud-medewerker ook echt separaat moet blijven bestaan voor archiefdoeleinden. Dat kan het aantal benodigde licenties op termijn danig opvoeren. Soms geldt dat dergelijke niet-actieve user accounts niet meer meetellen voor de licentievergoeding of geldt daarvoor een lager tarief.
  • Administrator/Read only user: soms wordt gedifferentieerd naar de gebruiksrechten die een bepaald type user heeft. Een type user dat brede of onbeperkte gebruiksmogelijkheden heeft (zoals het aanpassen van instellingen, het toelaten of afsluiten van andere gebruikers) wordt vaak ‘administrator’ genoemd. Een licentie voor een administrator is vaak duurder dan voor bijvoorbeeld een type gebruiker dat enkel de software mag gebruiken om gegevens daarin te raadplegen zonder de mogelijkheid te hebben de gegevens daarin aan te passen (read only user). Prijsverschillen tussen verschillende type users kunnen zeer groot zijn (duizenden euro’s voor een administratorlicentie en gratis voor read only users bijvoorbeeld).
 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Neem contact met ons op!