KPNstroomlijnt inkoop met E-markt

9 november 2000
90 euro; 99 euro; 200 euro; 27.500 euro. De biedingen op de elektronische aanbesteding op KPN Xchange van een tijdelijke vacature voor een testcoördinator, lopen nogal uiteen, zelfs als je door de overduidelijke tikfout heenkijkt. Op de vraag of je die verschillen niet even goed in een papieren aanbesteding boven tafel kunt krijgen, ontvlamt Gerard Brouwer van enthousiasme.
„Was het maar waar! In een papieren procedure krijg je dergelijke aanbiedingen altijd gefilterd. De manager van de afdeling kent bijvoorbeeld de duurdere kracht goed en heeft dan zijn verhaal al klaar voor je de offerte te zien krijgt. Dat kan nu natuurlijk nog steeds, maar de bedragen staan wel duidelijk bij elkaar op één scherm.” Het wordt, met andere woorden, bij KPN stukken moeilijker om onberedeneerde voorkeuren mee te laten wegen in het inkoopproces.

Ervaring
E-markets staan enorm in de belangstelling, maar de praktische ervaring ermee is nog beperkt. De meest geciteerde voorbeelden komen uit de Verenigde Staten, waar met name autofabrikanten als Chrysler, Ford en General Motors al ervaring hebben opgedaan met het inkopen van hun bedrijfsbenodigdheden via een website. Zo langzamerhand verovert KPN een plaats in dat rijtje. KPN Inkoop en Logistiek heeft 8 april jongstleden een elektronische markt geopend en heeft inmiddels zo veel ervaring dat men er ook mee naar buiten wil treden.
In cijfers gezegd: sinds 8 april zijn op de KPN Xchange 61 veilingen gehouden, twee veilingen lopen nog, de totale transactiewaarde bedroeg 120 miljoen gulden en in totaal boden 320 handelspartners mee.
De oprichting van KPN Xchange heeft veel te maken met kostenbesparing. Zelf wil KPN geen bedragen noemen: in het zicht van de aanstaande aandelenemissie is alle financiële informatie tot bedrijfsgeheim gebombardeerd. Brouwer wil wel kwijt dat de marktplaats een belangrijke rol speelt in de efficiency-plannen die KPN onlangs – tot schrik van het personeel – openbaarde. Het kan om aantrekkelijke bedragen gaan. Iquip bespaart 10 tot 15 procent op de administratiekosten door van KPN’s marktplaats gebruik te maken voor het aanbieden van detacheringspersoneel. Dat gaat jaarlijks om een bedrag van anderhalf tot twee miljoen gulden. Maar er is meer. „De belangrijkste impuls voor ons om ons hiermee bezig te gaan houden, waren de veranderingen in de markt. De opkomst van e-commerce, van nieuwe verkoopkanalen naar potentiële klanten, betekent enerzijds meer concurrentie, anderzijds grotere tijdsdruk. Je time-to-market moet absoluut omlaag, je moet zorgen dat je snel kunt reageren op marktveranderingen. Daarbij speelt een elektronische marktplaats een belangrijke rol. Als we vroeger een nieuw product nodig hadden, kostte dat twee tot drie maanden; nu hebben we offertes voor zo’n product soms al binnen enkele uren. Je kunt ook veel sneller aanvullende productiecapaciteit vinden.”

Spraakverwarring
De zoektocht naar een oplossing voerde Brouwer uiteindelijk naar Amerika, nadat een oriëntatieronde bij leveranciers als Ariba, CommerceOne, I2 en SAP tot Babylonische spraakverwarringen had geleid. Bij de inkoopafdeling van Ford vond Brouwer uiteindelijk het voorbeeld dat hij zocht: een oplossing op basis van Oracles Exchange-platform, feitelijk een marketplace-toepassing op de Oracle 8i-database. „Dat was in ieder geval op dat moment de meest uitgekristalliseerde oplossing”, zegt Brouwer. KPN’s uitvoering kon na een ontwikkeltijd van 45 dagen de lucht in; vooralsnog wordt de KPN Xchange gehost door Oracle in Redwood Shores.

Veilingen
Op de elektronische marktplaats worden verscheidene activiteiten uitgevoerd, variërend van het uitzetten van informatieve vragen en openbare aanbestedingen van de inkoop van PC’s en printers en de inhuur van personeel tot veilingen van alles wat KPN overhoudt. Ook leveranciers van KPN krijgen toegang tot dit gedeelte van het systeem. Bij de aanleg van het glasvezelnet blijven bijvoorbeeld geregeld stukken glasvezel over van korter dan vier kilometer. KPN doet daar niets mee, maar voor andere kabelaars kan zo’n stuk nog best de moeite zijn. KPN’s leveranciers kunnen die stukken nu te koop aanbieden op KPN Xchange. „Op termijn willen we er een echte Albert Cuyp van maken, waarop leveranciers extra omzet kunnen genereren door een stalletje neer te zetten. En leveranciers kunnen de Xchange ook gaan gebruiken om zelf hun inkoop te regelen”, aldus Brouwer.
Dat er ook voor leveranciers voordelen te behalen zijn met een elektronische marktplaats, betekent niet dat de uitrol een eitje is. Technisch stelt het dan wel niet veel voor – een browser volstaat om toegang tot het systeem te krijgen – maar het vergt wel nogal wat discussie om de leveranciers tot medewerking te bewegen, heeft Brouwer ervaren.
„Je zou denken dat iedereen weet wat business-to-business is, en dat iedereen erop zit te wachten. Niet dus. Vooral leveranciers met preferred supplier status bleken te worden bevangen door de angst dat een elektronische marktplaats ten koste van hen zou gaan”, zegt Brouwer.

Onzin
Commercieel directeur Rinus Balvast van de Tas Groep is zo eerlijk om te bekennen dat ook zijn organisatie even in de ban kwam van de angst voor het onbekende. „Aanvankelijk waren de reacties enthousiast, maar al snel sloeg het sentiment om: dat plan van de KPN gaat ons geld kosten, kon je op de gangen horen. Maar dat is natuurlijk onzin. KPN deed de inkoop al centraal, dus je hoeft echt niet te verwachten dat je nu opeens onder enorme prijsdruk komt te staan. Maar de aanbieders krijgen met de Xchange natuurlijk wel een fantastisch benchmarking tool”, nuanceert Brouwer, „want ze kunnen precies zien hoe hun prijs zich verhoudt tot die van de (geanonimiseerde) concurrenten.”

Plannen
De rol van de marktplaats in KPN’s inkopen (7,5 miljard gulden per jaar) is nu nog bescheiden, de plannen zijn dat echter geenszins. Niet alleen de omzet van de marktplaats moet omhoog, ook de functionaliteit zal sterk worden uitgebreid. Hoog op de wensenlijst van Brouwer staat ondersteuning van supply chain management.
„Als er een chipfabriek in Taiwan in vlammen opgaat, wil ik direct kunnen zien of dat van invloed kan zijn op het leveringsprogramma van onze leveranciers en of ik maatregelen moet nemen”, legt Brouwer uit. Verdere rationalisatie van het inkoopproces is een tweede wens met stip. Maar die wens kan alleen ingevuld worden met medewerking van de leveranciers.
„In feite zou ik bijvoorbeeld ingehuurde krachten rechtstreeks moeten kunnen afrekenen tegen het aantal gewerkte uren maal het afgesproken tarief, zonder dat nog een factuur wordt gestuurd.” Dat vraagt echter aanpassing of vernieuwing van de registratiesystemen van de aanbieders, stelt Balvast. Tas heeft vergevorderde plannen voor de aanschaf van professional services automation-software, maar die plannen staan door de overnamegesprekken met Roccade nu even in de ijskast.
En ten slotte wil KPN zijn Xchange niet alleen gebruiken voor inkoopdoeleinden, maar ook als profit center: in de lente van 2001 zal KPN marktplaatsen gaan verkopen op een eigen Oracles Exchange server.
 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Neem contact met ons op!