Kleinbedrijf is zorgenkind van IT-industrie

2 juli 1998
IT-beheer is jarenlang het stiefkind geweest van de IT-branche. Menig beheerder heeft zich de afgelopen jaren beklaagd over wildgroei binnen zijn organisatie en het ontbreken van richtlijnen om daar paal en perk aan te stellen.
IT-scans, uitgevoerd door de onafhankelijke Syntens-organisatie, laten zien dat IT-beheer in middelgrote bedrijven met 150 tot 200 werknemers de volle aandacht krijgt. In het kleinbedrijf met minder dan honderd medewerkers daarentegen wordt de beheerproblematiek over het algemeen niet of onvoldoende onderkend en bijgevolg verwaarloosd. In sommige gevallen laten deze, veelal beginnende ondernemers hun beheertaken over
aan kleine hardware-leveranciers die hun klanten onvoldoende behoeden voor een falende informatievoorziening.
In bedrijven met meer dan 150 werknemers wordt de noodzaak om te beheren, afhankelijk van
de aard van het bedrijf en de toepassingen, direct in relatie gebracht met de continuïteit van de bedrijfsvoering en de productie of dienstverlening. Er zijn maatregelen genomen de voortgang te garanderen. Sommige van deze bedrijven hebben ten minste één IT-specialist in dienst. Uitbesteding van beheertaken
aan een gespecialiseerde aanbieder van netwerkbeheer op afstand is kostbaar maar wordt in toenemende mate gezien als een soort verzekeringspremie tegen calamiteiten.

Quick Scans
Dat het bij middelgrote bedrijven de goede kant opgaat met IT-beheer en in een breder verband met ICT-beheer wordt ook onderschreven door het Economisch Instituut voor het Midden- en Kleinbedrijf in Zoetermeer en door de Syntens-organisatie. Syntens is begin dit jaar voortgekomen uit de fusie van Innovatie Centra Netwerk Nederland en IMK Voorlichting. Syntens werkt nu met 450 medewerkers, verspreid over vijftien vestigingen, als ’laagdrempelig eerstelijns adviesnetwerk’ voor het innoverende midden- en kleinbedrijf. „IT-scans bestaan uit gestructureerde interviews met sleutelfunctionarissen van een bedrijf”, licht ir Henk van Heerde van Syntens Drenthe toe. „Aan de hand van controlelijsten inventariseren we de knelpunten en kansen om tot een (hernieuwd) plan van aanpak te komen.” De door Van Heerde ontwikkelde IT-scans staan model voor gespecialiseerde Quick Scans.
Van Heerde signaleert dat bij middelgrote bedrijven de kwaliteitsnorm Iso 9001 een goed aanknopingspunt biedt voor IT-beheer.
„Iso 9001 legt verplichtingen op voor het uitvoeren van een beleid. Wanneer de directie zich bepaalde kwaliteitsdoelen stelt, moeten die ook aantoonbaar worden nagekomen. De hulpmiddelen daarvoor, waaronder informatievoorziening, moeten dan zo-
danig worden beheerd dat aantoonbaar van borging van resultaten sprake is.
In de praktijk zie ik dat bij Iso-gecertificeerde bedrijven primaire maatregelen gelden om de voortgang van de informatievoorziening te borgen en calamiteiten te voorkomen of ongedaan te maken. Secundaire maatregelen als het controleren en kalibreren van de gereedschappen worden meestal uitvoerig beschreven. Deze procedures komen overeen met die van Itil en hebben dezelfde bedoeling: gestructureerd procesmatig borgen van de kwaliteit.”

Retour
Iso mag bij grote bedrijven op zijn retour zijn, volgens Van Heerde wordt de normering bij veel grotere midden- en kleinbedrijven bewust nagestreefd. IT-beheer krijgt onmiddellijk de prioriteit die het verdient, wanneer het in verband wordt gebracht met de kwaliteitszorg.
Daarnaast meent Van Heerde dat er behoefte is aan verkleinde en op het midden- en kleinbedrijf toespitste versies van Itil. Sommige aanbieders adverteren al met dit soort producten.
„Het gaat dan om producten die zijn afgestemd op het op afstand beheren van een IT-infrastructuur door een externe partij. Ik verwacht dat ook bij bedrijven met meer dan honderd medewerkers de inzet van eigen IT-beheerpersoneel zal afnemen.
Een industrieel bedrijf met 200 medewerkers heeft nu 20 tot 30 werkplekken met computers ingericht. Dat aantal zal stijgen tot zo’n 30 tot 40 werkplekken. Alleen bij sterk innovatieve bedrijven rechtvaardigt dat aantal geautomatiseerde werkplekken de inzet van eigen mensen, althans volgens de cijfers van Gartner Group.”
„Bepaald zorgwekkend” noemt Van Heerde de situatie bij kleine ondernemingen met maximaal honderd medewerkers. Hoewel het bewustzijn voor de kansen die de ICT te bieden heeft, sterk groeiende is, blijft het belang van IT-beheer hier onderbelicht.
„Men neemt vaak klakkeloos dingen aan van leveranciers. Door gebrek aan tijd en kennis verzeilt IT-beheer in de vergeethoek. Aan opleidingen en beheer worden te weinig tijd en geld besteed. De risico’s worden te laag ingeschat.
Bij deze ondernemingen tref ik vaak wel rudimentaire veiligheidsmaatregelen aan zoals het routinematig maken van backups. Het gekke is dat men wel vaak goed op de hoogte is van de onveiligheden zoals inbreken op het eigen netwerk. Dit bewustzijn weerhoudt hen er van om van het Internet te profiteren waardoor weer kansen worden gemist.”
Bij de kleine bedrijven zijn het vaak de huisleveranciers van hardware die ook wel iets ’beheermatigs’ in de aanbieding hebben op het gebied van garantie, service, vervanging en uitbreiding. IT-beheer wordt dan in één adem genoemd met onderhoud. „Er komen steeds meer aanbieders die voor deze markt een goed beheerproduct verkopen maar het prijskaartje schrikt af. Bovendien kunnen de ondernemers bij gebrek aan kennis geen kwaliteit herkennen. Er zou dan ook een keurmerk voor extern beheer moeten komen. De leverancier van hard- en/of software zou al bij de offerte een compleet aanbod moeten doen, inclusief opleiding, implementatie, begeleiding en beheer. Overigens ben ik van mening dat de kleine ondernemer zijn risico moet spreiden en niet volledig afhankelijk moet zijn van één externe beheerder.”

Risicospreiding
Met deze mening is Hoofd Financiële Zaken A.M. Buikema van HE Probaat Service BV (130 medewerkers) het oneens. Dit middelgrote bedrijf is als landelijk georiënteerde reparatie- en onderhoudsdienst voor huishoudelijke apparatuur geheel afhankelijk
van IT en meer nog van telecommunicatie.
Buikema: „Ik ben geen voorstander van risicospreiding
door het beheer over twee of meer aanbieders te verdelen. Bij calamiteiten verwijzen ze dan naar elkaar waardoor een proces gaat stagneren en stil valt. Dat
is voor een bedrijf als het onze ondenkbaar.”
Probaat zit met SAP R/3 op het Unix-platform en heeft zelf een first line helpdesk ingericht
voor de eerste probleemopvang. Het beheer van deze infrastructuur is in handen van SNI. „Ernstige problemen waarbij we een beroep moeten doen op de IT-beheerder, komen steeds minder vaak voor”, stelt Buikema tot zijn genoegen vast.
„Dat danken we niet zo zeer aan de externe beheerder alswel aan de moderne IT en de stabielere werkomgevingen van moderne hardware, besturingssystemen en toepassingen. Deze stabiliteit zie ik als een gegeven dat in stand moet worden gehouden. Veel profijt ondervinden we in dit opzicht van netwerkbeheer op afstand.
Toch voelt Buikema zich niet permanent veilig, bekent hij. „We zitten nu weer middenin de aanpassingsslag van het millenniumprobleem en de overstap van de euro naar de gulden. Ons bedrijf is hectisch van nature. De komende paar jaar wordt dat nog veel erger.”

Problematisch
Aanbieders van IT-beheer als Turnkiek, Syntegra en CMG die zich op het midden- en kleinbedrijf richten, zien het snel groeiende kleinbedrijf eveneens als problematisch. Het gaat hier veelal om productiebedrijven, drukkerijen en advocaten-, ingenieurs- en consultancybureaus
die de economische wind in de zeilen hebben.
In de gevarenzone zitten bedrijven met rond de vijftig medewerkers die een organische groei doormaken. Deze ondernemingen hebben altijd wel twee of drie medewerkers die handig met PC’s kunnen omgaan of weten hoe een netwerkserver moet worden ingericht.
De problemen ontstaan op het moment dat een stap voorwaarts moet worden gemaakt om de bedrijfsgroei bij te houden. Voor veel van deze bedrijven is de stap van goed bedoeld amateurisme naar professioneel IT-beheer een moeilijke. Directies komen voor investeringsbeslissingen te staan en schrikken vaak van het kostenplaatje dat de externe IT-beheerder hen voorschotelt.

Nico Baaijens

AUTOMATISERING GIDS/03-07-’98
 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Laat de klantenservice je terugbellen!