Juridisch: De paradoxale e-mailwetgeving
Ons Burgerlijk Wetboek schrijft immers voor dat het bestuur van een besloten vennootschap onder andere verplicht is ‘op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen worden gekend.’ Daaronder vallen dus ook zakelijke e-mails. Die regel geldt al jaren.Verder heeft staatssecretaris Heemskerk van Financiën begin februari besloten dat elektronische facturen voortaan vormvrij zijn. Ondernemers kunnen daardoor bijvoorbeeld facturen versturen als pdf-document (tegenwoordig een heuse open standaard) en tevens beslissen of ze de factuur met een wachtwoord beveiligen. Zo’n document kan zonder wachtwoord door de ontvanger wel worden gelezen en afgedrukt, maar niet veranderd. Daar houden boekhouders, juristen en natuurlijk de Belastingdienst van.Naast het versturen door middel van een eenvoudig pdf-document zijn er ook nog eens oplossingen beschikbaar waarmee de debiteur de factuurgegevens rechtstreeks elektronisch uit het factuurbericht in zijn eigen administratie kan inlezen. Daarvoor zijn standaarden zoals UBL goed geschikt, aldus de fiscus. Maar let op: de overige factuurvereisten wijzigen niet: op het elektronische factuurbericht moet de ondernemer alle informatie vermelden die ook op een papieren factuur moet staan. Het gaat puur om de wijze waarop partijen de facturen of factuurgegevens uitwisselen.De nieuwe fiscale regelgeving valt in de charmante categorie ‘leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker’. Dat heeft overigens wel opmerkelijk lang geduurd. Volgens sommigen werd het eerste e-mailbericht ruim veertig jaar terug verstuurd. Zelfs wanneer we vijftien jaar geleden als startpunt nemen – de brede beschikbaarheid en acceptatie van het world wide web van internet in Nederland – zijn vraagtekens over de slagvaardigheid van onze overheid in het elektronische domein gerechtvaardigd. Waarom nu pas? Vanwege de elektronische crisis? Of omdat PDF destijds nog geen ‘open’ standaard in de ogen van EZ was?Voor wie administratieve lastenverlichting een groot goed is, kan perfect met de eenvoudige digitale factuur, die met een druk op de knop naadloos en in ‘a split second’ zijn weg via internet naar de ontvanger vindt, uit de voeten. Daar staat echter een levensgroot ander probleem tegenover, dat wel tot verzwaring van de administratieve lasten leidt. Commerciële elektronische berichtgeving in de business-to-business-markt mag straks niet meer, tenzij de ontvanger vooraf toestemming heeft verleend. Opt-in noemen we dat.Daar waar de Europese wetgever destijds bewust heeft gekozen voor het uitsluitend verbieden van spam in de consumentenmarkt, heeft de Nederlandse politiek gemeend roomser te zijn dan De Paus en ook B2B-mails te willen verbieden. De door het parlement aangenomen wijziging van de Telecommunicatiewet gaat op 1 juli aanstaande in. Zou dat helpen, nu volgens schattingen dagelijks wereldwijd bijna 200 miljard spamberichten worden verstuurd; zegge en schrijve 90 procent van het totaalaantal e-mailberichten? Tel bij de beantwoording van deze vraag op dat de OPTA als regionale handhaver ter plaatse slechts kan optreden tegen uit Nederland verstuurde spam. En: wij komen in de door Cisco onlangs opgestelde Spam Top 10 van landen die het meeste spammen niet voor.Daar zit je dan als manager die graag compliant wil zijn. Hoe gaan we dit varkentje wassen? Gewoon via e-mail om toestemming vragen. Nu kan het nog.Let op!