Management

Zakelijke software

Innovatie: zelf doen of inkopen?

4 oktober 2013

Managers hebben vaak een achtergrond in marketing, bedrijfseconomie, accountancy, het juridische veld, sociologie, bestuurskunde, bedrijfskunde, werktuigbouw, weg- en waterbouw of elektrotechniek. Vrijwel nooit hebben zij hun sporen verdiend in de IT. Dat is wel eens jammer, want zij voelen zich verantwoordelijk voor hun organisatie en kunnen zich dan zo moeilijk een beeld vormen van de ideeën die bij een IT-afdeling leven. Die afdeling wil namelijk meestal extra budget voor het realiseren van noodzakelijke vernieuwingen of het aanschaffen van nieuwe programmatuur en apparatuur. Dat levert dan altijd grote voordelen op, maar het duurt vaak veel langer dat die zijn gerealiseerd dan in eerste instantie werd aangegeven. Bovendien, wie zegt dat al die wensen wel noodzakelijk zijn? Dat leidt vaak tot onbegrip tussen managers en IT-afdelingen met uitstel van beslissingen, onbegrip en fricties als gevolg.

IT-afdelingen, zeker bij grote organisaties, zijn vaak druk bezig om bestaande voorzieningen in de lucht te houden. Jaarlijks worden forse inspanningen gepleegd om met beheer en onderhoud de oorspronkelijke investering operationeel te houden. Hiermee is gemiddeld een bedrag gemoeid van 20 procent van de initiële investering. Daar komen dan nog de kosten bij voor de feitelijke exploitatie van het informatiesysteem. Alles bij een forse menselijke en financiële inspanning. Onvolkomenheden in het functioneren van informatiesystemen worden vaak in eigen beheer opgelost. Er is bij de IT-beheerders veel kennis in de loop der jaren opgebouwd. Bovendien willen zij graag actief bijdragen aan de verdere vervolmaking van de voorzieningen, waarmee zij lang geleden zijn gestart. Dat betekent dat met grote inventiviteit en creativiteit wordt gezocht naar de oplossing van problemen, die de effectieve en efficiënte werking van informatiesystemen bedreigen. Dit kan worden beschouwd als innovatie. Omdat deze activiteiten binnen de eigen organisatie plaatsvinden kan dit worden aangeduid als ‘gesloten innovatie’. Wanneer nieuwe technieken van buiten de organisatie worden aangekocht is sprake van ‘open innovatie’.

Case

De spanning die in een organisatie makkelijk kan ontstaan tussen managers en de IT-afdeling, kan worden geïllustreerd aan de hand van een voorval dat enkele jaren geleden plaatsvond. De file-transfer-server van een grote verzekeraar verrichtte 1800 transacties per dag, maar vertoonde regelmatig storing. Forse vertragingen, steeds hogere kosten voor herstel en toenemende irritatie bij medewerkers en beheerders waren hiervan het gevolg. Een ander deel van de organisatie was een bank. Deze beschikte over een goed werkende file-transferserver. Het management van de verzekeraar besloot eenzelfde server aan te schaffen. Grote frictie met systeembeheer was hiervan het gevolg. Men was bezig met de oplossing van de problemen en had dezelfde server gekozen alleen net iets anders. De door het management gekozen oplossing sloot niet aan op de bestaande connectoren. Ingrijpende aanpassingen waren nodig. Uiteindelijk werd de zaak geïnstalleerd maar tegen belangrijk hogere kosten.

Dit voorval laat zien dat binnen organisaties vaak sprake is van intensieve aandacht voor de oplossing van actuele en toekomstige problemen. Niet altijd is de communicatie tussen het management en de R&D-afdeling zodanig dat beide van elkaar weten welke problemen er spelen en aan welke oplossingen men denkt. In de geschetste situatie was bij het management sprake van een gerichtheid op open innovatie, oftewel: koop goede oplossingen in bij de buitenwacht. Systeembeheer was bezig volgens het model van gesloten innovatie en bouwde voort op kenmerken van de installed base. Beide benaderingen botsten met elkaar. Uiteindelijk kon de situatie technisch worden opgelost. Dit ging echter wel gepaard met hoge kosten. De kosten waren uiteindelijk zelfs zo hoog dat de investering door het managementteam van 1 miljoen euro niet rendabel was.

Toverformule

De snelle en ingrijpende ontwikkelingen, die zich voordoen op IT-gebied, dwingen IT-afdelingen voortdurend zich te verdiepen in de nieuwe hard- en software die op de markt komt. Innovatie van de installed base is namelijk nodig om nieuwe voorzieningen optimaal te kunnen inpassen. Het management van met name grotere organisaties is hiervan vaak niet op de hoogte. Een goede afstemming tussen management en IT is essentieel om managers hierbij te betrekken. De keuze tussen open dan wel gesloten innovatie speelt hierbij een grote rol. Soms is het aantrekkelijker om innovaties van elders te betrekken dan om die in eigen beheer te ontwikkelen. Dat kan tijd en geld schelen. Bij deze belangrijke afweging is een goed samenspel tussen managers en IT van groot belang. Samenwerking met andere gebruikersorganisaties is hierbij voorstelbaar. Ook kan samenwerking met leveranciers van nieuwe hard- en software worden nagestreefd. Het zelf uitvinden van het wiel heeft wel een heroïsch tintje maar kost vaak grote inspanningen en kan makkelijk gepaard gaan met grote risico’s. Communicatie en afstemming vormen de toverformule om in deze context tot goede resultaten te komen. Er kan niet alleen worden gedacht aan de korte termijn, men moet ook denken aan de langere termijn. Intensieve samenwerking met andere experts kost weliswaar tijd maar betaalt zichzelf terug door een directe toegang tot hoogwaardige kennis en ervaring.

Open en gesloten innovatie

Jaarlijks wordt door industriële ondernemingen voor substantiële bedragen aan research en ontwikkeling uitgevoerd. Per land, per bedrijfstak en per bedrijf verschillen de bedragen. Er wordt echter van uitgegaan dat gemiddeld circa 3 procent van de omzet aan R&D wordt besteed.

Dit kan globaal gezien op twee manieren: via open en gesloten innovatie. Bedrijven ontwikkelen vaak in eigen beheer technologische innovaties om de effectiviteit en efficiëntie van hun productiefaciliteiten te verbeteren. Veel bedrijven hebben voor dit doel eigen research- en developmentafdelingen. Dat is handig. Als er problemen zijn, die enige inventiviteit vereisen om ze snel en doeltreffend op te lossen, kan een beroep op deze afdeling worden gedaan. Bovendien kan deze afdeling zich ook richten op een meer langetermijnontwikkeling en werken aan de totstandkoming van nieuwe processen en producten. Deze vorm van innoveren wordt gesloten innovatie genoemd. Binnen het bedrijf wordt gewerkt aan innovatie die door het bedrijf wordt toegepast. Daarnaast bestaat er ook open innovatie. In die situatie wordt technologie ontwikkeld die vervolgens op de markt wordt aangeboden.

Uiteraard worden resultaten in beide situaties beschermd met patenten, octrooien en licenties. Het is echter duidelijk dat wanneer bedrijven snel willen innoveren en voldoende middelen hebben, zij gebruik kunnen maken van open innovatie. Hoewel gegevens op dit gebied niet eenvoudig zijn te verkrijgen, mag ervan worden uitgegaan dat er minder open innovatie plaatsvindt dan gesloten innovatie.

Innovatie in de IT-sector

IT is bij uitstek een innovatieve sector. Technologische reuzen als IBM, HP, Apple, Nokia, Microsoft, Philips, Sony, Samsung en LG produceren jaarlijks voor honderden miljarden euro’s aan IT-producten. Dat betreft zowel hardware als software. Er wordt van uitgegaan dat gemiddeld 3 procent van de omzet van industriële ondernemingen wordt besteed aan R&D-activiteiten.

Dit betekent dat in de IT-sector jaarlijks voor miljarden aan onderzoek en ontwikkeling plaatsvindt. Dit is ook terug te zien in de vele nieuwe releases van bestaande faciliteiten en de regelmatige komst van nieuwe faciliteiten. Geheugencapaciteit verdubbelt per anderhalf jaar, voor processorsnelheid geldt hetzelfde en het aantal nieuwe gebruiksmogelijkheden neemt sneller toe dan het gewenningstempo van de meeste gebruikers. Nanotechnologie zal naar alle waarschijnlijkheid de komende jaren een belangrijke rol gaan spelen op dit terrein. Verwacht mag dan ook worden dat de komende jaren de snelle ontwikkelingen op IT-gebied niet tot stilstand zullen komen.

Nieuwe hardware en software komt weliswaar van deze reuzen maar zij moeten door de IT-afdelingen van gebruikersorganisaties worden ingepast in de installed base. Dat gaat meestal niet vanzelf. Dit vereist vaak aanpassing van bestaande architecturen, het maken van nieuwe verbindingen en het vergroten van verbindingscapaciteit. Inventiviteit en creativiteit naast technisch inzicht zijn cruciale factoren voor IT-beheerders om effectief en efficiënt gebruik te maken van nieuwe introducties.

Vaak zijn stevige budgetclaims hiervan het gevolg. Managers met weinig gevoel voor IT kijken hier vaak vreemd van op. Zij hebben vaak het idee dat alles goed loopt en dat verdere vernieuwing en ontwikkeling niet nodig is. Managers beseffen niet dat er binnen hun organisatie vaak voor een belangrijk deel gesloten innovatie plaatsvindt. Dit leidt makkelijk tot een verstoorde verhouding tussen het management en IT-beheer.

 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Neem contact met ons op!