Beheer

IT beheer

Informatiemanagement niet onder IT

2 mei 2014

De neiging om het aandachtsgebied informatiemanagement bij IT te plaatsen is groot. Veelal omdat men in de business niet goed weet wat aan te vangen met bijvoorbeeld de functioneel beheerder. Dat herpositioneren heeft voor- en nadelen. In eerste instantie lijken de voordelen zwaarder te wegen, maar nadere beschouwing levert toch een ander plaatje op.

Wat zijn de gedeelde voordelen? Voor de business is het comfortabel om het een en ander bij IT onder te brengen. En als al het gedoe rond informatiemanagement een IT-feestje is, hoeft de business zich niet meer bezig te houden met de aansturing van de functioneel beheerders (FB’s). Zij moeten bovendien toch veel communiceren met IT, dus de communicatielijntjes zijn dan lekker kort.

Voor de IT heeft een der­gelijke positionering ook voordelen. De functionele jongens zijn vlakbij, dus het is eenvoudig om van hun kennis gebruik te maken. Bovendien vallen ze onder het IT-management, dat kan er daarom voor zorgen dat ze de IT-agenda volgen. De doelstellingen van IT worden daarmee de doelstelling van de FB’s. Daarmee worden mogelijke ‘conflicts of interest’ vermeden.

Wat zijn de gedeelde nadelen? De IT-component in de bedrijfsvoering neemt steeds verder toe. Het belang van een goede businessvertegenwoordiging bij IT is daardoor steeds meer noodzakelijk. Die vertegenwoordiging moet wel altijd vanuit een businessbelang denken, besluiten en handelen. Indien IT de broodheer wordt van informatiemanagement, zal dat steeds meer een IT-focus krijgen. Of er ontstaan belangenconflicten of IT krijgt steeds meer de touwtjes in handen bij de business. Dit laatste is alleen acceptabel indien IT en de business volledig met elkaar versmelten en derhalve als één bedrijf gezien gaan worden. De vraag is dan: is businessvoering een onderdeel van IT geworden of is de IT-voering een integraal onderdeel van de bedrijfsvoering geworden? Beide situaties zijn niet per se wenselijk, waarbij de tweede dan nog de voorkeur zou hebben.

De tussenbalans opmakend lijkt het nu alsof de voor- en nadelen elkaar in evenwicht houden. Toch blijkt bij nadere beschouwing dat de meeste voordelen voor de ene partij nadelig uitpakken voor de ander. Het lijkt misschien dat positionering van informatiemanagement bij IT resulteert in kostenbesparingen, maar die kosten steken gewoon elders weer de kop op. Je zou misschien denken dat de communicatielijntjes korter worden als je informatiemanagement onder IT hangt, maar daar blijkt de business weinig van te merken. En de kennis die informatiemanagement meebrengt voor IT blijkt ook maar beperkt houdbaar. Het belangrijkste: deze positionering levert de business geen betere dienstverlening op. Integendeel. Uiteindelijk kan er dus maar één conclusie zijn: informatiemanagement en functioneel beheer horen thuis in de business. Dat is voor de business beter en voor de IT uiteindelijk ook. Om dit te onderbouwen: vijf stellingen.

1. Uiteindelijk is de rekening voor de business

Het zorg dragen voor een goede informatievoorziening is van levensbelang voor een bedrijf. Informatiemanagement is steeds essentiëler geworden, maar daardoor ook de afhankelijkheid van IT. Om hier een goede samenwerking in te verkrijgen is een gecombineerde aanpak noodzakelijk. Dat vereist dat business en IT elkaar begrijpen. Echter, IT is voor de business geen kerntaak en de meeste bedrijfsaandacht gaat uit naar businessproposities, marktaandeel verwerven, de concurrentie het hoofd bieden en in economisch slechte tijden vooral ook naar kostenreductie. Dus alles wat je kunt afstoten bespaart kosten en dan kun je de bedrijfsenergie richten op de wereld rondom het bedrijf.

Plaatsing van het informatiemanagement bij IT brengt voor die partij dan weer flinke kostennadelen met zich mee. Kostenreductie staat hoog op de agenda bij IT, maar door informatiemanagement binnen te halen nemen de personele kosten (en wellicht ook andere kosten) toe, zonder dat wellicht de beschikbare middelen daarop worden aangepast. De functioneel beheerders op de loonlijst zullen niet alleen leiden tot hogere loonkosten, maar verhogen ook alle overige kosten die samenhangen met het hebben van personeel. Denk daarbij aan opleiding, ziekte, verlof, verzekeringen, secundaire arbeidsvoorwaarde enzovoort. En uiteindelijk zal dit toch weer terugkomen in de doorbelasting naar de business.

2. Communicatie is minimaal tweerichtingsverkeer

Een intensieve communicatie tussen informatiemanagement en de IT-disciplines is noodzakelijk. Door deze partijen onder de paraplu van IT te brengen kan de communicatie aanzienlijk versneld worden. Toch is ook dit voordeel zeer betrekkelijk. De essentie van informatiemanagement is goede businesskennis, de juiste contacten binnen de business en een business die erop vertrouwt dat je overwegingen puur businessgedreven zijn. Aangezien de functioneel beheerder in deze opzet geen onderdeel meer is van de business zal de toegang tot businessstrategie en de sleutelfiguren in de business juist moeizamer verlopen. Kennis is macht: als de business de in de IT gepositioneerde functioneel beheerder te veel inzage geeft, dan kan dat nadelig zijn voor de onderhandelingspositie met de IT-partner. Dat maakt de business terughoudend, waardoor de kans bestaat dat IT veel te laat aanhaakt bij businessontwikkelingen en vervolgens als een obstakel wordt ervaren.

3. Kennis van functioneel ­beheerder binnen IT ­beperkt houdbaar

Beschikbaarheid van businesskennis in IT is altijd al een groot issue geweest. IT is een specialistisch vakgebied, maar in zijn aard tamelijk generiek. De pure IT-kennis die nodig is om als IT-organisatie een transportsector te ondersteunen is in essentie niet veel anders dan de IT-kennis die nodig is om een financiële instelling te ondersteunen. Herplaatsing van informatiemanagement onder IT zorgt voor een toestroom van specifieke businesskennis die tot dan toe ontbrak. Die kennis is goud waard om de afstemming met en focus op de klant te kunnen optimaliseren.

De binnen IT gepositioneerde FB zal echter steeds meer vervreemden van de business. Nieuwe businessontwikkelingen komen pas later in het vizier van de FB en de kans dat hij het vakgebied dat hij vertegenwoordigde als materiedeskundige blijft onderhouden neemt af. We zien bij veel materiedeskundige gebruikers die zich opwerken tot functioneel beheerder binnen de business vaak dat zij in die nieuwe rol vergeten hun kennis over hun oorspronkelijke vakgebied up-to-date te houden. Als deze medewerker ook nog verhuist naar IT, zal de mogelijkheid om dat vakgebied bij te houden alleen maar afnemen. Er is geen budget voor, de trigger ontbreekt (totdat het te laat blijkt te zijn) en het is ook geen element dat tot waardering zal leiden binnen IT. Uiteindelijk is de kennis die de FB meebrengt naar het IT-domein dus maar beperkt houdbaar.

4. Lange- en korte-termijn-KPI’s van IT en business vaak conflicterend

Het oud-hollandse spreekwoord: ‘wiens brood men eet, diens woord men spreekt’ is hier zeker van toepassing. In de meeste organisaties is het gebruikelijk te werken met balanced score cards en KPI’s. Die bepalen in hoge mate waar dit jaar de focus op komt te liggen. Indien informatiemanagement onderdeel is geworden van de IT-organisatie en ook door een IT-verantwoordelijke wordt aangestuurd, is de verleiding groot om de aandacht vooral te richten op aspecten waarop de IT-organisatie beoordeeld wordt. Het KPI-gericht werken leidt vaak tot een focus op de korte-termijnaspecten. Korte-termijnadviezen zouden ondersteuning moeten geven aan de realisatie van de lange-termijndoelstellingen. Helaas kan het korte-termijnbelang daarmee strijdig zijn en kan om politieke redenen de voorkeur gegeven worden aan de korte-termijnresultaten, ook al zijn die niet optimaal voor de te ondersteunen business. Wat hier een voordeel is voor IT, is voor de business dus een nadeel.

5. Verkeerde positionering informatiemanagement zorgt voor onevenwichtige verantwoordelijkheden

De hectiek binnen het IT-huis zal wellicht wat kunnen afnemen als alle partijen intern dezelfde doelstellingen nastreven. De gezamenlijke focus zal tot een gemeenschappelijke mindset leiden. Kostenreductie is wellicht belangrijker dan optimale informatievoorziening aan een business die mogelijk toch al scherp poogt te onderhandelen. Goed is goed genoeg, perfect is een luxe. En de definitie van ‘goed’ zal dan vooral afhankelijk zijn van wat in de contracten met de business is opgenomen. De business die voorheen tijdens contractbesprekingen de functionele beheerder als zijn vertegenwoordiger kon zien, ziet deze nu als vertegenwoordiger van de contractpartner. Vanuit IT bekeken geeft dat een comfortabel gevoel.

Aan de andere kant: door informatiemanagement te zien als een IT-verantwoordelijkheid, onttrekt de business zich aan de eigen verantwoordelijkheid. Hierdoor ontstaat een ongelijkwaardige verhouding. Wij vragen en betalen, dus IT heeft maar te leveren. Dat er sterke onderlinge afhankelijkheden bestaan tussen de inmiddels geleverde diensten en de wellicht nieuw gewenste diensten, is iets dat IT maar moet oplossen. Dat oplossen is echter een kwestie van samen de regie voeren en ieder aan de eigen kant de nodige maatregelen treffen. Feitelijk is de functioneel beheerder als onderdeel van informatiemanagement van oorsprong de drijvende kracht in de business die bedrijfsmatige aanpassingen op een juiste wijze weet in te passen in de bedrijfsvoering. Helaas heeft de aan de IT-kant gepositioneerde functioneel be­heerder geen enkele zeggenschap in de business; hij heeft een louter adviserende functie. Wie vervult dan de rol van drijvende kracht? De businessproces-owner?

 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Neem contact met ons op!