Management

Zakelijke software

In 6 stappen het ideale CMS

18 april 2014

1. Breng uw eisen in kaart

De belangrijkste stap: breng zorgvuldig in kaart wat het CMS moet doen. Vooruit kijken is lastig, toch is het zorgvuldig opstellen van een requirementmatrix bij uitstek van belang in proces rond de keuze van het juiste CMS.

CMS’en zijn er van eenvoudig tot zeer uitgebreid met enterprise-kwaliteit, en van gratis tot een licentieprijs van 1,5 ton. Maar ook van gespecialiseerd, en op maat gemaakt tot generiek, en van open source tot bedrijfseigen. Grote verschillen zitten er ook in de gebruiksvriendelijkheid. Bij zo’n groot aanbod is de verleiding groot te shoppen onder de partijen die enige bekendheid genieten binnen het bedrijf of in de eigen branche. Maar dat is allerminst een garantie voor een goede keuze.

Ook lijkt het voor de hand te liggen dat een grote multinational een uitgebreid, robuust en dus vaak duur CMS aanschaft. Echter, voor een bepaald product of campagne is soms een microsite die snel en flexibel inzetbaar is een betere oplossing. Maar kan deze wel voldoende snel meeschalen wanneer het product of de campagne een doorslaand succes is?

Een bedrijfsintranet stelt weer heel andere eisen aan het onderliggende CMS, omdat de interactie met gebruikers belangrijk is en samenwerking aan documenten moet faciliteren. Een webshop heeft die eisen weer niet maar moet wel een solide workflow en een goede integratie met een CRM-systeem en een betaalsysteem faciliteren. Een site met een archief of een uitgebreid productaanbod heeft belang bij een CMS dat makkelijk op een logische manier is in te delen en over goede redactionele functies beschikt.

2. Leg het CMS langs de meetlat

De eisen die aan een CMS kunnen worden gesteld, zijn grofweg in drie groepen op te delen:

  • Beheer
    Het is belangrijk dat een goede workflow in het CMS is ingebouwd, zeker wanneer er meer mensen verantwoordelijk zijn voor het genereren en plaatsen van de content. In veel gevallen is een snelle beeldbank belangrijk. Deze moet handig zijn in te richten zodat beeldmateriaal teruggevonden kan worden en moet eenvoudig kunnen omgaan met auteursrechten. Globalisering betekent ook dat websites makkelijk hun content in veel talen kunnen uitserveren. Voor de ontwikkeling van de sites die van het CMS gebruik maken, is het belangrijk te letten op welke programmeertalen kunnen worden gebruikt en welke (on)mogelijkheden zij hebben.
  • Meten
    Optimaliseren van een website vereist goede mogelijkheden om te variëren, bijvoorbeeld met A/B-testen, en de resultaten van die testen te registreren. Een CMS moet daarvoor een goede en eenvoudige integratie hebben met webanalyse-gereedschap en zijn voorzien van meters die het gebruik van de zoekmachine en sociale functies in kaart brengen.
  • Interactie
    Bezoekers benaderen de informatie in het CMS niet meer uitsluitend vanuit een desktopgebaseerde browser. Het CMS moet in staat zijn via diverse kanalen een interactie aan te gaan met bezoekers. Daarbij gaat het niet alleen om het ophalen van content, maar ook om inloggen en de bijbehorende authenticatie, interactie met sociale media, transactieverwerking en het tonen van reclameuitingen.

De veranderingen in de mogelijkheden en het gebruik van internet gaan nog zo snel dat de keuze voor een CMS ook niet voor de eeuwigheid moet zijn. Doorgaans vernieuwen organisaties elke twee tot drie jaar hun websites en dat is het juiste moment om ook de keuze voor het CMS te evalueren. In dat geval is het belangrijk dat cruciale onderdelen zoals een archief of andere databases makkelijk zijn over te zetten naar een nieuwe omgeving.

3. Stel gebruikersscenario’s op

Een goede manier om de eisen aan het CMS te formuleren is gebruikersscenario’s op te stellen. Het projectteam formuleert voor elk type bezoeker hoe deze op de site terechtkomt en wat zij daar willen aantreffen. Daarop volgt een analyse hoe het CMS die activiteiten moet ondersteunen. Trap niet in de valkuil te kiezen voor te veel functionaliteiten omdat deze mogelijk handig blijken te zijn. Functionaliteit die niet wordt gebruikt, zorgt voor extra complexiteit bij de implementatie en vergroot het risico van mislukken van het project.

4. Bepaal de categorie die past bij de vereisten

Marktanalist Forrester deelde eind vorig jaar de CMS-markt op in drie categorieën:

  • Enterprise Solutions
    Dit zijn de systemen achter grote robuuste sites met veel interactie die integratie met andere systemen aankunnen. De CMS’en hebben goede ondersteuning en een goed doordachte interface. Forrester noemt hier als voorbeeld Adobe Experience Manager, HP Autonomy TeamSite/LiveSite, IBM Customer Experience Suite, Microsoft SharePoint, Oracle WebCenter, OpenText Web Experience management en het Deense Sitecore. Onder die partijen is het Amerikaanse Acquia dat op het opensource-CMS Drupal voorziet van modules, hosting en ondersteuning en zo bijvoorbeeld Twitter en Mercedes Benz tot zijn klanten mag rekenen. Implementaties van deze systemen lopen vaak fors in de papieren.
  • Aspirational vendors
    Onder deze categorie vallen CMS’en die doorgaans een veel vriendelijker prijskaartje hebben maar wel veel van de functionaliteiten van de enterprise-systemen in zich hebben. De producenten van deze CMS’en richten zich veelal op het verzorgen van klantgerichte sites bedoeld voor content-publishing en marketing, maar sommige CMS’en richten zich ook op het ondersteunen van intranet. Forrester noemt in deze categorie twee Nederlandse producenten, Hippo en GX Software. De eerste is volgens de marktanalist vooral sterk in het leveren van een goede online experience, de tweede presteert goed bij marketingdoeleinden waarbij veel verschillende bronnen makkelijk op een gepersonaliseerde manier op verschillende apparatuur gepresenteerd moeten kunnen worden. In deze categorie vallen ook het Tjechische Kentico, het Zwitserse LimeLight Networks, de Duitse producenten CoreMedia en e-Spirit en het Noorse eZ Systems.
  • Op publishing en/of intranet gericht CMS
    Dit is verreweg de grootste categorie van leveranciers, die bovendien vaak goede kwaliteit leveren tegen heel aantrekkelijke prijzen. Sommige hebben hun eigen CMS van de grond af aan opgebouwd, anderen hebben doorontwikkeld op opensource-CMS’en als WordPress, Drupal en Joomla. Het Amerikaanse tijdschrift Time en de NY Post bijvoorbeeld maken gebruik van Automattic, dat een WordPress-variant heeft gemaakt die geschikt is voor middelgrote en grote sites door extra managementfunctionaliteit toe te voegen.

5. Neem productdemonstraties serieus

Een product in werking zien levert een veel beter zicht op de praktische implicatie van keuzes dan het napluizen van marktonderzoeken en rapporten van analisten. Vraag daarom de leverancier een demonstratie te geven waarbij hun CMS zo veel mogelijk is ingericht naar de situatie waarin het na de aanschaf moet functioneren. Vraag ook om referentieklanten in een vergelijkbare branche om praktijkervaringen te horen en vragen te kunnen stellen.

6. Kies je leverancier alsof het een levenspartner is

Voor alle categorieën geldt dat de tevredenheid met het CMS valt of staat met een goede implementatie. Om alle wensen te realiseren binnen het afgesproken budget, is wederzijds vertrouwen cruciaal. Let daarom bij het ‘daten’ met een implementatiepartner op de volgende aspecten:

  • Visie
    De leverancier moet zelf een duidelijk beeld hebben van de ontwikkelingen in de markt en welke rol het CMS daarin speelt. Hij moet aan kunnen geven hoe het CMS in de nabije toekomst aan de opgestelde specificaties kan voldoen.
  • Stabiliteit
    Kies een partner bij wie het leveren van diensten rond het CMS tot de kernactiviteiten behoort.
  • Support
    Ondersteuning kan zich beperken tot het tijdig aanbrengen van patches in de CMS-software. Maar nadat het CMS in gebruik is genomen ontstaat doorgaans een afhankelijkheid van de implementatiepartner die zich niet moet vertalen in lange doorlooptijden en hoge kosten voor relatief kleine doorontwikkelingen en ­onderhoudsklussen. Check de ervaringen die anderen hebben met deze leverancier.

 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Neem contact met ons op!