Management

Zakelijke software

ICT-kosten opmerkelijk stabiel

4 april 2014

Gemiddeld geven gemeenten sinds de start van de benchmark in 2005 tussen de 64 en 77 euro per inwoner per jaar uit aan ICT. Als percentage van het gemeentebudget ligt het bedrag rond de 2 procent. Met een duidelijke dip in 2009 als gevolg van de crisis een piek in 2012 toen investeringen zich niet langer lieten uitstellen.

Smits vindt de geringe bandbreedte waartussen de ICT-kosten per inwoner zich bewegen des te opmerkelijker, omdat het takenpakket van de gemeenten per saldo uitgebreid is, de afgelopen jaren. Wel hebben veel gemeenten bijvoorbeeld de vuilophaaldienst of de brandweer uitbesteed, waarmee ook de daaraan gerelateerde ICT-kosten uit het budget verdwenen, maar zijn weer nieuwe taken voor in de plaats gekomen, terwijl de gemeenten de afgelopen jaren ook geïnvesteerd hebben in de e-overheid en digitale dienstverlening aan de burgers. “Het algemeen heersende beeld dat de ICT-kosten steeds maar stijgen, klopt dus niet”, zegt Smits. Alle investeringen in en innovaties met ICT heeft ICT uit eigen zak betaald.”

Die ruimte heeft de ICT-afdeling op twee manieren kunnen vrijspelen: dankzij de dalende prijzen van hardware, en vooral door de besparingen die behaald zijn met de overstap op generieke software. Een voorbeeld van dat laatste is de invoering van zaaksystemen”. Die bieden een gemeenschappelijke ICT-basis voor vergelijkbare processen binnen verschillende gemeentelijke afdelingen. Dat bespaart niet alleen op de ontwikkeling, maar in de jaren daarna ook op het beheer.

Vraagstelling verschuift

Inzichtelijk maken van de ICT-kosten is niet het enige, en inmiddels ook niet meer het belangrijkste doel van de ICT Benchmark Gemeenten, zegt Smits. “In het begin keken de deelnemers vooral, of ze qua ICT-kosten wel in de onderste helft zaten. Maar dat zegt niet zoveel, natuurlijk. Ben je de goedkoopste omdat je het zo goed georganiseerd hebt, of omdat je qua digitalisering nog in de prehistorie leeft? De vraag is nu veel meer, waarom de cijfers zijn zoals ze zijn. Komen jouw ICT-kosten overeen met die van vergelijkbare gemeenten? Zo nee, is dat te verklaren uit de rol van de gemeente in de regio – gemeenten met een regionale centrumfunctie maken nu eenmaal meer kosten - uit verschillen in de mate van uitbesteding van taken of uit verschillen in doelstellingen van de gemeente op het vlak van digitalisering? Als dat niet of maar ten dele het geval is, is er werk aan de winkel.”

Als de conclusie is dat er bespaard moet worden, is de rol van de ICT-managers overigens beperkt. Zij kunnen alleen rechtstreeks invloed uitoefenen op de ‘harde’ kosten. Maar die infrastructuurkosten van ICT maken anno 2014 nog maar een kwart van het budget uit, stelt Smits. De kosten voor hardware zullen nog wel een tijdje blijven dalen, maar besparingen daarop tikken niet zo vreselijk hard aan. De kosten zitten vooral in software en personeel. Verdere besparingen daarop hangen onder meer af van de vraag of het succes met de zaaksystemen herhaald kan worden bij backoffice-systemen als de gemeentelijke basisregistraties. Maar dat is een vraag waarop het antwoord aan de afdelingshoofden is, zoals bij de GBA persoonsgegevens het hoofd Burgerzaken, of bij de Basisadministratie Adressen en Gebouwen het vastgoedbedrijf.

Om de ICT-managers te ondersteunen in de discussie met de beleidsmakers, maakt M&I/Partners tegenwoordig ook inzichtelijk welk deel van de ICT-kosten rechtstreeks zijn toe te rekenen aan de afzonderlijke primaire processen. In 2013 ging het daarbij om in totaal 19 euro per inwoner aan software en personeelskosten voor functioneel en applicatiebeheer. Die kosten zitten voor een belangrijk deel in het sociale domein, en met de verplaatsing van taken op dat vlak van het Rijk naar de gemeenten zal dat aandeel alleen maar stijgen.

Kwaliteitsaspecten

In de loop van de tijd heeft M&I/Partners steeds meer elementen toegevoegd aan de benchmark die iets zeggen over de kwaliteit van de ICT. Nieuw onderdeel in het jaarlijkse onderzoek, dat M&I/Partners aanbiedt in samenwerking met Yorizon, is de IT Happiness-benchmark. “Dat is een grootschalig onderzoek naar de tevredenheid over ICT in de gebruikersorganisatie over ICT-voorzieningen en -dienstverlening dat we in de hele gebruikersorganisatie uitzetten. Daardoor krijg je niet alleen een beeld van hoe goed je zelf de processen binnen ICT op orde hebt, maar ook hoe door de gebruikers aangekeken wordt tegen de kwaliteit van bijvoorbeeld de applicaties, de werkplek en de helpdesk, zegt Van der Schaaf.

Maar de focus ligt daarbij nog steeds op de kwaliteit van de ICT zelf. “De heilige graal in IT-land is natuurlijk de link tussen investeringen in en baten van ICT. Daar is wetenschappelijk geen harde relatie tussen te leggen. Maar dat is natuurlijk wel de discussie, binnen gemeenten net zo goed als in het bedrijfsleven: heeft het zin om meer in ICT investeren om ons primaire proces goedkoper te maken? Het is in de praktijk ook een ingewikkelde discussie omdat een ICT-afdeling wel de besparingsmogelijkheden kan ontwikkelen, maar dat het aan anderen is om dat besparingspotentieel ook te effectueren”, zegt Smits.

En nog ingewikkelder wordt het als je het nut van innovaties wilt onderbouwen. “Wat levert een investering van een paar ton in een mobiele werkplek op, waarmee een handhaver in het veld ter plekke met een tablet in de hand kan controleren? Daar kun je causaal best een goed verhaal bij vertellen. Handhavers zullen directer kunnen handhaven, meer controles per dag kunnen doen … Maar wat dat de gemeente oplevert, is lastig door te rekenen. En hoe meer kwalitatieve elementen een rol spelen bij de investeringsbeslissing, hoe lastiger dat wordt. “Hoe gemeenten daarmee omgaan, hangt ook heel sterk af van de cultuur rond ICT”, zegt Van der Schaaf. “In sommige gemeenten wordt ICT vooral een kostenpost gezien, elders ziet men het als middel om aan de bedrijfsvoeringkant efficiënter te werken. Dat is heel bepalend voor de manier waarop gemeenten met ICT-kosten omgaan. De kernvraag is: besparen op, of met ICT.”

 

 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Neem contact met ons op!