Management

Zakelijke software

Gemeenten in de leer bij overheid

12 juni 2014

Er is een ingrijpende decentralisatie gaande van overheidstaken. Het rijk draagt de uitvoering van een drietal belangrijke wetten over aan gemeenten. Dit betreft de Participatiewet, de Wet Maatschappelijke Ondersteuning en de Jongerenwet. In totaal is met de uitvoering hiervan een bedrag gemoeid van circa 16 miljard euro per jaar, dat is 1000 euro per inwoner. Dat betekent een toename van de gemeentelijke begroting met circa een derde en een forse toename van administratieve werkzaamheden. De effectieve en efficiënte realisatie van deze bestuurlijke heroriëntatie zal de nodige inspanningen vergen op gemeentelijk niveau. Een tweetal ontwikkelingen, die sinds een aantal jaren gaande zijn, kunnen hierbij van grote betekenis zijn.

Allereerst kan worden gedacht aan de schaalvergroting, die zich op gemeentelijk niveau heeft voorgedaan en waar voorlopig nog geen eind aan komt. In de jaren vijftig telde Nederland 9 miljoen inwoners en waren er circa 900 gemeenten. De gemiddelde omvang van een gemeente bedroeg derhalve 10.000 inwoners. De bevolkingsomvang is sindsdien gegroeid tot ruim 16 miljoen en het aantal gemeenten is als gevolg van gestage herindeling gedaald tot circa 400. De gemiddelde omvang is nu dus circa 40.000. Het kabinet wil het aantal gemeenten verder inkrimpen tot circa 100, terwijl de bevolkingsgroei vrijwel tot stilstand is gekomen. De omvang van de gemiddelde gemeente zal hierdoor stijgen naar 170.000 inwoners. Deze schaalvergroting maakt het mogelijk op administratief gebied belangrijke economies of scale te bereiken. Deze vergroting van economies of scale wordt nog versterkt door de sterke opkomst van de IT. Sinds een aantal jaren beschikken middelgrote gemeenten over goed ingerichte IT-afdelingen, er wordt hard gewerkt aan digitalisering van de dienstverlening.

Niet op eigen kracht

Het is echter de vraag of gemeenten dit op eigen kracht moeten doen. Samenwerking en toepassing van oplossingen voor grootschalige administratieve vraagstukken elders bij de overheid kunnen van grote waarde zijn. Bij defensie en de landelijke politie hebben op dit gebied de afgelopen jaren belangrijke ontwikkelingen plaatsgevonden (zie kaders). Defensie is van een zeer versplinterde ICT-architectuur overgegaan op een integrale ERP-architectuur, ingevuld met SAP en Oracle. Dit ging samen met een integratie van de afzonderlijke krijgsmachtonderdelen onder de commandant der strijdkrachten. De integrale overgang op SAP en Oracle was weliswaar noodzakelijk en zinvol, maar veel complexer dan verwacht. Het eindstadium van dit ingewikkelde traject zal naar verwachting in het komende jaar worden bereikt.

Bij de landelijke politie heeft zich een soortgelijke ontwikkeling voorgedaan. Voor de komst van deze organisatie telde Nederland meer dan twintig regionale politiekorpsen. Deze waren autonoom en droegen zorg voor hun eigen IT-voorzieningen. Het gevolg was dat in de loop der tijd een veelheid aan oplossingen is ontstaan, die met inzet en toewijding van een groot aantal experts in de lucht werd gehouden. Thans is sprake van een centrale IT-organisatie en vinden sommigen dat er meer sprake is van een museum op IT-gebied dan van een state of the art-situatie. Ook hier wordt gewerkt aan toepassing van SAP en Oracle als oplossingen om een betere toekomst te realiseren.

De gemeenten kunnen met deze voorbeelden hun voordeel doen. De natuurlijke reflex van organisaties is namelijk om bij toename van activiteiten hun bestaande voorzieningen zwaarder te belasten en indien nodig aan te passen en uit te breiden. Dit zal naar verwachting leiden tot een verdere toename van diversiteit, de benodigde experts en kosten. Wanneer in het kader van de decentralisatie van rijkstaken de stap wordt gezet naar toepassing van SAP en Oracle, zoals dit bij defensie en de politie is gebeurd, kan dit veel narigheid voorkomen.

ERP

De decentralisatie van rijkstaken leidt tot een sterke toename van persoonsgebonden uitkeringen en kosten. De decentralisatie van rijkstaken gaat dus gepaard niet alleen met een forse groei van gemeentelijke budgetten maar ook met die van gemeentelijke administraties. Gemeenten voerden uiteraard al allerlei administratieve taken uit. Per taak zal naar verwachting sprake zijn van meer personen die ergens aanspraak op kunnen maken. Bovendien zal het aantal zaken waar aanspraak op kan worden gemaakt, naar verwachting toenemen. IT werd uiteraard al ingezet bij gemeenten. De opdrachten op dit vlak zullen echter fors toenemen als gevolg van de decentralisatie van rijkstaken. Eenvoudige oplossingen zullen waarschijnlijk niet meer voldoende zijn. Het aantal in de databases opgeslagen gerechtigden zal zo zeer toenemen dat veel ambtenaren gelijktijdig met een systeem zullen moeten werken. Bovendien zullen veel burgers in verschillende systemen voorkomen. Dat maakt een snelle en betrouwbare verbinding tussen verschillende systemen essentieel. Bij uitstek is dit een gebied waarvoor ERP zich heel goed leent. Verwacht mag dan ook worden dat de oplossingen die bij het rijk worden gekozen voor omvangrijke en complexe administraties, ook bij gemeenten worden gekozen. Als dat massaal gebeurt, is het wellicht mogelijk gebruik te maken van best practices. Wat bij de ene gemeente goed werkt, zal meestal toch ook bij andere gemeenten goed werken. Het wiel hoeft dan niet elke keer opnieuw uitgevonden te worden.

Effecten voor IT-professionals

Bestaande IT-systemen zijn toegesneden op de betreffende processen, het aantal gegevens dat wordt verwerkt, en het aantal gebruikers van het systeem. Voor eenvoudige processen, kleine aantallen gegevens en een beperkte gebruikersgroep kan men van eenvoudiger IT-faciliteiten en technieken gebruik maken dan wanneer het gaat om ingewikkelder processen, grote aantallen gegevens en omvangrijke gebruikersgroepen. De komende decentralisatie zal er waarschijnlijk toe leiden dat de bestaande voorzieningen niet toereikend zijn om aan de eisen van de nieuwe situatie te voldoen. Dit impliceert dat nieuwbouw van IT-systemen nodig is. Dit is kostbaar, risicovol en tijdrovend. Bovendien zal de neiging bestaan om dit met maatwerk te doen omdat iedere gemeente zich uniek en bijzonder waant. De problematiek, waar het om gaat, is echter in alle gevallen dezelfde. Het gebruik maken van best practices ligt voor de hand. Daarnaast kan van standaardoplossingen gebruik worden gemaakt. Het is voorstelbaar die in één keer te laten ontwikkelen voor een groot aantal geïnteresseerde gemeenten. Wanneer hieraan wordt gedacht is de stap naar SAP met Oracle niet groot. De ervaringen laten zien dat hiermee voor grote aantallen organisaties, grote gebruikersgroepen en ingewikkelde processen betrouwbare systemen kunnen worden gerealiseerd.

Defensie

In de beginperiode van de IT realiseerde ieder krijgsmachtonderdeel IT-voorzieningen naar eigen inzicht. In die tijd opereerden de krijgsmachtonderdelen onafhankelijk van elkaar en werkten samen met gelijke onderdelen van andere NATO-lidlanden. Ten tijde van de Koude Oorlog waren er circa 125.000 mensen werkzaam bij defensie. Thans is dat aantal gehalveerd tot circa 60.000. Hierdoor nam het belang van IT in hoog tempo toe. Bovendien vertakten IT-systemen zich snel door de hele defensieorganisatie. Een structurele aanpak van de informatievoorziening werd hierdoor steeds meer noodzakelijk. Rond de eeuwwisseling werd besloten over te gaan op een nieuwe informatievoorziening. Deze werd gebaseerd op ERP-pakketten. Alle bestaande systemen dienden te vervallen. Er kwamen holistische oplossingen voor de hele defensie. Na ampel beraad werd gekozen voor SAP. Dit werd niet alleen veroorzaakt door de kwaliteiten ervan. Uiteraard speelde een belangrijke rol het feit dat SAP een belangrijke positie innam binnen de NATO. Als het ene land kiest voor SAP, kan een ander land dit moeilijk niet doen.

Landelijke politie

De politie was jaren lang opgedeeld in regio’s. Allerlei ontwikkelingen hebben echter geleid tot de komst van de nationale politie. Dat zou leiden tot sneller optreden, grotere flexibiliteit en vooral lagere kosten. Eén ding is zeker: toen er sprake was van regio’s moesten alle korpsen zelf het wiel uitvinden op IT-gebied. Iedere IT-expert was koning binnen zijn regio. Technische ontwikkelingen voltrokken zich in hoog tempo. Afgestemd op de kennis van de individuele IT-expert werd nieuwe techniek toegepast. Systemen zijn hierdoor vaak traag, kunnen niet goed communiceren met andere systemen en gaan gepaard met hoge kosten. De komst van de landelijke politie heeft hier een einde aan gemaakt. Verwacht mag worden dat de landelijke schaal waarop de politie gaat werken zal leiden tot landelijke oplossingen. Best practices die nu in een bepaalde regio beschikbaar zijn, zullen naar verwachting beschikbaar komen voor het hele land. De 65.000 politiefunctionarissen, die verspreid over heel Nederland werken, zullen echter de inzet van omvangrijke en robuuste systemen vergen. De kans dat de politie dan uitkomt bij de huisleveranciers voor dit soort toepassingen, is dan wel erg groot. SAP en Oracle zullen naar verwachting op grote schaal hun intrede doen bij de politie. Voor een aantal processen is dit reeds het geval.

 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Neem contact met ons op!