Development

Software-ontwikkeling

Focus op kosten funest voor productiviteit

5 september 2014
Veel bedrijven zien IT als kostenpost. Maar daar waar IT een directe relatie heeft met bedrijfsdoelstellingen, zegt Frank Vogelezang, kan een focus op kosten funest zijn voor de productiviteit van een organisatie. Organisaties doen er goed aan hun aandacht niet te richten op de kosten, maar op het resultaat. Er is een mindshift nodig.

Sinds de millenniumbug en de overgang naar de euro ligt er binnen de IT een sterke focus op kostenreductie. Dat is voor een groot deel het gevolg van de tijdgeest die vraagt om een verhoging van de efficiëntie, waardoor we veel schaalvergroting en druk op kosten zien. Daarnaast speelt het feit dat veel IT een nutsvoorziening is geworden een belangrijke rol. Voor de niet-primaire IT, zoals hardware, infrastructuur en standaardsoftware is dat een goede ontwikkeling. De kwaliteit van de nutsvoorzieningen neemt toe en de kosten daarvoor nemen af.

Een andere ontwikkeling is dat voor steeds meer bedrijven IT het hart vormt van hun bedrijfsvoering. Zelfs de haven van Rotterdam, waar zich vooral heel veel fysieke dienstverlening bevindt, is in steeds grotere mate afhankelijk van IT. Goederen verladen kan iedereen, maar slim je dienstverlening inrichten, zodat de distributie al georganiseerd kan worden voordat de goederen verscheept worden, maakt dat Rotterdam een wereldspeler kan blijven.

Daar waar IT wordt ingezet om concurrentievoordeel te halen, wordt van de IT wendbaarheid gevraagd. De IT moet snel kunnen inspelen op veranderende wensen of omstandigheden met een zo kort mogelijke time to market. Daar waar IT een directe relatie heeft met bedrijfsdoelstellingen is vooral de effectiviteit van belang. Hier kan een focus op kosten funest zijn voor de productiviteit van een organisatie.

Binnen de IT bestaan er honderden metrieken om de productiviteit te meten. Onder het mom van ‘meten is weten’ worden er ook op veel plaatsen data verzameld en wordt er druk gestuurd om de gemeten waarde te verbeteren. En daar wringt de schoen. Veel van dat meten wordt vanuit de IT gedaan om binnen de IT bij te sturen. Hierdoor verbetert de efficiëntie van de IT wellicht, maar het resultaat van de organisatie als geheel kan daar sterk onder lijden.

Resultaat

In essentie wordt het resultaat bepaald door de opbrengsten minus de kosten. Het resultaat kan op twee manieren worden verbeterd: door opbrengstverhoging of door kostenreductie. IT wordt in veel organisaties vooral als kostenpost gezien, waardoor alleen kostenreductie een optie is om het resultaat te verbeteren. Als dan bij de kostenreductie alleen naar de directe IT-kosten wordt gekeken, zonder rekening te houden met alle kosten die niet rechtstreeks bijdragen aan het IT-resultaat, kan een kostenreductie de organisatie zelfs geld kosten (zie kader).

Organisaties doen er goed aan om de focus niet te leggen op de kosten, maar op het resultaat. Dat kan een kostenreductie tot gevolg hebben door activiteiten die niet bijdragen aan het resultaat, te stoppen. Het kan echter ook leiden tot extra activiteiten die een grote impact hebben op het resultaat. Zo heeft Google heel veel geld gestoken in het ontwerpen van eigen serversystemen. Vanuit de applicaties en diensten van Google lijkt dat misschien een raar besluit, maar als je bedenkt hoeveel servers Google in gebruik heeft, is dat niet zo’n raar idee. Afas heeft een aantal van zijn beste mensen vrijgemaakt om een eigen modelgedreven ontwikkelomgeving te ontwikkelen, terwijl er toch al voldoende van dat soort omgevingen op de markt zijn. Dit besluit is zeker niet vanuit een kostenfocus genomen. Het is nog niet eens duidelijk wat het gaat kosten. Voor het bedrijfsmodel van Afas – met heel veel varianten op hun standaardproduct – levert dit op termijn echter een grote productiviteitswinst op. Renault heeft mensjaren werk geïnvesteerd om geautomatiseerd meetbaar te maken wat de functionaliteit is die zijn toeleveranciers in de software onder de motorkap inbouwen om ze te kunnen afrekenen op wat ze aan waarde leveren in plaats van op de hoeveelheid tijd die ze erin hebben gestoken.

Mindshift

Door de blik te richten op het resultaat worden de kosten teruggebracht tot wat ze horen te zijn: een noodzakelijke hobbel die je moet nemen om het resultaat te bereiken. Dit is een mindshift voor de hele organisatie (zie kader) Een mooi voorbeeld daarvan is ING. Door te meten op innovatief vermogen (effectiviteit) in plaats van productiviteit (efficiëntie) is de IT van ING opgestoomd van de grijze middenmoot naar de voorhoede. Daarbij is ‘meten is weten’ nog steeds heel belangrijk, maar wel vanuit de tegeltjeswijsheid ‘de cost gaat voor de baet’. Of zoals Lee Cunningham van Version One laatst het publiek van het Agile World Championship voorhield: kostenreductie houdt op bij nul, resultaatsverbetering gaat door tot in het oneindige.

Een dergelijke mindshift is alleen mogelijk als de business en de IT zich samen gaan richten op een maximaal resultaat. Business en IT moeten over hun eigen specialisme heen kijken en samen bepalen welke zaken het meest effectief zijn om dat maximale resultaat te kunnen bereiken. Door de verschillende specialismen samen te laten werken, ontstaan resultaten die de organisatie nooit had kunnen bereiken door business en IT gescheiden te houden.

Mindshift: van kosten naar resultaat

In essentie geldt voor een organisatie: resultaat = opbrengst minus kosten. Als regel worden eerst kosten gemaakt om opbrengst te kunnen genereren. Het verschil tussen opbrengst en kosten is het resultaat. In veel organisaties is ook een scheiding aangebracht tussen onderdelen die kosten veroorzaken, zoals de IT, en onderdelen die opbrengst genereren, veelal aangeduid als de business. Onder druk van de tijdgeest van maximale efficiëntie zijn beide kanten zich afzonderlijk gaan ontwikkelen. De business heeft zich gespecialiseerd in het maximaliseren van de opbrengst tegen zo laag mogelijke kosten. De IT heeft zich gespecialiseerd in het zo efficiënt mogelijk leveren van dat wat de business zegt te willen hebben. Hierdoor zijn kosten en opbrengsten steeds meer aparte werelden geworden en is het resultaat niet meer dan het verschil tussen de twee. Efficiëntieverbetering kent echter grenzen en hebben uiteindelijk nog maar een beperkt effect op het resultaat.

Door de blik te richten op het resultaat verschuift de focus van efficiëntie (de dingen goed doen) naar effectiviteit (de goede dingen doen). Door een dergelijke mindshift ontstaat dan een wisselwerking tussen kosten en opbrengsten om te komen tot een maximaal resultaat. Kosten worden dan investeringen in een hogere opbrengst en IT wordt een bedrijfskritische asset in plaats van een kostenpost. Door deze mindshift wordt kostenreductie een middel om te stoppen met dingen die onvoldoende bijdragen aan het resultaat, in plaats van een doel. Dit lukt alleen als business en IT over hun eigen specialisme heen kijken en samen op zoek gaan naar het maximale resultaat.

Kostenreductie kan geld kosten

Kosten zijn onder te verdelen in directe en indirecte kosten. Directe kosten hebben een rechtstreekse relatie met de resultaten van de IT-functie. Indirecte kosten hebben die relatie niet en worden soms ook binnen andere delen van een organisatie gemaakt. Kostenreductie moet dan ook bedrijfsbreed worden bekeken.

Door de reductie van directe kosten te realiseren, te begeleiden, te controleren en te rapporteren kan het voorkomen dat deze reductie weer teniet wordt gedaan door extra indirecte kosten. Reductie van de directe kosten levert de organisatie dan per saldo geen verbetering van het resultaat op.

Kostenreductie kan ook op een andere manier geld kosten. Als bij de kostenreductie vooral gekeken wordt naar de efficiëntie, kan dit ten koste gaan van de effectiviteit. De IT-functie wordt dan wel goedkoper, maar de organisatie kan minder opbrengsten realiseren. Als de afname in opbrengsten groter is dan de kostenreductie neemt het resultaat van de organisatie af. Dit effect heeft een aantal organisaties tijdens de eerste outsourcingsgolf van begin deze eeuw veel geld gekost, doordat ze slagkracht verloren ten opzichte van hun concurrenten. En daardoor marktaandeel en opbrengsten verloren.

Conferentie IWSM Mensura

De IWSM Mensura (van 6 tot en met 8 oktober in Rotterdam) is een wereldwijde conferentie over het meetbaar maken van IT, die na Duitsland, Canada, Japan, Italië en Turkije dit jaar in Nederland wordt georganiseerd. Het meetbaar maken van IT kent vele facetten, waarvan er vele aan bod komen tijdens de conferentie. Het begint met een bedrijfsdoelstelling. Via het in de organisatie operationaliseren daarvan kom je uiteindelijk tot een gedetailleerde keuze van de beste metriek. Alle facetten komen aan bod tijdens deze driedaagse conferentie op de ss Rotterdam. Onder andere ING en Renault geven in een keynote hun visie. Voor meer info: www.iwsm-mensura.org.

Lees meer over
Lees meer over Development OP AG Intelligence
Reactie toevoegen
De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.