E-Gem vecht tegen fiasco-bij-voorbaat

Dat is dus niet zo, moet ze dan uitleggen. "ICT-inzet om dienstverlening vraaggericht te maken leidt tot organisatieverandering. Er is segregatie tussen weters en niet-weters. Die ontmoeten elkaar te weinig. I&A’ers zijn wanhopig en denken: E-Gem gaat het nu doen. Maar het gaat om opdrachtgeverschap, om standaardisatie, om grote thema’s. Je moet willen veranderen. Vraaggerichtheid, gekoppeld aan de mogelijkheden van ICT, verlangt andere sturingsmodellen. Dat willen mensen niet. Denken dat één club dat vanuit Den Haag kan oplossen, is te simpel. Dat draagt het echec al bijna in zich. Je weet wie je straks de schuld kunt geven. Hoe kom ik uit die tang? Hoe kan ik bij de kern komen: er moet anders worden gewerkt?" In Arnhem vroeg ze zich ook af waar gemeenten ‘dan al die tijd geweest’ waren. "Dat bedoelde ik heel letterlijk. Ze hebben de wanhoop zelf voelen groeien. Zijn ze niet in staat door samenwerking tot beter opdrachtgeverschap te komen? Kritische massa te organiseren? Blijkbaar niet." Dat na de intentieverklaring van BZK en VNG anderhalf jaar heen ging eer E-Gem kon starten, houdt daarmee verband: "Exponent van dezelfde cultuur." E-gem werkt nu aan het werkplan 2004. "We gaan heel pragmatisch aan de gang. Kijken waar vraag naar is. Blijven praten om het verder uit te bouwen. Communicatie is product nummer één. We hebben daarover strategisch advies gevraagd. Dat zegt: zoek vooral persoonlijke contacten op. Ad hoc denktanks, die hebben we al twee keer georganiseerd. We gaan ook bij gemeenten langs. En met klem is afgeraden een nieuwsbrief te maken. Die gaat toch maar op de stapel." Ander punt uit het strategisch communicatieadvies: sluit aan bij bestaande netwerken. Niet alleen bij I&A-coördinatoren van de Viag, maar ook bij managers van sociale diensten (Divosa) en Burgerzaken (NVVB), gemeentesecretarissen (VGS) en raadsgriffiers. "We moeten de communicatie verplaatsen naar de mensen die beslissingen nemen. ICT hoort niet in de mystieke hoek. Het is deel van de reguliere planvorming in plaats van het dure kunstje, dat je als eerste schrapt." Ze geeft toe dat dit al jarenlang wordt geroepen. "Al lang wordt een CIO in het managementteam bepleit. Maar hij is er nog steeds niet." Als anderen falen bij het wegwerken van algemeen erkende knelpunten, hoe kan E-Gem dan slagen? "Door het delen van kennis. Door als team rond te waren in het land en overal gesprekken aan te gaan. Het opdrachtgeverschap moet in ander daglicht komen. Gemeenten moeten het bewuster uitoefenen en leren verwoorden wat ze van ICT verwachten. In termen van doelen en resultaten. Ik zal niet zeggen dat het coûte que coûte gaat lukken. Maar we wedden op meerdere paarden en hopen dat beweging ontstaat." E-Gems bedrijfsplan vermeldt vooralsnog vijf actielijnen. De eerste: ‘het ontwikkelen en implementeren van standaarden en referentiemodellen’ (een concept noemde eerst ook ’architecturen’). Geen congres of er breekt wel iemand voor standaarden een lans. Inventarisatie van wat gemeenten zoal gebruiken, heeft ‘een grote rijstebrijberg’ opgeleverd. Schop: "De onderzoekers kwamen er bijna niet uit. Ik heb hun rapport twee keer gelezen en weet eigenlijk nog niet wat ik ervan moet vinden. Standaardisatie, sommigen doen het voorkomen of het een eenduidig begrip is en algemeen bekend. Architecturen idem. Alsof het wijdverbreid is. Dat is niet zo. We moeten eerst eens duidelijk zien te krijgen: wat zijn dat voor dingen, wat is hun belang, wat gebeurt er als je ze niet invoert?" Voor de eerste actielijn heeft E-Gem, dat binnenkort zijn vierde projectmanager aanstelt en ‘een klein stafje’ formeert, een ‘concrete casus’ uitgezocht. Schop wil nog niet kwijt welke, wel dat E-Gem met het ook bij ICTU (ICT UItvoeringsorgaan) gehuisveste OSOSS-programma (Open Standaarden en Open Source Software) en enige grote gemeenten naar standaards wil voor ‘koppelvlakken tussen frontoffice en legacysystemen in de backoffice’. Daarbij moet ook worden gesproken met leveranciers, die worden ‘uitgenodigd mee te ontwikkelen’. E-Gem wil vervolgens ‘praktijkvoorbeelden uitrollen, waarbij architectuur deelaspect is’. Door vanuit die concrete praktijk te abstraheren tot een referentiemodel kan een basis ontstaan voor enige architectuurmodellen, met de bedoeling dat die algemeen worden geaccepteerd. Die vormen dan dé gemeentestandaard? "Het hangt ervan af hoeveel navolging het krijgt. We moeten dat gezag wel verwerven. Eventueel aan de wetgever vragen het als uitgangspunt vast te stellen." Tweede lijn: ‘het overdraagbaar maken en verbreiden van goede praktijkvoorbeelden’. Via het Kenniscentrum Elektronische Overheid (ook ICTU) gaat E-gem ze ontsluiten, mét gebruiksaanwijzing. "Niet meteen met het predikaat ‘goed’, want we hebben geen referentie. Gaandeweg ontwikkelt zich een kader om te bepalen wanneer iets een goed praktijkvoorbeeld kan worden, of een best practice. Of andere er dan uit gaan, weet ik niet. Als zich een zekere lijn aftekent en draagvlak krijgt, kunnen eerdere voorbeelden hun geldigheid verliezen. Zo ontstaat een natuurlijk schiftingsproces." De superpilots (Den Haag, Eindhoven/Helmond, Enschede) zijn opgetuigd om hun voorbeeldfunctie voor gemeentelijk Nederland. "We werken aan een convenant om af te spreken hoe we hun resultaten overdragen." Ze kan zich de eerder dit jaar door Viag en VNG geuite kritiek voorstellen dat het zo lang stil bleef rond de pilots. "Dat gevaar loopt E-Gem ook. We moeten niet jarenlang ondergronds gaan en alleen maar studeren op standaards en architecturen." Bij actielijn drie, zegt Schop, ‘heb ik de minste beelden’. Het bedrijfsplan spreekt van ‘het organiseren en faciliteren en zo stimuleren van gemeenschappelijke diensten’. De E-Gem-website zet daar tussen haakjes ‘shared services’ achter en voegt ’samenwerking’ toe. "Kleinere gemeenten werken meer samen. Dat biedt kansen, de tijd wordt er steeds rijper voor. Gemeenschappelijke diensten, er zou veel moois uit kunnen komen. De toekomst zal leren of gemeenten ertoe bereid zijn." Dat bij de GBA-modernisering (Gemeentelijke Basis Administratie) nu maximale samenwerking in één shared service center lijkt te worden afgedwongen, juicht ze toe. "Het gaat om een basisregistratie. Je komt er niet met polderachtig blijven praten." Voor ‘het adviseren van gemeenten’, lijn vier, is een quick scan gemaakt die nu bij tien gemeenten wordt uitgeprobeerd en basis moet vormen voor advisering over hoe gemeenten een volgende stap kunnen zetten in hun organisatie- annex ICT-ontwikkeling. De vijfde actielijn, ‘het verspreiden van kennis en het versterken van draagvlak’, zit in feite al in de vier voorgaande of is daarvan, als ze succesvol zijn uitgevoerd, het resultaat. Draagvlak kan opdrachtgeverschap verstevigen, waarop Schop zo hamert. Op het symposium, waar ze sprak, opperde iemand om de marktmacht van de twee grote leveranciers tegemoet te treden met twee grote afnemersorganisaties. De beide gebruikersverenigingen treden dan op als opdrachtgever voor al hun leden. Hoe ziet Schop dat? Ze komt tot eenzelfde reactie als die ze al te verwachtingsvolle gemeenten toevoegde: "Waarom hebben ze niet allang iets gedaan? De voorzitter van de GV Centric zit in onze kernstuurgroep. Hem heb ik gevraagd of men ooit iets aan standaardisatie had gedaan. Nou nee, althans nog niet. Ik zie zeker een rol voor de gebruikersverenigingen, maar vraag me ook af waarom ze dat terrein zo lang braak hebben laten liggen. In Arnhem klonk ook kritiek. GV’s zitten te veel op schoot bij leveranciers, hoorde je. En: waarom behartigen ze onze belangen niet effectiever?" Intussen klinkt de roep om regie almaar luider. De regiegroep die onder meer E-Gem’s plannen bekijkt, moet geen praatclub worden, maar een kloek orgaan met bevoegdheden. "Gemeenten zijn er dubbel in. Regie betekent ook inleveren van autonomie. Wanneer je samenwerkt en standaardiseert, breng je een deel van je eigenheid in in groter verband. Als je dat zegt, wordt het stiller en blijkt men nauwelijks bereid de consequenties te aanvaarden." Het is nu aan Schop en de haren de wellicht niet unieke, maar zeker uiterst netelige opgave te managen daarin verandering te brengen. "Het eerste jaar niet te veel willen, wel zichtbaar zijn met goede dingen. Het is zó veelomvattend dat je geen totaalconcept kunt uitwerken, van waaruit je vervolgens gaat werken. Dan verzuip je. We moeten het lef hebben maar eens te beginnen."