Management

Cloud

‘Dé oplossing voor 
gemeentelijke 
samenwerking’

4 april 2014

Wouter Keller ontpopt zich als een warm pleitbezorger voor overheveling van gemeentelijke IT naar de cloud. ‘De gemeentelijke ICT de deur uit! Werkplek, mid- en backoffices naar de private cloud’, luidt de oproep tot deelname aan zijn voor 13 mei geplande ‘Keller seminar 2014’. En in de laatste versie van de brochure is zelfs het nog wat voorzichtig aandoende adjectief private komen te vervallen. Loopt de gevierde gemeente-IT-goeroe hier niet wat al te hard van stapel? We zochten hem op en peilden zijn gedachten over gemeenten, IT-uitbesteding, shared service centers en de rol die de cloud daarin zou kunnen spelen.

Waarom zouden gemeenten met hun IT de cloud in moeten?
“Om zich te ontzorgen. IT runnen is geen kerntaak voor gemeenten, maar het kost ze wel enorm veel geld en aandacht die ze beter aan hun kerntaken zouden kunnen besteden. En ondanks alle aandacht en energie die ze in hun IT steken zijn de resultaten vaak nog onder de maat. Gemeenten hebben moeite om het tempo van de ontwikkelingen bij te houden. Het ontbreekt ze aan budget, aan kennis en aan voldoende geschoolde vakmensen. Alleszins redelijke normen van beveiliging en beschikbaarheid worden met moeite gehaald. Hoeveel procent van de gemeenten realiseert 99,5 procent beschikbaarheid? Hoeveel gemeenten zijn, nu Microsoft is gestopt met de ondersteuning van Windows XP, ook volledig over op Windows 7 of 8? Welke gemeenten kunnen ambtenaren en raadsleden die gebruik willen maken van tablets of smartphones ook een behoorlijke en beveiligde toegang tot de stukken en de data te bieden? Waarschijnlijk weinig. Het lukt allemaal maar net of eigenlijk net niet, en dat voelt de burger.

Het is niet omdat ze niet hard genoeg lopen of geen verstand van IT-governance hebben. Dat hoor je mij niet zeggen. Voor de overgrote meerderheid van de gemeenten geldt eenvoudig dat ze de schaal missen die nodig is om al die IT-taken en -processen die ze op zich nemen ook daadwerkelijk kwalitatief en kosteneffectief uit te voeren. Dan zeg ik: zorg dat je al die techniek, die niets met je gemeentelijke kerntaken heeft te maken, overlaat aan anderen die wel de juiste schaal van opereren hebben. Dan heb ik het over al die rekencentrumtaken, over die servers in de kelder, die databases en al die andere IT-zaken die in principe overal hetzelfde zijn en hetzelfde doen. Over werkplekken, met hun kantoorapplicaties, die ook niets bijzonders zijn. Koop dat in in de cloud en richt de aandacht en kennis die je daarmee vrijmaakt op het informatiemanagement, zodat je daar slagen maakt wat betreft efficiëntie en service aan de burgers.”

Het klinkt een beetje als het outsourcingverhaal dat we tien jaar geleden al regelmatig te horen kregen. Hoe verhoudt de cloud zich tot outsourcing?
“Ja, de cloud is in principe gewoon uitbesteding: ‘doe je techniek de deur uit en richt je op je kerntaken’. Het nieuwe is dat het nu met de cloud kostentechnisch en contractueel ook realistisch wordt. Voor kleine gemeenten was outsourcing tot dusverre kostentechnisch geen optie. Maar in de cloud zie je dat die tarieven veel lager liggen. Ik heb in samenwerking met M&I-Partners onderzocht wat gemeenten door de bank genomen kwijt zijn aan IT. We hebben gekeken naar 50 gemeenten in een range van inwoneraantallen. Daar kwam uit dat de IT-kosten ruwweg 65 à 70 euro per inwoner per jaar bedragen, all-in. Daarvan is nu een derde uitbesteedbaar, zeg maar ‘het rekencentrum’. Als je dat in de cloud doet dan hoeft dat niet noemenswaardig duurder te worden. Misschien pakt het 10 procent duurder uit, maar er zullen ook gemeenten zijn die in de cloud goedkoper uit zijn. Dat laatste zal vooral gelden voor kleinere gemeenten die gaan samenwerken in de cloud.”

Hoe verhoudt de cloud zich tot gemeentelijke samenwerking via Shared Service Centers?
“De cloud kan een alternatief zijn voor gemeentelijke Shared Service Centers (SSC’s), die tot dusverre over het algemeen minder succesvol blijken dan verwacht. Maar het kan ook een manier zijn om ze realistischer op te zetten. Ik heb recentelijk voor een kleinere gemeente uitgezocht of het voor hen een optie was om aan te schuiven bij een bestaand gemeentelijk SSC. We hebben daarvoor zo’n twintig SSC’s aangeschreven met een verzoek om een offerte. Dus geen moeilijk gedoe met een aanbesteding. Slechts twee reageerden met een serieuze offerte. De rest geloofde zelf kennelijk op voorhand al niet in hun eigen business case. De twee die wel serieus reageerden waren te duur en weinig flexibel.

Blijkbaar maken die gemeentelijke SCC’s een van de belangrijkste redenen voor hun bestaan – kostenreductie – niet waar. Dat is ten dele een gevolg van de manier waarop de business case voor SSC wordt gemaakt. Daarin ligt de nadruk doorgaans te veel op de kapitaalsinvestering, waarmee de operationele business case onderbelicht blijft. Wat zie je als drie gemeenten na lang praten de knoop doorhakken en een SSC opzetten voor hun IT? Ze beginnen met een nieuw gebouw. En nieuwe computers. De noodzakelijke harmonisatie van hun processen schuiven ze voor zich uit. En als die harmonisatie dan uiteindelijk toch aan de orde komt, dan is er meestal één van de oorspronkelijke drie die het gevoel heeft dat hij degene is die vooral moet slikken. Die stapt er dan uit, en haalt daarmee de business case voor het SSC onderuit, want die was gebaseerd op drie gemeenten en niet op twee. En die SSC’s waar niet één van de oprichters wegliep? Grote kans dat die de harmonisatieuitdaging überhaupt nog niet aangingen en dientengevolge te hoge operationele kosten maken.

Als je nu nog een SSC wilt opzetten, kun je hiervan drie dingen leren:

  • investeer zo min mogelijk up front,
  • baseer je business case op operationele besparingen,
  • zorg dat die business case zo min mogelijk schaalafhankelijk is.

Nu, waar vindt je bij uitstek de randvoorwaarden om het zo aan te pakken? In de cloud. Dus als je een SSC op wilt zetten, laat het dan vooral een virtueel SSC zijn. Regel in het contract met je cloudprovider dat je – al dan niet met een kleine tariefcorrectie – mag neerschalen en natuurlijk ook andersom: dat je korting krijgt als je opschaalt, omdat bijvoorbeeld andere gemeenten instappen.”

Wat weerhoudt gemeenten van een gang naar de cloud?
“Voornamelijk koudwatervrees en vooroordelen; en die betreffen meestal de kosten en de beveiliging. Nu, over de kosten hebben we al vastgesteld dat die in de praktijk meevallen. En wat de beveiliging betreft, tja, dat is voor sommige mensen het ideale punt om de discussie te blokkeren. ‘Patriot Act’ roepen ze dan bijvoorbeeld. Dus een voorkeur voor puur Nederlandse partijen. Maar wat doet het er eigenlijk toe als die NSA toch bereid is om ook buiten de (Europese) wet om te opereren? Moet je dan niet gewoon constateren dat het vooral zaak is dat de nationale en Europese overheden zich sterk maken om Amerika ertoe te bewegen van onze data af te blijven en zelf te zorgen dat je beveiliging state of the art is?

En als het op beveiligen aankomt, dan is mijn stellige indruk dat meeste cloudproviders daar beter in zijn dan de meeste gemeenten. Het is voor een hacker natuurlijk ook veel leuker om log-ins van Google of Dropbox te achterhalen dan op zoek te gaan naar burgerservicenummers van inwoners van Papendrecht.

Toch, beveiliging mag je nooit ‘for granted’ nemen. Mijn advies aan iedereen is: huur af en toe zo’n legal hacker in. Je komt enorm veel over je eigen beveiliging aan de weet als een stuk of wat van die jongelui met paardenstaartjes in hun nek een dag of wat op zoek gaan naar zaken waaraan je eigen beheerder niet heeft gedacht. Dat moet je gewoon af en toe doen, als je een eigen omgeving beheert, maar even zo goed als je het hebt uitbesteed.

Een andere kwestie waar vaak tegenaan wordt gehikt, is natuurlijk de vrees voor een lock-in en wat er eventueel kan gebeuren bij een faillissement van je cloudprovider. Gevaar van lock-in heb je bij ieder langlopend contract. En het is zeker waar dat een curator bij een faillissement ver gaande rechten heeft. Hij kan bijvoorbeeld, tenzij je als klant contractueel hebt vastgelegd dat dat anders ligt, eigendomsaanspraken op de software en data doen gelden. Ook de beschikbaarheid van ingehuurde IT-services spreekt bij een faillissement niet meer vanzelf. Dat zijn inderdaad aandachtspunten, maar met een goede contractuele regeling en procedures voor uitwijk en ‘reverse back-up’ zijn ook deze risico’s goed af te dekken.”

Hoe opportuun is in dit verband het onderscheid tussen de private cloud en de publieke cloud?“
Niet zo. De meeste gemeentelijke backoffices zijn nog niet beschikbaar as public cloud (SaaS), dus we spreken sowieso over een hybride model. Maar ook private cloud op een schaalbare infrastructuur (IaaS) is interessant. De meeste CIO’s identificeren private cloud met ouderwetse outsourcing en vinden dat niet interessant meer. Ten onrechte.”

In hoeverre dekt het huidige aanbod van IaaS, PaaS en SaaS de IT-behoefte van gemeenten?
“Servers, databases en kantoor-IT zijn geen probleem. In die generieke IT is er aanbod te over. Lastiger wordt het als je op zoek gaat naar cloud-oplossingen voor het backoffice. Bestaande software voor gemeentelijke backoffice-processen rond sociale dienst, burgerzaken, vergunningen, parkeren en dergelijke is nog vaak legacy; ongeschikt voor multi-tenant (SaaS) gebruik. Je kunt het inclusief technisch beheer wel kosteneffectief laten hosten in de cloud (IaaS). Maar het blijven wel die oude applicaties van Centric of PinkRoccade die daar uniek voor jou draaien. Echt SaaS-aanbod zie ik in die typische gemeentelijke backofficeapplicaties nog niet van de grond komen. Afgezien van PinkRoccade, dat nu werkt aan een SaaS-oplossing voor Burgerzaken. Wel zien we dat steeds meer midoffice leveranciers een SaaS-oplossing gaan aanbieden voor hun zaaksysteem.”

Wat zijn eventuele valkuilen voor gemeenten die de cloud in willen?
“Dat zijn er natuurlijk vele. Maar de belangrijkste is wel te denken dat de cloud het opeens makkelijk maakt, want dat doet het geenszins. Je zult nog steeds sturing moeten geven en misschien wel duidelijker en proactiever dan wanneer je met een eigen gemeentelijk IT-staf te maken hebt. Goed opdrachtgeverschap, contractmanagement en regie zijn echt zaken waarin gemeenten die de cloud in willen zullen moeten investeren. Ook technisch applicatiebeheer en koppelingen zijn een aandachtspunt.”

Is er, in die kennelijk wenselijke cloudgang van gemeenten, nog een centrale regierol denkbaar?
“Wie weet. Misschien is het iets voor het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING). Ik zou het beslist toejuichen als daar het initiatief zou worden genomen om een ‘Virtueel Shared Service Center in de cloud’ tot stand te brengen, waarin gemeenten op vrijwillige basis hun IT kunnen onderbrengen. Maar dat zal dan wel in twee smaken moeten komen; één voor de Centric-georiënteerden en één voor de PinkRoccade-georiënteerden. Als zoiets op landelijke schaal momentum zou krijgen, dan kan het echt heel veel gaan betekenen. Zowel wat betreft kwaliteit als qua kostenreductie.”

 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Laat de klantenservice je terugbellen!