Management

Juridische zaken

ConflICT: Vijf tips voor opdrachtgevers van IT-projecten

7 februari 2014

De ziekenhuizen beten in het stof toen zij de overeenkomsten met deze leverancier wilden beëindigen. Dat terwijl er op de werkzaamheden van de leverancier toch echt wel het nodige kon worden aangemerkt.

Hoe voorkom je zo’n situatie? Wat kun je als opdrachtgever zelf doen om een slecht einde van een project te voorkomen? Hieronder volgen vijf tips uit de praktijk.

Tip 1: Leg de deliverables bij aanvang goed vast
Het klinkt als een open deur en dat is het ook, maar als opdrachtgever heb je het beste uitgangspunt indien zo concreet mogelijk is afgesproken wat er door de leverancier dient te worden geleverd, hoe en wanneer. Het is niet altijd mogelijk om alle details op voorhand te specificeren, maar over het algemeen kan ook voordat het project start al het nodige worden omschreven over de deliverables. Neem die kans en hier geldt: “hoe concreter, hoe beter”.

Tip 2: Kom snel in actie
Als blijkt dat het project niet loopt, de werkzaamheden niet van de grond komen of tussentijdse resultaten ernstig tegenvallen, blijf dan als opdrachtgever niet te lang op je handen zitten. Een goede projectovereenkomst kent een escalatieregeling. Maak daar ook gebruik van.

Het in een zo vroeg mogelijk stadium en op een hoger niveau aan de orde stellen van de problemen, klaart vaak de lucht. Partijen kunnen dan hun relatie – zo nodig met extra inzet van middelen – ‘resetten’, zodat ze weer positief vooruit kunnen kijken.

Tip 3: Doe aan dossiervorming
Wees alert op de vastlegging van de afspraken in stuurgroepen en andere overleggen. Zorg ervoor dat gemaakte afspraken bevestigd worden en dat duidelijk wordt wie van de partijen welke punten voor zijn rekening moet nemen. Mocht het project uiteindelijk niet goed kunnen worden afgerond of te veel tijd kosten, dan valt bij een goede dossieropbouw later vast te stellen wie de steken heeft laten vallen en wie de verantwoordelijkheid draagt.

Tip 4: Denk aan de ingebrekestelling
Stuur hem niet te gauw. Stuur hem niet te vaak. Maar zorg dat hij wel wordt verzonden en bij voorkeur nog voordat de maat echt vol is. Zeldzaam zijn de situaties waarbij een discussie met de leverancier goed afloopt voor de opdrachtgever, zonder dat er een ingebrekestelling is verzonden. Maar al te vaak gebeurt het nog dat de ingebrekestelling vergeten wordt of – bijna nog erger – niet goed wordt vorm gegeven.

Tip 5: Herhaal de ingebrekestelling
U moet zich realiseren dat een eenmaal verzonden ingebrekestelling van tafel is op het moment dat er aanvullende afspraken worden gemaakt. Indien blijkt dat die afspraken niet worden nagekomen, dan heeft de opdrachtgever niets meer aan de eerder verzonden ingebrekestelling maar zal die opnieuw een ingebrekestelling moeten uitbrengen. Ook dit wordt helaas vaak vergeten. En meestal met fatale gevolgen.

Het blijft voor menig opdrachtgever moeilijk om de juiste stappen te zetten bij een (veelal complex) IT-project dat niet naar wens verloopt. Met deze vijf tips alleen bent u er niet. Maar u bent dan al wel een eind op weg. Zeker als u zichzelf af en toe aan deze tips herinnert. En mocht u zich afvragen of er ook nog tips zijn voor de leverancier, het antwoord is: ja. Lees vooral deze vijf tips voor de opdrachtgever goed, dan weet u waar uw opdrachtgever op let!

 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Laat de klantenservice je terugbellen!