Development

Apps

Bouw een eigen appwinkel voor de onderneming

10 augustus 2012


Apps vormen een nieuwe categorie software die IT-beheerders en algemeen management behoorlijke kopzorgen kunnen opleveren. Bedrijven die zelf werknemers voorzien van smartphones en tablets, hebben het nog relatief eenvoudig. Het toestel krijgt bij aflevering gelijk de apps voorgeïnstalleerd die de betreffende werknemer nodig heeft. Maar hoe zorg je dat die apps up-to-date blijven? En wat doe je wanneer er nieuwe productiviteitsverhogende apps uitkomen? IT-beheer heeft er al snel zijn handen vol aan. Wanneer werknemers hun eigen apparatuur meenemen om hun werk te doen, nemen de problemen alleen maar toe. In hoeverre kan de veiligheid worden afgedwongen door software te installeren op het toestel om gegevens op afstand te wissen, of door het gebruik van bepaalde apps te verbieden? Hoe zorg je dat samenwerking efficiënt verloopt wanneer er een veelheid aan apps met hetzelfde doel binnen de onderneming in gebruik is?

Tips

Voorkom overdaad
Zoek in een publieke appwinkel naar business productivity software en je krijgt meer dan 5000 apps. Welke zijn goed? Betrek het lijnmanagement erbij en laat verschillende doelgroepen en de leveranciers van bedrijfssoftware meebeslissen. Houd het aantal in de hand voor beheersbaarheid en veiligheid, maar zorg dat werknemers niet het idee krijgen dat ze wat wordt opgedrongen. Drie tot vier alternatieven per toepassing is optimaal, blijkt uit psychologisch onderzoek.

Voer IT-beleid door
Veel appwinkels ontberen de mogelijkheid om apps die op de blacklists zijn gekomen op afstand te verwijderen of te blokkeren. Mobile device management tools (MDM) kunnen dat wel. Daarmee kunnen ook nieuwe versie van de app automatisch naar de toestellen worden gepusht.

Manage verwachtingen
Zorg voor een goed communicatiebeleid zodat personeel weet dat er een bedrijfsappwinkel is, waarom die voorziening er is en ook wat het niet is. De meeste mensen zien de keuze en mogelijkheden van de Apple App Store of Google Play voor zich, wanneer ze voor het eerst horen over een bedrijfsappwinkel. Die verwachting leidt gegarandeerd tot teleurstelling. Maak het gebruik van de bedrijfsappwinkel makkelijk door het installeren van de software op het toestel te koppelen aan de toegang tot het bedrijfswifi-net. Vertel werknemers wat device management is en laat ze de voordelen zien, zoals de gemakkelijke selectie van tools en eenvoudiger samenwerking wanneer iedereen dezelfde tools gebruikt.

Markt in pril stadium

Een eigen appwinkel binnen het bedrijf kan een aantal van die problemen ondervangen. Nog niet veel bedrijven hebben zo’n eigen digitale softwarekiosk. Toch experimenteren heel wat organisaties ermee, maar op kleine schaal, constateert Gartner-analist Ian Finley. Dat leidt binnen 5 jaar tot de situatie dat 20 procent van alle middelgrote en grote bedrijven gebruik maakt van een eigen appwinkel, veelal in combinatie met gereedschap voor mobile device management.

Eén van de bedrijven die voorop loopt in het gebruik van een in company appwinkel is Accenture. In september vorig jaar werd de Accenture App Catalog opgezet en sinds november is de voorziening operationeel, zegt Lars Kamp, bij Accenture verantwoordelijk voor de overall strategie op het gebied van mobility in EMEA. “We willen meer controle en tegelijk een betere gebruikerservaring.”

Bij Accenture staan wereldwijd meer dan 100.000 iPhones van werknemers dagelijks in contact staan met de bedrijfssystemen. Veel werknemers gebruiken algemeen verkrijgbare apps die zij inzetten voor zakelijk gebruik. Daarbij verwerken zij bedrijfsgevoelige informatie met niet-geautoriseerde apps, met alle gevolgen van dien. Kamp: “Neem het voorbeeld van socialenetwerk-apps waarvan bekend is dat ze, zodra je ze op je smartphone installeert, het complete adresboek kopiëren en uploaden naar een niet-beschermde omgeving. Je wil niet weten wat er nog meer met gevoelige informatie gebeurt.”

Het advies- en outsourcingbureau besloot daarom een eigen bedrijfs-appwinkel op te zetten met een aantal essentiële apps voor zowel iOS- als Android-gebaseerde apparatuur. Inmiddels helpt het bedrijf ook klanten bij dit traject.

Hoe zet je zo’n bedrijfs-appwinkel op?

Er is nog veel dynamiek in het aanbod van software voor een bedrijfsappwinkel. Veel startersbedrijven duiken op de nieuwe problematiek en zorgen voor een snelle innovatie. Afnemers willen echter doorgaans liever in zee met grote leveranciers als IBM of Sybase vanwege de zekerheid van continuïteit. Finley ziet op basis van het aanbod drie scenario’s ontstaan:

  • Appwinkel met mobile device management Veel bedrijven die zelf apparatuur aan werknemers verstrekken, hebben al een systeem operationeel waarmee de toestellen op afstand kunnen worden beheerd, bijvoorbeeld voor het op afstand wissen van de bedrijfsgevoelige informatie. Een aantal van de leveranciers van Mobile Device Management (MDM) heeft het systeem uitgebreid met een module waarmee een appwinkel kan worden ingericht. Werknemers kunnen kiezen uit een select aantal apps welke voor hen van toepassing zijn en de appwinkel pusht beveiligingsupdates of nieuwe versies automatisch naar het toestel.
  • IT-group management Deze aanpak is al bekend voor de distributie van software voor pc’s en servers. De software houdt bij wie welke licenties in gebruik heeft. Daar komt nu de mogelijkheid bij om apps voor mobiele apparatuur te distribueren. Zo is eenvoudig het overzicht te houden op welke softwarelicenties in gebruik zijn. De ‘online winkel’ is onafhankelijk van de apparatuur waarmee software van de server wordt gehaald.
  • Open appwinkel Dit scenario is gericht op het stimuleren van innovatie. De organisatie moedigt werknemers en andere betrokkenen aan zelf apps te ontwikkelen en deze aan te bieden in de appwinkel van de eigen organisatie. Vaak gaat het om organisaties die zelf een relatief kleine IT-afdeling hebben en niet over voldoende tijd en middelen beschikken om zelf bedrijfsspecifeke apps te ontwikkelen. Gebruik maken van het potentieel in de organisatie kan dan tot verrassende innovaties leiden, maar neemt wel risico’s met zich mee met betrekking tot veiligheid en stabiliteit. Tot nog toe hanteren vooral onderwijsinstellingen en overheidsgerelateerde organisaties dit model.

Het opzetten van de store is één ding, zorgen dat alle werknemers de voorziening gebruiken is een ander verhaal. Voor een organisatie die vooral zelf mobiele apparatuur verstrekt aan werknemers is het relatief gemakkelijk. Bij het uitgeven van een nieuw toestel zorg IT-beheer dat de company appwinkel staat voorgeïnstalleerd en de restricties voor het gebruik zijn aangebracht. Voor organisaties die hun werknemers vooral eigen apparatuur bij het werk laten gebruiken, is het lastiger. Het koppelen van de toegang tot het bedrijfswifi-net en de installatie van mobile device management is een goede optie. “Het is wel belangrijk vroeg in het project een goed communicatiebeleid op te zetten zodat het personeel weet dat de bedrijfs-appwinkel er aan komt en wat het doel er van is”, zegt Henk-Jan Schuurmans, bij Accenture Nederland verantwoordelijk voor Mobility Services. “Werknemers zijn van nature terughoudend ten opzichte van het weggeven van controle over hun toestel, zeker wanneer het hun eigen toestel betreft (BYOD). Een goede uitleg over wat mobile device management is en de voordelen ervan laten zien, kan het wantrouwen wegnemen.”

Leveranciers

(voorbeelden, lijst niet uitputtend)

Appstore icm MDM

Mobile Iron
Airwatch
Sybase Afaria
App47
Apperian
AppCentral
Nukona (nu onderdeel Symantec)

IT Group Management

Flexera
Google Apps Mobile Management
IBM Whirlwind
Symantec Icona

Open appstore

PartnerPedia
Apperian
Embarcadero

Wat komt daar zoal in?

Vaak ontstaat het plan voor een company appwinkel bij de IT-afdeling uit oogpunt van een beter beheer en beveiliging. Maar wanneer deorganisatie het project door techneuten krijgt opgedrongen, is het gedoemd te mislukken. De medewerkers en lijnmanagers moeten dus een belangrijke rol krijgen in het selectieproces, net als de leveranciers van de belangrijke bedrijfsapplicaties zoals ERP en CRM. Verder is het belangrijk de downloadcijfers van publieke appwinkels in de gaten te houden. Die geven een indicatie wat goedwerkende apps zijn.

Voor alle drie door Gartner geschetste scenario’s geldt dat keuzeopties voor werknemers belangrijk zijn. Er moet een variatie zitten in de gebruiksmogelijkheden van de apps. Bijvoorbeeld een senior executive die veel buitenlandse reizen maakt, heeft andere eisen aan een kostendeclaratie-app dan een programmeur die de hele dag op kantoor zit en een keer per maand de taart voor jarige collega’s declareert. Finley adviseert voor elke app een small, medium en large invulling te bieden.

Schuurmans ziet dat de Accenture App Catalog nu doorgaans twintig tot dertig apps bevat. Dat aantal verschilt per week. Zo’n vijftien apps zijn altijd aanwezig en tien tot vijftien anderen variëren regelmatig, bijvoorbeeld omdat ze niet optimaal functioneren en vervangen worden door een andere app.

Een Key User Group selecteert en evalueert de apps voor de store. Een mechanisme waarmee werknemers direct in de Accenture App Catalog feedback kunnen geven bestaat nog niet. Werknemers kunnen wel suggesties aandragen bij de Key User Group.

Finley wijst op het belang van een continue aandacht voor de online winkel. “Je kunt veel moeite steken in het opzetten van een appwinkel maar die investering is voor niets wanneer niet iemand wordt vrijgemaakt om de winkel te beheren.”

iOS Enterprise vs Android Enterprise

Google verbindt weinig restricties aan het distribueren van Android-apps buiten zijn eigen Play Store om. Het maken en distribueren van bedrijfsspecifieke apps is dus geen probleem. Wanneer organisaties apps uit de publieke stores ook ‘in huis’ willen aanbieden, moeten ze een overeenkomst sluiten met de producent van de betreffende app.

Apple daarentegen staat niet toe dat apps buiten de eigen App Store worden verhandeld. Omdat de App Store gericht is op de consument heeft Apple speciaal voor het ontwikkelen van bedrijfsspecifieke apps het iOS Developer Enterprise programma. Voor 299 dollar per jaar krijgen bedrijven het gereedschap om de apps ‘in huis’ te ontwikkelen en te testen in combinatie met technische ondersteuning. Tot december vorig jaar kon IT-beheer die iOS-apps vervolgens gewoon in de bedrijfs-appwinkel plaatsen. Apple heeft daar echter een stokje voor gestoken. ‘Verplichte’ bedrijfsapps worden nu automatisch door het Apple-gereedschap gepusht naar de toestellen met een pop-up die vraagt de app te downloaden. Bedrijfs-appwinkels kunnen nog wel verwijzingen opnemen naar voorkeursapps voor iOS, maar die kan alleen faciliteren dat de eindgebruiker de toepassingen uiteindelijk direct uit de officiële Apple App Store ophaalt.

 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Laat de klantenservice je terugbellen!