Beheer

IT beheer

Beter branden blussen met je iPad

7 september 2012

De mannen en vrouwen van de brandweer kwamen er als eersten mee. “De mensen bij de brandweer zijn over het algemeen tamelijk technisch en nemen daarom deze initiatieven om hun werk beter te doen”, aldus Sandra de Vos, service manager IT in haar veiligheidsregio. “Enkele van hen nemen als onderdeel van een pilot eigen iPads mee naar het werk en vergaderen daar nu zo papierarm mogelijk mee.”

De Vos, die onder meer de GGD en de brandweer onder zich heeft, ziet BYOD als onvermijdelijk. “Je kunt het niet meer verbieden. Maar het zal wel een pittige belasting worden voor onze infrastructuur.”

Beter anticiperen met iPads

Met hun iPads zijn de brandweerlieden beter voorbereid, bijvoorbeeld door kaarten te downloaden van de omgeving waar een brand woedt. Ook kunnen ze bijvoorbeeld beter anticiperen op storingen in liften door ter plekke technische rapporten op te vragen. Dat gebeurt dan vooral via 3G-lijnen, met iPads, maar ook met eigen laptops en de eigen mobiele telefoons.

Maar de tablets worden ook al gebruikt bij zogeheten grote opschalingen op de COPI-wagen. Dat is een containerwagen die een complete IT-uitrusting bevat: 15-inch monitoren, thin en fat clients, printer, plotter en communicatietechnologie. “Maar die apparatuur kun je niet meenemen naar buiten en een tablet wel. Dus als je dan net wat gegevens of kaarten hebt opgevraagd kun je die met je iPad er heel makkelijk bijhouden. En kan de inzet ter plekke bijgesteld worden.”

Ook vergaderen een paar brandweermedewerkers die in regionale en landelijke overleggen zitten liever met een tablet erbij. Daarop staan de documenten die ze anders in papieren versie zouden moeten doorbladeren tijdens het vergaderen. “Dat papierloos vergaderen bevalt hen heel goed”, zegt De Vos. “Tot nu toe zijn het een paar mensen die het doen – en niet te vergeten in pilotvorm. Maar straks willen het informatie-management en de directie het ongetwijfeld ook.” Die laatste heeft al laten weten dat ze BYOD ondersteunt, in het kader van Het Nieuwe Werken, dat ingevoerd zal worden bij de veiligheidsregio.

Ook handig voor GGD

En dan volgen ongetwijfeld meer mensen, bij de GGD en de andere diensten die onder de veiligheidsregio vallen. De Vos ziet wel mogelijkheden voor de GGD-medewerkers. “Zij moeten soms hygiënetesten doen en vaccinaties op schepen. Dat zijn specifieke locaties waar je niet makkelijk al je IT-apparatuur mee naartoe neemt.” De gezondheidsdienst moet ook bijvoorbeeld op luchthavens aan de slag als een vliegtuig wordt verwacht met passagiers die een besmettingsgevaar kunnen vormen. “Dan moeten er ter plekke foto’s worden gemaakt en zo nodig vaccinaties worden gegeven. Die foto’s zou je dan niet hoeven maken als ze van bepaalde mensen al elders gemaakt zijn. Je kunt dan met je eigen tablet achtergrondgegevens opvragen van de patiënt – als die bekend zijn. Of van een schip; waar is dat hiervoor allemaal geweest? Nu kan dat wel met een laptop maar die zijn vaak zwaar en lastig mee te nemen, terwijl er verder weinig handelingen op worden verricht.”

Daarnaast wordt het ook makkelijker om gegevens op te vragen van leerlingen voor de voortgangscontroles of schoolonderzoeken. De Vos: “Bij ernstigere zaken als familiedrama’s kan ook sneller gehandeld worden doordat alle gegevens binnen handbereik komen.”

Geen ondersteuning

Over het beleidsstuk voor BYOD zegt De Vos dat “het belangrijkste daarvan is dat duidelijk is vastgelegd dat wij geen ondersteuning zullen geven op de eigen apparatuur. Dat houdt ook in dat de medewerkers zelf verantwoordelijk zijn voor de data op die apparatuur.” Dan is er nog een verzekeringskwestie, die nog even geheel uitgekristalliseerd dient te worden. “We moeten nog bepalen wie voor de kosten opdraait als zo’n eigen apparaat defect raakt tijdens het werk, bijvoorbeeld omdat het is gevallen. Maar daar komen we wel uit.”

Tevens moet het netwerk aangepast worden zodat de eigen apparatuur daar ook op kan worden aangesloten. En daarbij gaat het vooral om beveiliging en bandbreedte. “Alles dat van Apple is, kunnen we goed beveiligen. Maar alternatieven als Android zijn moeilijker. Als dat afgedekt is, kan iedereen op het netwerk met zijn eigen spullen.” Dat betekent onder meer dat de beveiligingssoftware die nu alleen gericht is op de beveiliging van HTC- en Nokia-apparatuur, een bredere dekking moet geven, wat in elk geval voor hogere kosten zal zorgen.

Dat BYOD voor het IT-beheer een zwaardere belasting wordt, is duidelijk. Hoe veel zwaarder dat zal zijn, kan De Vos nog niet zeggen. “We weten nog niet precies wat de consequenties zullen zijn. Dit zijn ook pas de eerste stappen voor de veiligheidsregio.”

Van beheer tot rapportage: In 7 stappen naar BYOD-management

Invoering van Bring Your Own Device in organisaties heeft een flinke impact op het werk van IT-beheer. Die moet immers zorgen voor een goede ondersteuning. Enkele praktische tips voor het beheer van BYOD.

Als bedrijf moet je allereerst kiezen welke diensten je je medewerkers wilt aanbieden, op welke toestellen en tot op welk niveau, zegt Alexander Janssens van TopDesk, leverancier van de gelijknamige service managementtool. “Als je geen keuzes maakt, dan dreigt onbeheersbaarheid. Je kunt tenslotte niet alles ondersteunen, niet tot elk niveau en ook niet voor alle apparaten.”

Toegang tot de e-mail is daarbij volgens Janssens de meest gewilde dienst onder gebruikers die werk op hun eigen apparatuur willen doen. In iets mindere mate stellen medewerkers ook prijs op toegang tot de CRM- en ERP-systemen. En ook met het bieden van de mogelijkheid om via eigen apparatuur tijden en onkosten bij te houden, doe je medewerkers vaak een plezier.

Meer kennis nodig

Als eenmaal geïnventariseerd is tot welke bedrijfssystemen de medewerkers met hun eigen apparatuur toegang krijgen, kunnen de gevolgen voor het beheer in kaart worden gebracht. Met Bring Your Own Device (BYOD) komen nieuwe, andere technologieën de organisatie binnen. De IT-afdeling moet daarom meer kennis vergaren om dit alles te kunnen beheren. Bestaande procedures moeten worden aangepast en er moeten nieuwe procedures komen. Het aantal incidenten dat moet worden afgehandeld valt echter wel mee, merkt Janssens. De gebruikers blijken hierbij voor een groot deel zelfvoorzienend – ze kennen hun eigen apparatuur vaak erg goed en als er wat mee is, handelen ze dat vaak grotendeels zelf af.

Bij het inrichten van de servicemanagement-tooling moet men volgens Janssens aan het volgende denken:

  1. Configuratiebeheer: Registreer de BYOD-toestellen. Dat kan ofwel als één generiek BYOD-object, of als één object per merk of type, of per afzonderlijk toestel.
  2. Kennissysteem: Voeg hieraan extra informatie toe, zoals richtlijnen voor configuraties en aanspreekpunten.
  3. Selfservice Desk: Maak hierin kennisitems betreffende BYOD beschikbaar. Zorg voor eenvoudige aanmeldprocedures voor BYOD-meldingen en een transparante afhandeling voor gebruikers.
  4. Meldingenbeheer: Stel extra behandelaars aan in de eerste lijn.
  5. Probleembeheer: Besluit of je de BYOD-incidenten opneemt of niet. Bied specifieke BYOD-analyses.
  6. Wijzigingsbeheer: Pas bestaande procedures voor test en update en voor mutaties aan. Maak nieuwe procedures voor BYOD.
  7. Rapportage: Maak specifieke rapportages voor BYOD, zoals het aantal incidenten dat eraan gerelateerd is en wat de trends zijn bij de gebruikers en toestellen.
 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Neem contact met ons op!