‘Als je gebruikers dwarsboomt, gaan ze rebelleren’

6 oktober 2011

“Er is sprake van een evolutie”, zegt Brian Gammage van VMWare. Als chief market technologist verdiept hij zich in de manier waarop eindgebruikers met ICT aan hun trekken komen bij grote bedrijven.

“Wat die evolutie betreft: de technologie verandert over het algemeen veel sneller dan de inzichten van het bedrijfsleven. Bij sommige firma’s verkeert de ICT nog in een rigide stadium. Bijzondere wensen van eindgebruikers, bijvoorbeeld het gebruik van een eigen tablet of een smartphone, kunnen daar niet ingewilligd worden. Wat zorgt voor de nodige frustraties.”

Veel bedrijven maken gebruik van het principe dat ‘iedereen met hetzelfde gereedschap werkt’, wat er in de praktijk op neerkomt dat elke pc een gelijk image heeft. “Iedereen dezelfde software, dat werkt nu eenmaal niet. Het betekent dat iedereen zit opgescheept met overbodige applicaties, programma’s waarmee hij nooit zal werken maar die toch op zijn systeem zijn neergezet vanwege de uniformiteit. Er is een vuistregel dat je het aantal zakelijke applicaties van een bedrijf te weten kunt komen door het aantal personeelsleden door tien te delen. Een bedrijf van duizend man heeft dus honderd zakelijke applicaties in gebruik en die moet je niet bij iedereen op de werkplek dumpen”, meent Gammage.

Het faciliteren en in stand houden van de ICT-werktuigen voor de eindgebruikers vraagt in de praktijk tussen de 25 en 40 procent van de totale ICT-budgetten van een bedrijf. “En dat is behoorlijk veel voor wat eigenlijk ’dood geld’ is. Die fondsen worden niet gebruikt om iets nieuws te doen, maar alleen om iets ouds in stand te houden. En daar komt nog bij dat de bedrijven zich vaak ‘laten leven’ door de industrie, met dien verstande dat wanneer er weer een nieuwe versie van een besturingssysteem wordt uitgebracht er veel werk nodig is om iedereen over te hevelen naar het nieuwe platform. Daar gaat dan nog meer geld in zitten, dat dus weer niet beschikbaar is voor nieuwe dingen”, zegt Gammage.

Nieuwe opzet

Hij pleit voor een nieuwe opzet, waar de medewerkers niet meer vastgebakken zitten aan een bepaald OS, maar vanaf elk gewenst platform toegang kunnen krijgen tot de applicaties die ze nodig hebben. Door geavanceerde technieken kan dat al worden gerealiseerd, maar niet veel bedrijven bevinden zich al op dat niveau. Een van die technieken is AppBlast, waarmee een gebruiker via een browser met HTML5 toegang krijgt tot elke applicatie, zelfs tot legacy toepassingen die zijn geschreven in een tijd dat nog niemand van internet, laat staan HTML gehoord had.

Op hetzelfde niveau van ontwikkeling zit het project met codenaam Octopus, dat is bedacht om de uitwisseling van gegevens binnen een bedrijf te stroomlijnen. Octopus kan worden gezien als een corporatevariant van DropBox, zonder de nadelen daarvan. Gegevens blijven binnen het bedrijf en worden geen eigendom van de exploitant van de bezorgservice, zoals bij DropBox wel het geval is.

“Octopus is een elegant mechanisme om gegevens aan iedere medewerker ter beschikking te stellen. De zaak is zo opgezet dat mensen alleen die gegevens te zien krijgen waar ze recht op hebben. De mensen halen de bestanden en documenten binnen op het moment dat het hen uitkomt. Dat kan naar een werkstation zijn, een pc, een tablet of een smartphone”, zegt Gammage.

De technische mogelijkheden beginnen er te komen, maar dat wil niet zeggen dat ieder bedrijf meteen klaar is om ermee te werken. “Er zullen diverse hordes genomen moeten worden. Ten eerste zullen de meeste bedrijven er op gebrand zijn om kosten te besparen. Dat kan uiteindelijk wel, maar om te veranderen zullen ze toch moeten investeren. De tweede horde wordt gevormd door de buitenwereld, met name de compliance. Wettelijke regels liggen vast en bij elke verandering zul je moeten bekijken of je nog wel aan de vele regels blijft voldoen. Het kan niet zo zijn dat je als bedrijf al je vaste systemen de deur uit doet om er dan achter te komen dat je een mailtje van vorig jaar niet meer kunt opzoeken. Je komt dan in conflict met geldende regelgeving zoals Sarbanes-Oxley”, aldus Gammage.

Het bedrijfsleven wordt ook beïnvloed door veranderingen op de markt, waar zo snel mogelijk op moet worden ingespeeld. Een ondernemer die dat nalaat, verzwakt zijn eigen positie. De ICT-middelen moeten geschikt zijn om aan die veranderende markt het hoofd te bieden. Gammage: “Het doorvoeren van die veranderingen in de systemen kost wederom veel geld. En te midden van al die veranderingen zitten de gebruikers, met hun eigen behoefte aan verandering. De ervaring leert dat dit een niet te onderschatten factor is. Ga je de gebruikers inperken, dan vinden ze heus wel manieren om hun zin tóch door te drijven. Ze omzeilen daarmee het beleid van het bedrijf en ontsnappen zo aan elke controle.”

Flexibiliseren

Volgens Gammage is het zaak om de ICT-inrichting van een bedrijf eerst te ontdoen van iedere inflexibiliteit. Als dat eenmaal is gebeurd, wordt het een stuk makkelijker om de hele zaak aan te passen aan andere omstandigheden of die nu van buitenaf of van binnen komen. “Je loopt als bedrijf dan ook niet meer aan de leiband van de industrie, die zo’n beetje voorschrijft dat je elke vijf jaar een nieuw besturingssysteem implementeert. Heel wat bedrijven hebben bijvoorbeeld geweigerd om Windows Vista te gaan gebruiken. Die maken dus nu de overstap naar Windows 7 en merken dan dat ze dat niet echt straffeloos konden doen. Ze moeten absoluut nieuwe hardware kopen om met de nieuwe versie aan de slag te kunnen.”

 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Neem contact met ons op!