Management

Cloud
Kosten

9 kostenposten die u niet over het hoofd wilt zien

Grip krijgen op IT kosten, het kán © Pixabay, CCO public domain
30 mei 2014

 

De Total Cost of Ownership berekenen is een tijdrovende bezigheid. En vergelijken van zo verschillende oplossingen als eigen apparatuur versus capaciteit huren in de cloud maakt het er niet eenvoudiger op. Eén van die lastige aspecten is, dat men moet rekenen met huurprijzen voor apparatuur in de cloud waarvan van tevoren duidelijk is dat die gaan veranderen tijdens de economische levensduur van een server. En dat dan afgezet tegen de kosten van een server waar men straks wellicht toch één of twee jaartjes langer mee doordraait, als dat mogelijk blijkt of economische tegenwind daartoe dwingt.

Het lijkt dan al snel een zinloze exercitie, tegen de argumenten die verkopers van de leveranciers van Infrastructures-as-a-Service aandragen. Bij de schaal waarop deze bedrijven opereren kunnen ze scherp inkopen bij de serverleveranciers en bovendien veel vaker dan eens in de vijf jaar profiteren van de dalende hardwareprijzen. In de jongste prijzenslag tussen grootmachten Amazon, Google en Microsoft heeft Google dat ook als troef ingebracht. Het beloofde de prijsdaling van servers veel sneller dan in het verleden door te geven aan zijn afnemers.

Daar komt nog bij dat een bedrijf wel behoorlijk omvangrijk moet zijn en het IT-beheer erg professioneel georganiseerd moet hebben, om op dat vlak de efficiëntie van een cloudspecialist – en dus het niveau van beheerskosten – te kunnen evenaren. Voeg daarbij de financieringskosten van de investeringen in eigen infrastructuurcomponenten, de elektriciteitsrekening – 600 euro per server bent u zo kwijt – de vloerkosten van het eigen rekencentrum, en als uw organisatie daar gevoelig voor is de meerkosten van downtime – want de cloudproviders halen met 99,9 procent een niveau wat in huis meestal ondoenlijk is – en het prijsplaatje lijkt een nader tijdrovend onderzoek niet waard.

 

Maar toch… Aan de verhuizing van de IT-infrastructuur naar de cloud zitten aspecten die een prijsvergelijking een ander aanzien kunnen geven.

 

 

1. Totaaloplossing of deeloplossing?

De eerste is natuurlijk de vraag, of u in staat of van plan bent de gehele IT-infrastructuur naar de cloud over te zetten, of alleen maar een deel. Als er applicaties in huis blijven draaien wordt het kostenplaatje meteen heel anders. Die situatie is lang niet altijd een keuze. Voldoende bedrijven hebben al ervaren dat sommige lastig te vervangen applicaties zich slecht verdragen met de cloud, omdat ze erg gevoeligheid zijn voor netwerkvertragingen of problemen hebben met het draaien in een gevirtualiseerde serveromgeving. Soms ook mogen applicaties om regeltechnische redenen niet buitenshuis draaien. Welke invloed zo’n situatie heeft op de kosten, hangt vooral af van de vraag of hoeveel servers kunnen worden afgestoten. Maar als er servers in huis nodig blijven, valt er meteen een belangrijk deel van de besparingen weg. Datzelfde gaat op voor de besparing in huisvestingkosten, wanneer het vloeroppervlak van de de serverruimte niet een alternatieve bestemming krijgt.

 

 

2. Investeren in bandbreedte

Het verplaatsen van de servers naar de cloud lokt een behoorlijke stijging van het externe netwerkverkeer uit. Behalve voor de rekening van de cloudprovider heeft dat gevolgen voor de capaciteit van de netwerkverbinding die men bij zijn netwerkprovider moet afnemen. Ook het verkeer op het eigen wide area netwerk van organisaties met meerdere vestigingen kan overigens toenemen, wanneer ze er uit het oogpunt van beveiliging, controle en eenvoud van rapportage voor kiezen om de aansluiting op de cloud-infrastructuur via één gateway te regelen. Werken in de cloud kan het daardoor noodzakelijk maken te investeren in het bedrijfsnetwerk.

 

 

3. Extra netwerkaansluiting(en) nodig

Men moet bovendien serieus overwegen om een tweede en wellicht zelfs een derde aansluiting af te nemen bij andere netwerkproviders, wanneer cruciale bedrijfsapplicaties naar de cloud zijn verhuisd. De aansluiting op het externe net krijgt een veel groter belang dan wanneer die alleen e-mail en internetverkeer afhandelt: zonder netwerkaansluiting liggen alle geautomatiseerde bedrijfsprocessen immers stil.

 

 

4. Zwaardere eisen aan netwerkbeveiliging

Behalve naar de aansluitingen zal men ook kritisch moeten kijken naar de routers en firewalls die men heeft staan. Voldoen die wel in de nieuwe opzet? Hetzelfde geldt voor beveiligingssoftware en monitoringtools. Het is vaak raadzaam om in deze componenten te investeren, wanneer men de rekencapaciteit – en daarmee bedrijfsgevoelige informatie – ­extern zet.

 

5. Vertraging op de lijn lokt kosten uit

Een apart punt van aandacht is de kwaliteit van de internetverbinding. Vertraging op de lijn – de zogeheten latency – kan bedrijfstoepassingen verstoren, minder bruikbaar maken en ook een behoorlijke irritatiefactor worden bij gebruikers. Dat vraagt om hoge kwaliteitsgaranties van de netwerkprovider. Die zal daarvoor een meerprijs rekenen wanneer de gewenste ‘Quality of Service’ hoger ligt dan bij de huidige netwerkaansluiting. Het kan ook verstandig zijn om de leverancier voor afsluiten van het contract te vragen hoe ‘dicht’ hij op een internet exchange zit. Hoe dichterbij, hoe kleiner de vertraging zal zijn.

 

 

6. De verborgen kosten van gegevenstransport

Cloudproviders brengen voor aanleveren, opslaan en terugsturen van data apart kosten in rekening naar rato van het volume. Dat aspect is in principe transparant en vooraf redelijk goed in te schatten. Maar als de redundantie die cloudoplossingen van nature aankleeft niet genoeg garanties biedt, is het wel zaak vooraf ook te wegen, wat het maken van back-ups voor kosten uitlokt. Die kostenpost ziet men in zijn eigen rekencentrum niet terug, zo lang men bij het maken van de back-up geen externe partij betrekt. Maar in de cloud zal men voor het maken van back-ups apart ‘handling’-kosten moeten betalen, en ook opslagkosten als men de cloudprovider de back-upgegevens laat bewaren. Organisaties die de opslag in eigen huis houden omdat ze gegevens niet buiten de eigen muren willen opslaan, krijgen natuurlijk wel de rekening voor het transportkosten van die gegevens, en zullen daar bij de dimensionering van het netwerk ook terdege rekening mee moeten houden.

Een aparte categorie data die men ook makkelijk over het hoofd ziet zijn de loggegevens die een firewall en monitoringtools genereren. Die kunnen in een cloudsetting een behoorlijk volume bereiken. Wanneer men die wil of moet bewaren, heeft dat gevolgen voor de capaciteitsplanning van het netwerk en de kosten die men daarvoor moet maken.

 

 

7. Dure kleine lettertjes in licentievoorwaarden

De licentievoorwaarden van de applicaties die men op zijn cloudinfrastructuur wil draaien, vragen aparte aandacht. Het kan zijn dat verplaatsen van applicaties naar hardware van een externe partij strijdig is met die voorwaarden. Maar ook als de voorwaarden dat wel toestaan, kunnen er complicaties optreden. Dat is vooral het geval wanneer de licentievoorwaarden waaronder men het product heeft aangeschaft, grenzen stellen aan de capaciteit van de te gebruiken hardware, bijvoorbeeld door te specificeren hoeveel processorkernen de server mag hebben waarop de software draait. Soms vragen leveranciers vergoeding voor alle kernen in een serverpool waarin hun software geïnstalleerd is, ook wanneer men de software in kwestie slechts op één of twee kernen draait. De meerkosten die dan ontstaan kunnen de besparingen van verplaatsing van die software naar een public of private cloud ruim overtreffen, en tot kostbare aanpassingen dwingen in de licentieportefeuille of in de cloudconfiguratie. Het is daarom zaak om te controleren of voorwaarden die de softwareleveranciers stelt, passen bij manier waarop men de software wil inzetten. En als dat niet het geval is, zal men in onderhandeling moeten met de betreffende softwareleverancier over aanpassing van het contract, of een alternatieve oplossing zoeken.

 

 

8. Eigen beheerders blijven nodig

Met de verplaatsing van de verwerking naar de cloud raakt men ook de bijbehorende beheerskosten kwijt. Maar helemaal zonder beheer zal het niet gaan, ook niet wanneer men voor Software-as-a-Service kiest. Zaken die in dit verband makkelijk over het hoofd gezien worden zijn:

  • De noodzaak van cloud governance.
  • De noodzaak medewerkers met nieuwe vaardigheden aan te trekken
    danwel op te leiden.
  • De noodzaak van operationeel beheer.

Het verplaatsen van uw computerverwerking naar de cloud betekent namelijk niet dat u van alle zorgen verlost bent. Organisaties zullen de inzet van cloud computing net zo goed moeten plannen en managen als wanneer ze eigen servers in huis hebben. Ook wanneer men overstapt naar de cloud, zal het IT-landschap immers niet statisch zijn.
Belangrijk daarbij is ook dat men regelt en kan aantonen dat de IT-infrastructuur afdoende beveiligd is, zowel de portie die nog in huis staat als de gehuurde capaciteit in de cloud, en dat men aan de regels die toezichthouders en overheden stellen, blijft voldoen. Verplaatsing van de computerverwerking buiten de deur ontslaat bedrijven niet van hun eigen verantwoordelijkheid hiervoor.

Daarbij blijft personeel nodig dat de werking van de cloud monitort, lokale problemen kan oplossen of laten oplossen en het contact onderhoudt met de cloudleverancier. In het geval dat men gebruik maakt van Software-as-a-Service-oplossingen naast Infrasttucture-as-a-Service zal men ook de afstemming tussen de verschillende diensten moeten bewaken, zeker wanneer er sprake is van gegevensuitwisseling tussen applicaties die bij verschillende dienstverleners draaien. De kans dat bij storingen meer dan één leverancier betrokken is, is reëel; oplossing van de problemen wil dan makkelijk vastlopen in een potje vingerwijzen tussen leveranciers. Eigen personeel met verstand van zaken dat de contacten met de verschillende leveranciers onderhoudt, is onontbeerlijk om dan snel tot een oplossing te komen.

Bottom line is, dat altijd eigen IT-personeel nodig blijft, hoeveel ook naar de cloud wordt verplaatst. En dat zal in een deel van de functies vragen om kennis en vaardigheden die niet in huis zijn, zodat ook gericht geworven en/of opgeleid zal moeten worden.

 

 

9. Afvloeiingskosten

Bij de overgang naar de cloud kunnen arbeidsplaatsen komen te vervallen, afhankelijk van de vraag wat er nog in huis achterblijft aan werkzaamheden, en in welke mate de betrokken medewerkers in te zetten zijn bij of op te leiden zijn voor andere werkzaamheden. In het verleden kon men bij het afsluiten van oustsourcing- en managed services-contracten vaak het betrokken personeel mee-‘transfereren’. Bij cloudvormen als IaaS en SaaS zal daar echter geen sprake van zijn. Medewerkers die bij levering en beheer van de te verplaatsen werkzaamheden betrokken waren, worden in principe overtollig. En dat lokt kosten uit. Eenmalige, maar afhankelijk van de lengte van de dienstverbanden soms wel heel hoge.

 

Ongetwijfeld kan men in voorkomende gevallen nog met andere kostenposten geconfronteerd worden bij een overstap naar de cloud. Die onzekerheid is geen goede reden om op voorhand van de cloud af te zien. Niet alleen omdat u uiteindelijk veelal goedkoper uit zult blijken te zijn. Maar ook omdat er tegenover die kosten baten staan die u met een eigen IT-infrastructuur – als gevolg van de last die investeringstrajecten met zich mee brengen en het gebrek aan flexibiliteit ervan vergeleken bij cloudoplossingen – niet of lastiger zult kunnen realiseren. Maar die baten geniet u ongetwijfeld met meer plezier, wanneer u zich tijdens de overstap of achteraf niet laat verrassen door onverwachte kosten.

 

 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Laat de klantenservice je terugbellen!